Οικογενειακό συμβόλαιο: Είναι απαραίτητο;

• Επιθυμία είναι η επιχείρηση να μείνει για πάντα οικογενειακή;
• Τα μέλη της οικογένειας αναμένεται να εργαστούν στην οικογενειακή επιχείρηση;
• Πώς παίρνονται αποφάσεις; Αν υπάρχει πρόταση για μια σοβαρή επένδυση, η απόφαση θα παρθεί από τον CEO, το Δ.Σ. ή την Οικογένεια – Ιδιοκτήτες;
• Για να εργοδοτηθεί ένα μέλος της οικογένειας στην επιχείρηση τι ακαδημαϊκά προσόντα πρέπει να έχει; Πρέπει να έχει εργαστεί προηγουμένως αλλού;
• Αν ένα μέλος της οικογένειας που είναι μέτοχος θέλει να πουλήσει τις μετοχές του, μπορεί; Σε ποιους και σε τι τιμές;
• Μπορούν δύο μέλη της οικογένειας πρώτου βαθμού συγγένειας να αναφέρονται ο ένας στον άλλον;
• Πώς διαχειριζόμαστε σοβαρές διαφωνίες/συγκρούσεις στην οικογένεια;
• Πώς επιλέγεται ο CEO της επιχείρησης και ποιος αποφασίζει την αμοιβή του; Πρέπει να είναι μέλος της οικογένειας ή όχι;
• Ποιος ο διαχωρισμός ευθυνών και αποφάσεων της Οικογένειας–Ιδιοκτητών, του Διοικητικού Συμβουλίου και της Διεύθυνσης της επιχείρησης;
• Λειτουργεί όπως πρέπει το Δ.Σ. της επιχείρησης;
• Διορίζουμε ανεξάρτητα μέλη στο Δ.Σ. και αν ναι με ποια κριτήρια;
   

Ένα Οικογενειακό Συμβόλαιο – Συμφωνία (ΟΣ) καλύπτει όλα τα πιο πάνω και πολύ περισσότερα. Ένα  ΟΣ είναι απαραίτητο για τους ακόλουθους λόγους:

• Να κρατήσει την οικογένεια-ιδιοκτήτες ενωμένους και να σφυρηλατήσει μια ευρεία και δυνατή δέσμευση μεταξύ των μελών της οικογένειας-ιδιοκτητών για το μέλλον της οικογενειακής επιχείρησης.
• Να δώσει στην οικογενειακή επιχείρηση μια δυνατή βάση και να κτίσει εμπιστοσύνη στη διευθυντική ομάδα και τους επιχειρησιακούς συνεργάτες που δεν είναι μέλη της οικογένειας.
• Να σχηματίσει τις προσμονές (expectations) της επόμενης γενιάς για τους ρόλους τους αλλά και τις υποχρεώσεις τους στην οικογενειακή επιχείρηση.
• Να κρατήσει την οικογένεια μαζί δεμένη αποφεύγοντας συγκρούσεις για μικροπαρεξηγήσεις.

 
Το περιεχόμενο ενός ΟΣ μπορεί να είναι από μία σελίδα μέχρι δεκάδες. Σκοπός του ΟΣ είναι να καθοδηγήσει την οικογένεια άμεσα ή έμμεσα, μέσα από σημαντικές και ίσως αμφισβητούμενες αποφάσεις του μέλλοντος. Πολλές οικογένειες βασίζονται απλώς στη φιλοσοφία της οικογένειας, ενώ άλλες σε αρχές και συγκεκριμένες πολιτικές. Ένα από τα πρώτα ερωτήματα που πρέπει να απαντηθούν είναι αν το ΟΣ είναι για όλα τα μέλη της οικογένειας ή μόνο για τους μετόχους; Και ποιος είναι ο ορισμός για το μέλος της οικογένειας; Εξ αίματος μόνο ή και εξ αγχιστείας; Και αν είναι εξ αίματος, μόνο το παιδί της συντρόφου ενός μέλους της οικογένειας από προηγούμενο γάμο είναι μέλος της οικογένειας;

Διαβάστε τα υπόλοιπα εξειδικευμένα άρθρα για τις οικογενειακές επιχειρήσεις

1. Οικογενειακές Επιχειρήσεις – Πλεονεκτήματα και Αδυναμίες

2. Τα στάδια, οι κίνδυνοι και οι ευκαιρίες σε μία οικογενειακή επιχείρηση

3. Διαπροσωπικές σχέσεις και επικοινωνία σε μια Οικογενειακή Επιχείρηση

4. Συναισθήματα και ο ρόλος τους σε μία οικογενειακή επιχείρηση

5. Οικογενειακή Επιχείρηση: Σχετικά θεσμικά όργανα και η σημασία τους

6. Διαχείριση του πλούτου της οικογενειακής επιχείρησης

7. Η χρήση των εμπιστευμάτων στις οικογενειακές επιχειρήσεις

8. Διαχείριση Συγκρούσεων σε μία Οικογενειακή επιχείρηση

9. H ανθρώπινη πλευρά των οικογενειακών επιχειρήσεων

10. Οι Αρχές μία Οικογενειακής Επιχείρησης

11. Γιατί δεν δημιουργούνται στελέχη στην Κύπρο;

12. Ο Ρόλος της Λογοδοσίας σε μια Οικογενειακή Επιχείρηση

Βασικά το ΟΣ πρέπει να απαντήσει στα εξής θέματα:

• Πώς λύνω θέματα της οικογενειακής επιχείρησης
• Ποια είναι τα βασικά στοιχεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη σε αποφάσεις τόσο σημερινές όσο και μελλοντικές
• Γιατί η οικογένεια επιθυμεί να καλύψει μελλοντικά θέματα
• Ποιος λαμβάνει μέρος στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και ποιους επηρεάζουν οι αποφάσεις
• Πότε και πώς ανανεώνεται το ΟΣ

Το ΟΣ θα πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον τους εξής τομείς:

• Αξίες, Αρχές, Αποστολή και Όραμα της οικογένειας σε σχέση με την επιχείρηση.
• Ιδιοκτησία: Αυτό είναι ίσως το πιο «νομικό κομμάτι» του ΟΣ και είναι καλά να το εγκρίνει και νομικός. Καλύπτει θέματα ιδιοκτησίας, όπως ποιος αγοράζει ή πουλά μετοχές και πού, σε τι τιμή, μερισματική πολιτική, δημιουργία εμπιστεύματος κ.λπ.
• Οικογενειακό Πρωτόκολλο: Το πιο σημαντικό κομμάτι του ΟΣ και το πρώτο που ίσως πρέπει να χρησιμοποιηθεί. Ορίζει την εμπλοκή της οικογένειας στην επιχείρηση. Πώς εργοδοτείται κάποιος, πώς αμείβεται, απολύεται, προάγεται; Ποιος τους αξιολογεί; Από ποιον γίνεται η επαφή με ΜΜΕ και ΜΚΔ;
• Επίπεδο αποφάσεων και στελέχωση μεταξύ της Ιδιοκτησίας, Δ.Σ. και Διεύθυνσης.
• Δημιουργία οποιωνδήποτε άλλων θεσμικών οργάνων όπως Φιλανθρωπικό, Εκπαιδευτικό κ.λπ.

• Μόνο ο καλύτερος για την επιχείρηση μπορεί να γίνει CEO
• Η επιχείρηση έχει μόνο έναν ηγέτη (συνηθίζεται λανθασμένα το co-CEOs)
• Οι ρόλοι του CEO και του Προέδρου του Δ.Σ. πρέπει να είναι χωριστοί
• Μέλη της οικογένειας πρέπει να προετοιμάζονται, αν είναι δυνατό, για να αναλάβουν την Προεδρία του Δ.Σ.

Διαδικασία Δημιουργίας ΟΣ

Το στυλ, το περιεχόμενο αλλά και η ουσία του ΟΣ διαφέρει από κουλτούρα σε κουλτούρα, χώρα σε χώρα και οικογένεια σε οικογένεια. Η κάθε οικογένεια θα πρέπει να αναλάβει τη διαδικασία της δημιουργίας του δικού της ΟΣ. Δεν είναι ένα συμβόλαιο ενοικίασης ή αγοράς που απλώς παίρνεις κάτι που υπάρχει και το διαμορφώνεις ανάλογα. Επίσης η διαδικασία δημιουργίας του ΟΣ είναι ίσως πιο σημαντική και από το ίδιο το ΟΣ, διότι τα μέλη της οικογένειας μέσα από τη διαδικασία αποκτούν δεξιότητες όπως διαπραγμάτευση, συμβιβασμό, λήψη αποφάσεων αλλά και ενσυναίσθηση. Το ΟΣ δεν είναι απλώς ένα χαρτί, αλλά ένα χαρτί δράση, το οποίο μέσα από τη διαδικασία δημιουργίας του ενδυναμώνει την εμπιστοσύνη αλλά και την ενότητα των μελών της οικογένειας.

Φάσεις μέσα από τις οποίες περνά η διαδικασία ανάπτυξης ενός ΟΣ

1. Έναρξη / Μύηση
Η φάση αυτή είναι η πιο σημαντική αλλά και η πιο δύσκολη. Συνήθως ξεκινά τυχαία ή από κάποιο σύμβουλο που την εισηγείται. Οι περισσότερες οικογένειες πιστεύουν ότι δεν τη χρειάζονται, είτε διότι έχουν εξαιρετική σχέση ή, το αντίθετο, είναι τόσες πολλές οι συγκρούσεις που τίποτε δεν τις σώζει. Το ΟΣ πρέπει να δημιουργείται όταν δεν το χρειάζεσαι. Αν αποφασίσεις την ανάγκη του αφού υπάρχουν διαφορές, τα πράγματα γίνονται πολύ πιο δύσκολα. Κάποιο μέλος της οικογένειας θα πρέπει να ηγηθεί του ρόλου αυτού και ιδανικά όχι ο CEO. Είναι χρήσιμο να αξιοποιηθεί εξωτερικός σύμβουλος, για να λειτουργήσει ως διαμεσολαβητής. Το όλο έργο μπορεί να πάρει από ένα μέχρι τρία χρόνια, ανάλογα με τη διαθεσιμότητα των μελών της οικογένειας και του βάθους που θα καλύψει. Θα πρέπει να συμφωνηθεί από την αρχή αν χρειάζεται ομοφωνία για να παρθούν αποφάσεις, πλειοψηφία ή υπέρ-πλειοψηφία (70% λ.χ.)

2. Δημιουργία
Ο τρόπος δημιουργίας θα επηρεάσει και το χρόνο υλοποίησης. Αν προσεγγιστεί ως Διαδικασία, τότε θα πάρει περισσότερο χρόνο επειδή κάθε κεφάλαιο θα πρέπει να συζητείται από όλους και να παίρνονται αποφάσεις από κοινού. Αν θεωρηθεί Έργο, τότε μια συντονιστική ομάδα ετοιμάζει προτάσεις για το κάθε κεφάλαιο και η συζήτηση γίνεται επί των προτάσεων. Ο διαμεσολαβητής θα πρέπει να ενημερώνει το Δ.Σ. σε τακτές περιόδους για τις εξελίξεις.

3. Έγκριση
Όπως έχει αναφερθεί και προηγουμένως, ο τρόπος έγκρισης είναι επίσης σημαντικός. Σε κάποια θέματα θα πρέπει να υπάρχει ομοφωνία ή συναίνεση (διαφωνώ αλλά ακολουθώ την πλειοψηφία) όπως οι Αξίες, Αρχές, Όραμα, ή πλειοψηφία όπως το οικογενειακό πρωτόκολλο (συνήθως υπέρ στο θέμα ιδιοκτησίας). Η ψηφοφορία θα είναι μυστική ή ανοικτή ;

4. Υλοποίηση
Χωρίς εφαρμογή το ΟΣ δεν έχει καμία χρήση. Μια ομάδα εκ μέρους της οικογένειας με την καθοδήγηση, αν χρειάζεται, εξωτερικού συμβούλου αναλαμβάνει να εφαρμόζει βάσει πλάνου τα συμφωνηθέντα.

5. Αναθεώρηση – Το ΟΣ είναι ζωντανό όπως και η ίδια η οικογενειακή επιχείρηση. Θα πρέπει ως εκ τούτου να αναθεωρείται σε τακτά χρονικά στάδια (3-5 χρόνια) ή όταν κριθεί αναγκαίο τόσο για εξωτερικούς όσο και εσωτερικούς παράγοντες.

Κλείνοντας και απαντώντας στο ερώτημα του τίτλου, λέμε ΝΑΙ, το Οικογενειακό Συμβόλαιο είναι απαραίτητο για να διασφαλίσει τη μακροχρόνια επιβίωση της οικογενειακής επιχείρησης και κατ’ επέκταση και της οικογενειακής γαλήνης. Δεν αναμένεται αυτό να γίνει από τον ιδρυτή, επειδή άλλες είναι οι προτεραιότητές του αλλά σίγουρα η δεύτερη γενιά στην καλύτερη περίπτωση και οπωσδήποτε η τρίτη γενιά πρέπει να μελετήσουν σοβαρά το θέμα. Και μην ξεχνάτε: Η ΚΑΛΥΤΕΡΗ ΕΠΟΧΗ ΓΙΑ ΤΗ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΕΙΝΑΙ ΟΤΑΝ ΔΕΝ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ.

* Σύμβουλος επιχειρήσεων
marios.louc@synpraxis.net