Iron Mountain Cyprus: Σάρωση εγγράφων - κλειδί για επιτυχημένη ψηφιακή μετάβαση

Η ψηφιακή μετάβαση ή ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι όροι οι οποίοι, την περίοδο που διανύουμε, εμφανίζονται πιο έντονα μπροστά μας. Όπως τονίζει ο business development manager της Iron Mountain Cyprus, Αντρέας Χατζηγιακουμής, οι περισσότεροι οργανισμοί, πλέον, αναγνωρίζουν την ανάγκη και τα οφέλη του ψηφιακού μετασχηματισμού, αλλά δεν είναι σίγουροι από πού να ξεκινήσουν και ποια βήματα θα πρέπει να ακολουθήσουν, για να είναι επιτυχημένη η προσπάθεια.
 
Η νέα ψηφιακή εποχή
Πρέπει όλοι, βεβαίως, να λαμβάνουν υπόψη ότι κατά το παρελθόν πολλά έργα είτε ολοκληρώθηκαν μερικώς είτε έμειναν στο σύνολό τους ανολοκλήρωτα, με σημαντικό κόστος για τους οργανισμούς τους. Την ίδια ώρα παρατηρείται μια προσπάθεια επιτάχυνσης της εφαρμογής ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στον δημόσιο τομέα, παράλληλα με τις ενέργειες που γίνονται στον ιδιωτικό, που ξεκίνησε πριν από την πανδημία, αλλά οι συνθήκες που δημιουργήθηκαν την έχουν καθορίσει ως επιτακτική ανάγκη.

Η μετάβαση στην ψηφιακή εποχή, κατά τον σχεδιασμό της, συμπεριλαμβάνει κυρίως συστήματα, λογισμικά, ηλεκτρονικές ροές, μέσα ηλεκτρονικής αποθήκευσης δεδομένων κ.ά., ξεχνώντας, όμως, στις πλείστες των περιπτώσεων ότι ο πυρήνας της πληροφορίας βρίσκεται συσσωρευμένος σε όγκους φυσικών εγγράφων.

Επομένως, η ψηφιοποίηση ή η σάρωση των εγγράφων έχει ιδιαίτερη σημασία στην υλοποίηση της ψηφιακής μετάβασης και αποτελεί την κύρια διεργασία που το αποτέλεσμα ή το παράγωγό της είναι το περιεχόμενο που θα εισαχθεί στα διάφορα συστήματα και στις διάφορες λειτουργίες ηλεκτρονικών ροών εργασίας, οι οποίες θα επιτρέψουν την επιχειρησιακή συνέχεια του κάθε οργανισμού.
 
Η υπεροχή της Iron Mountain
Ως Iron Mountain έχουμε το προτέρημα να είμαστε η μεγαλύτερη εταιρεία παροχής στην Κύπρο αυτής της υπηρεσίας, με τεχνογνωσία πέραν των 15 χρόνων, υλοποιώντας τα μεγαλύτερα έργα ψηφιοποίησης και με δυνατότητες σάρωσης εγγράφων που φτάνουν τον αριθμό των 40 εκατομμυρίων εικόνων ετησίως.

Η εμπειρία και η τεχνογνωσία που έχουμε αποκομίσει από τα μεγάλα έργα που υλοποιήσαμε, μας βοήθησε να αναγνωρίσουμε το πόσο σημαντική είναι η ψηφιοποίηση εγγράφων για ένα οργανισμό, που καλείται να διαχειριστεί όγκους φυσικού αρχείου. Στο πλαίσιο αυτό προτείνουμε τεχνικές ή λύσεις που θα τον βοηθήσουν μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα να δημιουργήσει ένα λειτουργικό και αποδοτικό ηλεκτρονικό περιβάλλον διαχείρισης πληροφοριών.

Έχουμε υλοποιήσει έργα στον τραπεζικό και τον ασφαλιστικό τομέα, στο λιανικό εμπόριο, τη ναυτιλία, αλλά και σε άλλους κλάδους του ιδιωτικού τομέα, σε συνδυασμό με έργα του δημοσίου στην Κύπρο, όπως η ψηφιοποίηση αιτήσεων ληπτών του Ελάχιστου Εγγυημένου Εισοδήματος, καθώς και οι αιτήσεις προσφυγικών παροχών της Υπηρεσίας Μέριμνας. Επίσης, έχουμε εμπειρία από την επαφή μας με έργα στο εξωτερικό, όπως η ψηφιοποίηση και η εξαγωγή δεδομένων από τις πολιτικές ταυτότητες στο Ηνωμένο Βασίλειο και η ψηφιοποίηση ιατρικών φακέλων σε χώρες, όπως η Γερμανία και η Αυστρία.
 
Σάρωση Ιστορικού Αρχείου
Μέρος του όγκου των εγγράφων που διαχειρίζεται ο κάθε οργανισμός αποτελεί το ενεργό ιστορικό αρχείο, στο οποίο συχνά ανατρέχουμε για να εντοπίσουμε πληροφορίες χρήσιμες για τη διεκπεραίωση μιας εργασίας, μιας συναλλαγής ή απλώς για να σχηματίσουμε άποψη για ένα θέμα στο οποίο καλούμαστε να τοποθετηθούμε.

Αυτά τα έγγραφα, αναλόγως του τομέα δραστηριοποίησης, μπορεί να ανήκουν σε οποιαδήποτε κατηγορία, ωστόσο δεν παύουν να είναι λιγότερο χρήσιμα από άλλα. Παραδείγματα τέτοιων εγγράφων είναι οι συμβάσεις προμηθευτών, τα τιμολόγια αγορών, οι φάκελοι προσωπικού, τα δικόγραφα μιας υπόθεσης, οι διάφορες αιτήσεις προς δημόσια τμήματα (επιδομάτων, παραχώρησης αδειών κ.ά.), τα τεχνικά εγχειρίδια, κατασκευαστικά σχέδια, προσφορές, συμβόλαια κ.ά.. Η διαδικασία σάρωσης του συγκεκριμένου αρχείου ονομάζεται ψηφιοποίηση ιστορικού αρχείου, διενεργείται μια φορά σε ορισμένη χρονική περίοδο μικρής διάρκειας, δίνοντας γρήγορη και άμεση πρόσβαση του οργανισμού στο ηλεκτρονικό του αρχείο, κάνοντας την αναζήτηση σε αυτό πολύ αποδοτικότερη.

Σάρωση Νεοπαραγόμενου Αρχείου
Εφόσον ψηφιοποιηθεί το ιστορικό αρχείο της εταιρείας ακολουθεί η εφαρμογή διαδικασίας για τη συνεχή και συστηματική σάρωση των νέων εγγράφων που παραλαμβάνονται ή δημιουργούνται από τον οργανισμό. Η συγκεκριμένη διαδικασία σάρωσης καλείται Ψηφιοποίηση νεοπαραγόμενου αρχείου και γίνεται σε καθημερινή ή περιοδική βάση, αναλόγως της κατηγορίας του αρχείου που έχουμε να διαχειριστούμε και του απαιτούμενου χρόνου για πρόσβαση σε αυτό.
 
Λύσεις για ομαλή μετάβαση
Τις δύο παραπάνω διαδικασίες ψηφιοποίησης μπορούμε να τις εφαρμόσουμε συνδυαστικά, ψηφιοποιώντας εκ πρώτης το ιστορικό αρχείο και ακολούθως το νεοπαραραγόμενο, κάνοντας τη μετάβαση προς την ηλεκτρονική διαχείριση άμεση. Ωστόσο, παρέχεται η δυνατότητα σχεδιασμού αυτών των λύσεων με τρόπο που η μετάβαση στο νέο αυτό ψηφιακό κόσμο να γίνει πιο ομαλή. Για παράδειγμα, θα μπορούσαμε να θέσουμε τη διαδικασία ψηφιοποίησης του νεοπαραγόμενου αρχείου, επομένως ό,τι καινούργιο παραλαμβάνουμε και δημιουργούμε να ψηφιοποιείται και το ιστορικό αρχείο να το ψηφιοποιούμε μόνο κατόπιν ζήτησης.

Με αυτό τον τρόπο μεγαλώνουμε το διάστημα μετάβασής μας σε ένα ολοκληρωμένο ηλεκτρονικό περιβάλλον, ωστόσο γνωρίζουμε ότι όλα τα φυσικά έγγραφα τα οποία χρειάστηκε να εντοπίσουμε ή δημιουργήσαμε από ένα σημείο και μετά υπάρχουν ηλεκτρονικά.
 
Μια οντότητα το κάθε έγγραφο
Κατά τη διάρκεια της ψηφιοποίησης δίνεται ιδιαίτερη σημασία στο πώς χαρακτηρίζεται ένα έγγραφο και παρέχεται η δυνατότητα καθορισμού των δεδομένων, που μπορούμε να εξαγάγουμε από αυτά, αναλόγως της κατηγορίας τους, και τα οποία αποτελούν χρήσιμα στοιχεία που το συνοδεύουν (π.χ. αν το έγγραφο είναι συμβόλαιο μπορούμε να εξαγάγουμε τον αριθμό συμβολαίου, τα συμβαλλόμενα μέρη, την ημερομηνία υπογραφής, το ποσό της σύμβασης κ.ά.). Το κάθε έγγραφο δηλώνεται κατά τη διάρκεια της ψηφιοποίησης ως μια μοναδική οντότητα που ορίζεται από ένα γραμμικό κώδικα (barcode) και βάσει αυτού μπορούμε να γνωρίζουμε όλα τα δεδομένα του, αλλά και πού βρίσκεται φυλαγμένο, εφόσον τηρήσουμε και τις τεχνικές Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου (Records Management) που προσφέρει η Iron Mountain. Επιπλέον, στο στάδιο της ψηφιοποίησης παρέχεται η εφαρμογή τεχνικής OCR (Optical Character Recognision), μετατρέποντας το περιεχόμενο ενός ηλεκτρονικού εγγράφου σε αναζητήσιμο (searchable content) και παρέχοντας τη δυνατότητα αυτοματοποιημένης εξαγωγής δεδομένων από καθορισμένα σημεία του περιεχομένου του εγγράφου.

Ο επιτυχής μετασχηματισμός
Ο σωστός σχεδιασμός λοιπόν, οι τεχνικές που μπορούν να εφαρμοστούν και η υλοποίηση της σάρωσης εγγράφων αποτελούν την απαρχή του ψηφιακού μετασχηματισμού ενός οργανισμού και το κλειδί της επιτυχίας του.

• Με τη σάρωση αποφεύγεται η δημιουργία και η διατήρηση μεγάλων φυσικών χώρων φύλαξης αρχείων με σημαντικές πληροφορίες που δεν μπορείς εύκολα στη φυσική μορφή να εντοπίσεις και που το κόστος διαχείρισής τους δεν μπορείς εύκολα να προσμετρήσεις.

• Το παραγόμενο ηλεκτρονικό αρχείο, με την ενσωμάτωσή του σε οποιοδήποτε σύστημα διαχείρισης πληροφοριών, προσδίδει περιεχόμενο και άρα αξία σε αυτό. Παράλληλα δημιουργεί ένα πιο φιλικό και λειτουργικό περιβάλλον στο προσωπικό του οργανισμού, που εμπιστεύεται αυτή τη μετάβαση, καθώς εντοπίζει γρήγορα και άμεσα αυτό που αναζητεί.

• Τα ψηφιοποιημένα έγγραφα μπορούν να αποτελέσουν την απαρχή της εφαρμογής ηλεκτρονικών ροών εργασίας ή να υποστηρίξουν αυτές τις ροές κατά τη διάρκεια εκτέλεσής τους.

• Επίσης, τα δεδομένα που μπορούν να παρθούν από τα σαρωμένα έγγραφα προσφέρουν τη δυναμική εφαρμογής στατιστικών αναφορών, καλύτερης παρουσίασης δεδομένων και επιπλέον δίνουν το έναυσμα για την περαιτέρω ανάλυσή τους μέσω ευφυών συστημάτων (ΑΙ).

• Μέσω του ηλεκτρονικού αρχείου καθορίζονται πιο εύχρηστες και λειτουργικές πολιτικές ασφάλειας και προσβασιμότητας στο αρχείο, ικανοποιώντας πιο εύκολα κανονιστικές ρυθμίσεις και οδηγίες ασφάλειας δεδομένων.

contact details
Iron Mountain Cyprus Ltd
info.cy@ironmountain.com
www.ironmountain.com.cy
 
Πρότυπο Κέντρο Ψηφιοποίησης και Διαχείρισης Πληροφοριών
Tο κλειδί επίτευξης της προσπάθειας ψηφιακού μετασχηματισμού των οργανισμών και μείωσης του όγκου φυσικών εγγράφων που διαχειρίζονται είναι αναντίλεκτα η ψηφιοποίηση/σάρωση εγγράφων.

Η σημασία της σάρωσης και οι δυνατότητες που παρέχονται από το αποτέλεσμά της είναι πολύ μεγάλες. Η διεκπεραίωση της διαδικασίας, όσο απλή κι αν φαντάζει ή παρουσιάζεται, απαιτεί τον συνδυασμό τεχνογνωσίας, εξειδίκευσης, κατάλληλου εξοπλισμού και εγκαταστάσεων. Η ύπαρξη αυτών των συστατικών βοηθάει στη διασφάλιση της ποιότητας κατά τη διαδικασία, την αποδοτικότητα κατά την υλοποίηση της ψηφιοποίησης, την τήρηση και την εφαρμογή προτύπων και ρυθμίσεων που διέπουν την ασφάλεια των πληροφοριών και την ορθότητα του τελικού αποτελέσματος που θα παραδοθεί στον οργανισμό για τη διεκπεραίωση των επιχειρησιακών του αναγκών.

Η Iron Mountain Cyprus, ως η ηγέτιδα εταιρεία στον τομέα Διαχείρισης Αρχείου και Πληροφοριών, έχει δημιουργήσει ένα Πρότυπο Κέντρο Ψηφιοποίησης, το οποίο λειτουργεί με μεγάλη επιτυχία την τελευταία δεκαετία, υλοποιώντας μεγάλα έργα του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, έχοντας ψηφιοποιήσει πέραν των 500 εκατομμυρίων εικόνων μέχρι σήμερα.
 
Κέντρο Ψηφιοποίησης
Στο Κέντρο Ψηφιοποίησης διεκπεραιώνονται οι πιο κάτω διαδικασίες, οι οποίες περιλαμβάνονται στις Υπηρεσίες Ψηφιακών Λύσεων που παρέχονται από την Iron Mountain.
• Κατηγοριοποίηση και Προετοιμασία Εγγράφων
• Σάρωση εγγράφων
• Δεικτοδότηση (indexing) φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου
• Εξαγωγή και διαχείριση δεδομένων (Data extraction and Data Processing)
• Ποιοτικός έλεγχος όλων των εργασιών.

Το Κέντρο στελεχώνεται με έμπειρο και καταρτισμένο προσωπικό στον σχεδιασμό και την υλοποίηση έργων ψηφιοποίησης, που αφορούν είτε σάρωση και επεξεργασία Ιστορικού Αρχείου είτε Νεοπαραγόμενου Αρχείου που η ψηφιοποίησή του δύναται να εκτελείται σε καθημερινή βάση. Το προσωπικό στο Κέντρο Ψηφιοποίησης είναι διαχωρισμένο σε ομάδες έργου με διαφορετικά καθήκοντα, κάτι που δίνει την ευελιξία και τη δυνατότητα υλοποίησης πολλαπλών έργων την ίδια στιγμή, δημιουργώντας ένα αποδοτικό μοντέλο παροχής υπηρεσιών προς όλους τους πελάτες.

Σημαντικός παράγοντας στη λειτουργία του Κέντρου Ψηφιοποίησης είναι η ασφάλεια των εγγράφων και των δεδομένων κατά την εκτέλεση όλων των διεργασιών στον συγκεκριμένο χώρο.

Διεθνή πρότυπα ασφάλειας
Τα υψηλά πρότυπα ασφάλειας, τα οποία υιοθετεί και εφαρμόζει η Iron Mountain σε όλες τις εγκαταστάσεις της ανά το παγκόσμιο, έχουν ενσωματωθεί και κατά τον σχεδιασμό του Κέντρου Ψηφιοποίησης στην Κύπρο. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο έχουν αναβαθμιστεί όλα τα φυσικά συστήματα ασφάλειας (συστήματα ελέγχου πρόσβασης, αντικλεπτικό σύστημα, σύστημα πυρανίχνευσης, σύστημα πυρόσβεσης, κ.ά.), εξασφαλίζοντας στο απόλυτο τη φυσική προστασία των πληροφοριών.

Οι πιο πάνω ενέργειες γίνονται πάντα με πλήρη συμμόρφωση στα διεθνή πρότυπα ασφάλειας και ποιότητας ISO, τα οποία η Iron Mountain εφαρμόζει παγκόσμια.

H Iron Mountain Cyprus είναι από τις πρώτες εταιρείες στην Κύπρο που έχουν εφαρμόσει το πρότυπο ISO 27001, που αφορά στην ασφάλεια των πληροφοριών, και το οποίο διατηρεί μέχρι σήμερα. Επιπλέον, είναι πιστοποιημένη με το πρότυπο ασφαλείας δεδομένων PCI DSS, που καλύπτει τη διαχείριση και την επεξεργασία πληροφοριών που αφορούν στον τομέα των καρτών πληρωμής. Ακόμη, εφαρμόζει και τηρεί το ISO 9001 που αναφέρεται στην ποιότητα των διαδικασιών της, το ISO 14001 που αφορά στην εφαρμογή πολιτικών για τη διαχείριση του Περιβάλλοντος, καθώς και το ISO 45001 που σχετίζεται με την Ασφάλεια και την Υγεία στον χώρο εργασίας.
 
Συνεχής αναβάθμιση
Πέραν, λοιπόν, της τεχνογνωσίας του προσωπικού, της υψηλής ποιότητας των εγκαταστάσεων, αλλά και της ασφάλειας που προσδίδει η τήρηση διεθνών προτύπων, σημαντικό στοιχείο στη δημιουργία ενός επιτυχημένου Κέντρου Ψηφιοποίησης αποτελεί ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται.

Η Iron Mountain Cyprus συνεχώς αναβαθμίζει τον εξοπλισμό ψηφιοποίησης, εξασφαλίζοντας τη δυνατότητα σάρωσης έργων ανεξαρτήτου ποσότητας και πολυπλοκότητας. Το Κέντρο σήμερα έχει τη δυνατότητα ψηφιοποίησης πέραν των 5 εκατομμυρίων εικόνων μηνιαίως, καλύπτοντας τις ανάγκες της αγοράς στο έπακρο. Ένα βασικό πλεονέκτημα του Κέντρου Ψηφιοποίησης της Iron Mountain Cyprus είναι η δυνατότητα που παρέχει στους πελάτες, με την ολοκλήρωση της ψηφιοποίησης, για τη μετέπειτα διαχείριση του φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου, βάσει των άλλων προσφερόμενων λύσεων της εταιρείας. Οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν τη φύλαξη του φυσικού αρχείου στο αρχειοφυλάκιο της Iron Mountain ή να προχωρήσουν άμεσα στην καταστροφή του, με τη χρήση της επιτόπιας εμπιστευτικής καταστροφής εγγράφων. Παράλληλα, το ηλεκτρονικό αρχείο δύναται να ενσωματωθεί με ασφαλή τρόπο στα διάφορα συστήματα που εφαρμόζουν οι εταιρείες ή να εισαχθεί στο Enterprise Content Management System, που η Iron Mountain προσφέρει, μέσω του οποίου οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες του πελάτη θα έχουν πρόσβαση σε αυτό.

Η εξαγωγή δεδομένων και η ενσωμάτωσή τους σε ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας ηλεκτρονικών ροών εργασίας και επεξεργασίας των δεδομένων, αναλύοντάς τα μέσω της ευφυούς πλατφόρμας που διαθέτει, προσδίδοντας πολλαπλά οφέλη στην κάθε εταιρεία και βοηθώντας την προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό της.