Μεθοδολογίες Διαχείρισης Έργων: Γιατί πρέπει να γνωρίζουμε τις βασικές αρχές διαχείρισης έργων;

Στις αρχές του 20 αιώνα, την περίοδο που η βιομηχανοποίηση άρχισε να ωριμάζει και η αποδοτικότητα της παραγωγής ανέβηκε κατακόρυφα, δημιουργήθηκε έντονη ανάγκη για την εξεύρεση τρόπων για την επίτευξη των στρατηγικών στόχων των επιχειρήσεων με πιο αποτελεσματικό τρόπο, ο οποίος θα εξασφάλιζε ταχύτητα και ευελιξία.

Η ανάγκη αυτή έγινε ακόμη πιο έντονη κατά τη διάρκεια των δύο παγκοσμίων πολέμων, όπου οι πρωταγωνιστές έπρεπε να βρίσκονται ένα βήμα μπροστά από τον αντίπαλο  σε θέματα εξοπλισμού, καινοτομίας, εκπαίδευσης, ικανοτήτων κ.α. Η απάντηση στην ανάγκη αυτή ήρθε μέσα τη χρήση των βασικών αρχών διοίκησης έργων για την οργάνωση και υλοποίηση των στόχων ενός κράτους ή οργανισμού. Μέσα από την εφαρμογή των βασικών αρχών διοίκησης έργων, μπορεί να επιτευχθεί ταχύτητα και ευελιξία με την κατάτμηση των στόχων και την ανάθεση τους σε αυτόνομες ομάδες διοίκησης, δηλαδή σε ομάδες έργων οι οποίες συστήνονται με βάση τις ανάγκες του οργανισμού και αφού πετύχουν τον στόχο τους, είτε αναλαμβάνουν την υλοποίηση νέων στόχων ή διαλύονται. Σε μια ομάδα έργου υπάρχει κάποιος που ηγείται της προσπάθειας (διαχειριστής ή διευθυντής έργου) και κάποιος ή κάποιοι που ηγούνται μικρότερων ομάδων εμπειρογνωμόνων, οι οποίες είναι επιφορτισμένες με τη δημιουργία των παραδοτέων του έργου. Αυτός ο τρόπος οργάνωσης των έργων προσομοιάζει τον ευρύτερο τρόπο διοίκησης και λειτουργίας ενός οργανισμού αλλά σε πολύ μικρότερη κλίμακα. Ο βασικός λόγος επιλογής ενός τέτοιου αυτόνομου και μικρότερου σε μέγεθος συστήματος διοίκησης δεν είναι άλλος από την ευελιξία που παρέχει και τη δυνατότητα προσαρμογής των έργων  στις συχνές αλλαγές που παρατηρούνται, είτε αυτές είναι εσωτερικές αλλαγές στον οργανισμό είτε αλλαγές στο επιχειρηματικό περιβάλλον, στην τεχνολογία κ.α. Αντίθετα,  για ένα σύστημα διοίκησης όπως είναι ένας οργανισμός, ειδικότερα οι οργανισμοί που είναι διαχωρισμένοι με βάση τη εξειδίκευση (functional organizations), η προσαρμογή τους στις αλλαγές είναι πολύ πιο δύσκολη. Επίσης σε ένα αυτόνομο και προσωρινό σύστημα διοίκησης, όπως τα έργα, είναι πολύ πιο εύκολη η μέτρηση του ύψους της παραγωγικότητας, της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας των ομάδων, της απόδοσης του έργου και κατ’ επέκταση σε ένα σημαντικότερο επίπεδο διευκολύνεται  η μέτρηση και η ανάλυση των ωφελημάτων που προκύπτουν από μια προσπάθεια σε σχέση και με τον στρατηγικό προγραμματισμό ενός οργανισμού. Τα έργα λοιπόν αποτέλεσαν βασικό τρόπο διοίκησης των οργανισμών και βασικό μέσο για την επίτευξη των στρατηγιών τους στόχων. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα και την ανάπτυξη πλαισίων και μεθόδων/μεθοδολογιών διαχείρισης των έργων.

Οργανισμοί όπως το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (Project Management Institute) διαδραμάτισαν σημαντικό ρόλο στην καταγραφή των βασικών αρχών και  βέλτιστων πρακτικών διαχείρισης έργων. Μέσα από την έρευνα και την εμπειρία αναπτύξαν μια δομημένη προσέγγιση στον τρόπο διαχείρισης των έργων η οποία μπορεί να εφαρμοστεί σε κάθε είδος έργου. Πέραν από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων, και αρκετοί άλλοι οργανισμοί έχουν αναπτύξει πλαίσια και μεθοδολογίες, οι οποίες χρησιμοποιούνται σήμερα για να καθοδηγούν τους εμπλεκόμενους στη βέλτιστη χρήση των περιορισμένων πόρων που έχουν στη διάθεση τους, στην κατάτμηση και οργάνωση του εύρους των έργων, στην καλύτερη οργάνωση των χρονοδιαγραμμάτων των έργων, στην αναγνώριση και διαχείριση των ρίσκων ενός έργου και στην οργάνωση της επικοινωνίας μεταξύ των εμπλεκομένων, έτσι ώστε να πετύχουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.  Αυτά τα πλαίσια και μέθοδοι δεν αναπτύχθηκαν απλά μέσα από ακαδημαϊκή έρευνα, αλλά μέσα από τον συνδυασμό της με τις εμπειρίες των διαχειριστών έργων, οι οποίες καταγράφηκαν μέσα από  πολλά επιτυχημένα έργα, αλλά και αποτυχημένα έργα. Σήμερα οι διαχειριστές έργων έχουν στη διάθεση τους πλαίσια και μεθόδους, οι οποίες μπορούν να προσαρμοστούν τόσο σε πλήρως προγραμματισμένους κύκλους ανάπτυξης έργων (predictive lifecycles), όσο και σε ευέλικτους κύκλους ανάπτυξης (agile lifecycles). Οι τεχνικές και τα εργαλεία που εισηγούνται τα πλαίσια και οι μεθοδολογίες έχουν δοκιμαστεί επανειλημμένα και έχει αποδειχθεί ότι λειτουργούν αποτελεσματικά σε όλες τις περιπτώσεις έργων. Πολλές από τις τεχνικές και εργαλεία που αναπτύχθηκαν στη μεταπολεμική περίοδο από κράτη και οργανισμούς, είναι ευρέως διαδεδομένα και εφαρμόζονται μέχρι και σήμερα στη διαχείριση έργων και αποτελούν  μέρος των σύγχρονων προτύπων και εφαρμογών διαχείρισης έργων. Ένα τέτοιο παράδειγμα είναι η μεθοδολογία PERT (Project/Program Evaluation and Review Technique) και οι επιμέρους μέθοδοι της.

Οι πιο συχνές προκλήσεις για τους διαχειριστές έργων στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον είναι η έλλειψη ικανοποιητικών πόρων, οι σημαντικοί περιορισμοί στους προϋπολογισμούς, τα πιεστικά χρονοδιαγράμματα, τα αυξημένα ρίσκα που προέρχονται είτε από τη φύση των έργων ή λόγω των συχνών αλλαγών στο επιχειρηματικό περιβάλλον, καθώς και ο έντονος ανταγωνισμός που επιβάλει ψηλές απαιτήσεις σε θέματα ποιότητας. Όπως έχει ήδη αναφερθεί, στις προκλήσεις αυτές δίνουν απάντηση οι δομημένες μεθοδολογίες που έχουν  αναπτυχθεί με βάση τα κοινά χαρακτηριστικά του κύκλου ζωής των έργων και προτείνουν τα βασικά βήματα μέσα από τα οποία γίνεται η σωστή  και αποτελεσματική διαχείριση έργων. Επίσης, προσφέρουν στους διαχειριστές έργων τεχνικές και εργαλεία για τη διαχείριση των βασικών περιορισμών που περιλαμβάνουν τα έργα.  

Ένα από τα πιο δυνατά εργαλεία που έχουν στη διάθεση τους οι διαχειριστές έργων, είναι ασφαλώς τα λογισμικά διαχείρισης έργων (project management software) τα οποία προσφέρουν σημαντικούς αυτοματισμούς, όσον αφορά τη διαχείριση των περιορισμών ενός έργου ξεκινώντας από τους βασικούς περιορισμούς (εύρος, κόστος, χρόνος) έτσι ώστε οι διαχειριστές έργων ή τα άτομα τα οποία απασχολούνται στα έργα να εξοικονομούν χρόνο για άλλες δραστηριότητες και κυρίως στη ίδια την διοίκηση του έργου. Ένας άλλος τομέας στον οποίο οι εφαρμογές διαχείρισης έργων έχουν σημαντική συμβολή είναι αυτός της επικοινωνίας, η οποία αποτελεί ένα από τα κλειδιά της επιτυχίας των έργων. Οι εφαρμογές έχουν κτιστεί πάνω στην φιλοσοφία και τις βασικές αρχές διοίκησης των έργων, χρησιμοποιούν τους όρους της διαχείρισης έργων και είναι πλέον διαθέσιμες σε όλους σε όλες τις πλατφόρμες και όλα τα ήδη υπολογιστών και έξυπνων συσκευών.

Στο Συνέδριο Διαχείρισης Έργων που θα γίνει στις 15 Νοεμβρίου 2019 στο ξενοδοχείο Hilton Park, θα έχετε την ευκαιρία να μάθετε περισσότερα για θέματα που αφορούν τη διαχείριση έργων από διακεκριμένους ομιλητές. Για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε με την ΙΜΗ - τηλ.: 22505555, φαξ: 22679820, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: events@imhbusiness.com, ιστοσελίδα: www.imhbusiness.com