Softline:Τι να προσέξετε πριν την επιλογή λογισμικού οργάνωσης γραφείου

Η ομαλή λειτουργία ενός γραφείου, εξαρτάται κυρίως από το τρόπο οργάνωσης των εργασιών και διαδικασιών του. Η καινούργια κανονικότητα που διανύουμε, καθιστά πλέον αναγκαία την χρήση της τεχνολογίας και κατά συνέπεια των λογισμικών συστημάτων, για την πιο αποτελεσματική διαχείριση των καθημερινών εργασιών που αντιμετωπίζει ένα γραφείο, ανεξαρτήτως των υπαλλήλων που απασχολεί.

Η χρήση λογισμικού συστήματος οργάνωσης γραφείου, οφείλει να παρέχει ολιστική εικόνα της καθημερινότητας, από το τι πρέπει να γίνει μέχρι το ποιοι σας χρωστούν, που αναλώνεται πόρους, που είναι η αλληλογραφία σας, τα έγγραφα των πελατών σας και άλλες σχετικές εργασίες και διαδικασίες του γραφείου.

Πριν την χρήση και την επιλογή του καταλληλότερου λογισμικού συστήματος οργάνωσης του γραφείου σας, είναι καλό να λάβετε υπόψη τα 3 ακόλουθα σημεία.

1. Δημιουργία Διαδικασιών

Η χρήση του λογισμικού συστήματος γίνεται για να οργανώσει και να αποτυπώσει ηλεκτρονικά τις διαδικασίες ενός γραφείου. Πριν την απόφαση χρήσης λογισμικού θα πρέπει να καθορίσετε τις διαδικασίες και βήματα που τηρούνται για κάθε εργασία. Για παράδειγμα, για την διαχείριση στοιχείων πελάτη θα πρέπει να γίνουν οι Χ ενέργειες όπως η συνάντηση για την συλλογή και επιβεβαίωση των στοιχείων, ακολούθως να καταχωρηθούν στο σύστημα και να αναθεωρούνται κάθε 12 μήνες, ή για την είσπραξη υπολοίπου που εκκρεμεί, θα μιλήσετε ασπούμε με τον πελάτη 15 μέρες μετά το πέρας της προθεσμίας, θα στείλετε email και λοιπές ενέργειες που πρέπει να γίνουν για την εξόφληση του ποσού. Εφόσον οι διαδικασίες και βήματα είναι ξεκάθαρα, θα πρέπει να σιγουρευτείτε ότι το λογισμικό που θα επιλέξετε παρέχει την λειτουργικότητα και δυνατότητα εισαγωγής των διαδικασιών του γραφείου σας ηλεκτρονικά.

2. Δημιουργία Κουλτούρας Ηλεκτρονικοποίησης

Για την ομαλή και βέλτιστη λειτουργία του κάθε λογισμικού συστήματος πρέπει να καταχωρούνται όλα τα δεδομένα και ενέργειες που αφορούν τον πελάτη και τις υπηρεσίες που του παρέχονται ηλεκτρονικά. Αυτό το σημείο είναι καθοριστικής σημασίας, καθώς θα πρέπει να υιοθετηθεί μια καινούργια κουλτούρα από την διοίκηση και να ισχύσει για όλα τα μέλη του γραφείου, όσον αφορά την καταγραφή και καταχώρηση των δεδομένων, εφόσον θα πρέπει πλέον να γίνονται ηλεκτρονικά. Με την σωστή και ολοκληρωμένη ενημέρωση των δεδομένων ηλεκτρονικά και την χρήση ενός καλού λογισμικού συστήματος, οι πλείστες διαδικασίες και εργασίες θα αυτοματοποιηθούν με αποτέλεσμα την εξοικονόμηση χρόνου και αύξηση της παραγωγικότητας.

3. Συνολικό κόστος χρήσης και λειτουργικότητας

Η επιλογή λογισμικού συστήματος οργάνωσης γραφείου, θα πρέπει να γίνει προσεγμένα και να λάβετε υπόψη διάφορους παράγοντες, όπως το κόστος και τον χρόνο χρήσης, την άρτια ενημέρωση του λογισμικού για τον κλάδο που ασχολείται το γραφείο σας, την χρησιμότητα όσον αφορά τις λειτουργίες και αυτοματοποιημένες διαδικασίες, το κόστος εγκατάστασης, τις αναβαθμίσεις του συστήματος, την εξυπηρέτηση από τους λειτουργούς του συστήματος, την ασφάλεια των δεδομένων, την πιθανή δέσμευση σε περίπτωση λήξης συνεργασίας, αλλά και τις τακτικές ασφαλείας που ακολουθεί ο παροχέας για προστασία από κυβερνοαπειλές.

Στην αγορά υπάρχει εύρος λογισμικών συστημάτων οργάνωσης γραφείου, όμως στα πλείστα από αυτά οι δυνατότητες είναι περιορισμένες με αποτέλεσμα να γίνεται χρήση πέραν του ενός λογισμικού συστήματος από ένα γραφείο, για την κάλυψη όλων των αναγκών σε θέματα εργασιών και διαδικασιών. Η εταιρεία Softline Computer Systems Ltd εξελίσσεται συνεχώς τα τελευταία χρόνια, βασιζόμενη στις παγκόσμιες τεχνολογικές εξελίξεις αλλά κυριότερα στις ανάγκες της αγοράς και των πελατών της, με αποτέλεσμα την εδραίωση της στην Κυπριακή αγορά για περισσότερα από 25 χρόνια και περισσότερους από 200 εταιρικούς πελάτες. Η Softline Computer Systems Ltd, παρέχει ολοκληρωμένες λύσεις οργάνωσης λογιστικών / ελεγκτικών και δικηγορικών γραφείων.

Μάθετε περισσότερα για την εταιρεία Softline Computer Systems Ltd και τις λύσεις λογισμικών συστημάτων που προσφέρει εδώ.

*Senior Business Development Executive της Softline Computer Systems