M-Files: Εύχρηστο, Αποτελεσματικό και Ευφυές Σύστημα Διαχείρισης Πληροφοριών

H M-Files είναι μια δυναμική και κορυφαία εταιρεία παροχής έξυπνων λύσεων διαχείρισης πληροφοριών που πρωτοπορεί και εξελίσσεται συνεχώς, αναβαθμίζοντας παράλληλα τη διεθνή αγορά των συστημάτων Enterprise Content Management. Είναι μια εταιρεία που έχει αναπτυχθεί με στόχο την επίλυση ενός διαδεδομένου επιχειρηματικού προβλήματος, που δεν είναι άλλο από την αποτελεσματική διαχείριση των πληροφοριών της κάθε επιχείρησης.

Η Iron Mountain Κύπρου, ως εταίρος της M-Files στην παροχή των έξυπνων λύσεων της στην κυπριακή αγορά, έχει δώσει τη δική της προσέγγιση και φιλοσοφία στην εφαρμογή αυτού του συστήματος. Η προσέγγιση αυτή βασίζεται στις βασικές αρχές της διαχείρισης εγγράφων, η οποία διασφαλίζει την άμεση πρόσβαση στις σωστές πληροφορίες του κάθε οργανισμού ανά πάσα στιγμή, συνδυάζοντας παράλληλα τη φυσική και την ηλεκτρονική ύπαρξη της πληροφορίας σε ένα ολοκληρωμένο και αποτελεσματικό υβριδικό περιβάλλον.
Οι λύσεις σχεδιάζονται από μια ομάδα επαγγελματιών της Iron Mountain Κύπρου, εμβολιάζοντάς αυτές τις εφαρμογές με τη φιλοσοφία που πηγάζει από την πολυετή εμπειρία της εταιρείας στη διαχείριση πληροφοριών και τη διαχείριση εγγράφων. Τα τελευταία πέντε χρόνια έχουν υλοποιηθεί περισσότερες από 150 λύσεις, βοηθώντας τους οργανισμούς να επιτύχουν την ψηφιακή μετάβασή τους. Οργανισμούς που προέρχονται από όλους τους τομείς, όπως χρηματοοικονομικούς, κατασκευαστικές εταιρείες, ξενοδοχειακούς ομίλους, λιανικό εμπόριο, δημόσιες υπηρεσίες, τηλεπικοινωνίες και ναυτιλιακές εταιρείες.        

               
Το τρέχον επιχειρηματικό περιβάλλον και οι συνθήκες που δημιούργησε η πανδημία έχει οδηγήσει πολλές εταιρείες να δραστηριοποιούνται έχοντας το προσωπικό να εργάζεται από το σπίτι. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες πρέπει να ανακαλύψουν μια αποτελεσματική πλατφόρμα που να βελτιώνει την απόδοσή τους, βοηθώντας το προσωπικό τους να εντοπίζει και να χρησιμοποιεί πιο αποτελεσματικά τις πληροφορίες που χρειάζεται.                                                                               

 

Τα οφέλη και οι δυνατότητες που προσφέρει το M-Files ως προς την αντιμετώπιση αυτής της πρόκλησης παρουσιάζονται παρακάτω.
 
Οι δυνατότητες του M-Files

Άμεση πρόσβαση σε έγγραφα από οπουδήποτε και με οποιαδήποτε συσκευή
Η ανάγκη πρόσβασης και διαχείρισης εγγράφων δεν είναι πάντα εύκολη κατά τις ώρες γραφείου. Το M-Files λειτουργεί σε οποιαδήποτε συσκευή, από όπου κι αν είσαστε, επιτρέποντας άμεση πρόσβαση και δυνατότητα εργασίας σε έγγραφα ή δεδομένα, προσφέροντας έτσι ευελιξία σε όλες τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες, ακόμα και αν είστε εκτός σύνδεσης (offline).
 
Εντοπισμός του σωστού εγγράφου όταν το αναζητήσετε
Η αρχειοθέτηση των εγγράφων στους πλείστους οργανισμούς από τους υπαλλήλους, με στόχο οι συνάδελφοί τους να μπορούν να τα εντοπίζουν, αλλά και η διαδικασία εντοπισμού γίνεται αρκετά πολύπλοκη, καθώς είναι αδύνατο να ξέρει ο κάθε εργαζόμενος πού αποθηκεύτηκε το κάθε έγγραφο και με ποια λογική το ταξινόμησε ο συνάδελφός του.
Στο M-Files, αντιθέτως, τα έγγραφα αποθηκεύονται και περιγράφονται πάντοτε με χαρακτηριστικά μετα-δεδομένα (metadata). Δηλαδή, αντί να χρειάζεται να επιλέξετε το φάκελο αποθήκευσης, απλά πρέπει να γνωρίζετε τον τύπο του εγγράφου που αποθηκεύετε και να το προσθέσετε με ετικέτα στον σωστό πελάτη ή έργο ή με οποιοδήποτε άλλο κριτήριο το χαρακτηρίζει.
Μπορείτε έτσι να οργανώσετε το περιεχόμενο, δημιουργώντας δυναμικές προβολές που παραθέτουν τα έγγραφα και άλλες πληροφορίες με βάση οποιαδήποτε κριτήρια: ανά πελάτη, κατά έργο, κατά ημερομηνία λήξης, κατά τύπο εγγράφου ή κατά συντάκτη, για παράδειγμα. Η συντόμευση για τα «πιο πρόσφατα έγγραφα» σας επιτρέπει να βρείτε πολύ γρήγορα τα έγγραφα με τα οποία εργάζεστε το τελευταίο διάστημα. Επιπλέον, όλο το περιεχόμενο έχει ευρετήριο για αναζήτηση πλήρους κειμένου.
 
Αποτελεσματική συνεργασία στην επεξεργασία εγγράφων
Με το M-Files η συνεργασία και η ανταλλαγή πληροφοριών με συναδέλφους, συνεργάτες και πελάτες είναι εύκολη κι αποτελεσματική. Δίνεται η δυνατότητα κοινής χρήσης μιας σύνδεσης προς το αρχείο στο M-Files, χωρίς να αποστέλλεται το πραγματικό αντίγραφο του αρχείου, το οποίο εγγυάται ότι όλοι έχουν πρόσβαση σε μία, κοινή έκδοση. Αυτή η δυνατότητα παροχής συνδέσμου του αρχείου μπορεί να γίνει και με άτομα που δεν έχουν πρόσβαση στο M-Files. Τα ενσωματωμένα εργαλεία συνεργασίας, όπως ο σχολιασμός, μετατρέπουν την από κοινού σύνταξη ενός εγγράφου εύκολη και αποτελεσματική. Επίσης, η επεξεργασία των εγγράφων μπορεί να γίνει από  οποιαδήποτε συσκευή, ακόμα και από το κινητό.
 
Εντοπισμός πάντα της τρέχουσας, πιο πρόσφατης έκδοσης
Στην παραδοσιακή φύλαξη εγγράφων σε φακέλους ένα από τα προβλήματα που παρουσιάζονται είναι ο καθορισμός του πιο πρόσφατου και ανανεωμένου εγγράφου. Ένας από τους κύριους λόγους είναι ότι ο κάθε υπάλληλος το αποθηκεύει σε διαφορετικό φάκελο βάσει της ανάγκης του και οι αλλαγές που πιθανόν να κάνει σε αυτό να μην κοινοποιούνται στους υπόλοιπους. Με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων M-Files έχετε πάντα μία μόνο τρέχουσα έκδοση οποιουδήποτε εγγράφου. Όλοι εργάζονται με την ίδια έκδοση και το ιστορικό εκδόσεων αποθηκεύεται αυτόματα. Έτσι, μόλις βρείτε το έγγραφο που χρειάζεστε, ξέρετε πάντα ότι είναι η πιο πρόσφατη έκδοση.
 
Προστασία των εγγράφων και διασφάλιση της προσβασιμότητας σε αυτά
Κάθε εταιρεία πρέπει να βεβαιώνεται ότι πρόσβαση σε κάθε έγγραφο έχουν τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα και έχουν δικαίωμα να το διαχειρίζονται. Η διαχείριση δικαιωμάτων χρήστη και πρόσβασης σε μια παραδοσιακή δομή, που βασίζεται σε φακέλους, απαιτεί πόρους και μη αυτόματη εργασία, ιδιαίτερα όταν υπάρχουν αλλαγές στον οργανισμό. Τα δικαιώματα πρόσβασης στο M-Files είναι δυναμικά και βασίζονται σε μετα-δεδομένα. Τα δικαιώματα πρόσβασης θέτονται με διάφορα κριτήρια, όπως ο τύπος του εγγράφου, το έργο ή η υπόθεση με την οποία σχετίζεται ή η κατάσταση των ροών εργασίας. Όταν πραγματοποιούνται αλλαγές μέσα στον οργανισμό ή στις ομάδες εργασίας, τα δικαιώματα, επίσης, αλλάζουν αυτόματα. Με αυτό τον τρόπο διασφαλίζεται ότι τα έγγραφα είναι πάντα διαθέσιμα στα σωστά άτομα.
 
Αυτοματοποίηση ροών διαχείρισης εγγράφων
Η διαχείριση εγγράφων είναι ένας εταιρικός ενεργοποιητής διαδικασιών, επομένως είναι σημαντικό να αυτοματοποιηθεί όσο το δυνατό περισσότερο, επιτρέποντας στους εργαζόμενους να ασχοληθούν με άλλες πιο κερδοφόρες διαδικασίες. Το M-Files δίνει τη δυνατότητα καθορισμού αυτόματων ροών εργασίας, υποστηρίζοντας τις εσωτερικές εταιρικές διαδικασίες και ακολουθώντας ολόκληρο τον κύκλο ζωής διαχείρισης εγγράφων. Μέσω του συστήματος μπορεί να ολοκληρωθούν διαδικασίες έγκρισης, να δημιουργηθούν εντολές εργασίες ανατεθειμένες στα κατάλληλα άτομα, καθώς και να εξαχθούν αναφορές συνδεδεμένες με τις πληροφορίες που διαχειρίζονται.
 
Το μέλλον της διαχείρισης πληροφοριών προβλέπεται λαμπρό
Το μέλλον της διαχείρισης πληροφοριών εξελίσσεται με την ενσωμάτωση του Intelligent Metadata Layer. Η συγκεκριμένη εφαρμογή αλλάζει δραματικά το περιβάλλον των εταιρικών πληροφοριών από ένα περιβάλλον που είναι περίπλοκο, χαοτικό και στατικό, σε ένα περιβάλλον που είναι διαισθητικό, οργανωμένο και δυναμικό. Οι δυνατότητες που παρέχονται με αυτό το εργαλείο προσφέρει στους οργανισμούς την ευκαιρία να ξεκλειδώσουν την αξία των υφιστάμενων πληροφοριών και να μεγιστοποιήσουν τις επενδύσεις σε υπάρχοντα συστήματα, προωθώντας την καινοτόμα βελτιωμένη επιχειρηματική αποδοτικότητα. Η M-Files πρωτοστατεί σε αυτή την εξέλιξη και είναι έτοιμη να διερευνήσει τις ανάγκες της κάθε εταιρείας άμεσα. 
 
Για περισσότερες πληροφορίες επικοινωνήστε μαζί μας.
Iron Mountain Cyprus Ltd
info.cy@ironmountain.com
www.ironmountain.com.cy