Νομικά ζητήματα αναφορικά με ηλεκτρονικές υπηρεσίες Κτηματολογίου στην Κύπρο και στην Ευρώπη

Είναι γεγονός ότι εποχές μεγάλων κρίσεων όπως αυτή της πανδημίας είναι και εποχές μεγάλων ανακατατάξεων στο επιχειρηματικό γίγνεσθαι. Θα μπορούσε κανείς να απαριθμήσει σωρεία αρνητικών επιδράσεων, ωστόσο είναι επίσης αντιληπτό ότι η πανδημία ενέπνευσε ένα σημαντικό αριθμό θετικών αλλαγών στο δημόσιο και ιδιωτικό τομέα. Μια από αυτές τις θετικές επιδράσεις είναι και ο εκσυγχρονισμός χρονοβόρων και γραφειοκρατικών διαδικασιών και, πλέον, η διεκπεραίωσή τους διαδικτυακά.

Σημαντικά βήματα προς την καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών με ηλεκτρονικά μέσα έχουν γίνει από το Τμήμα Κτηματολογίου και Χωρομετρίας, το οποίο αποτελεί πυλώνα της δημόσιας διοίκησης και υπάγεται στο Υπουργείο Εσωτερικών​​. Συγκεκριμένα, όλοι οι πολίτες ανεξαιρέτως έχουν πλέον τη δυνατότητα μέσω της διαδικτυακής πύλης του Τμήματος και του συστήματος «Αριάδνη», να υποβάλλουν αιτήσεις, να έχουν πρόσβαση σε αρχεία και να λαμβάνουν πληροφορίες που αφορούν στην ακίνητη ιδιοκτησία. Ωστόσο, παρά τις αισθητές αλλαγές που επέφερε η εφαρμογή της διαδικτυακής πλατφόρμας, είναι γεγονός ότι υπάρχει περιθώριο για μεγαλύτερες αναβαθμίσεις, οι οποίες αφενός θα απλοποιήσουν τις διαδικασίες και αφετέρου θα διευκολύνουν τις συναλλαγές αναφορικά με τα ακίνητα.

Το σύστημα στην Κύπρο

Μέσω του συστήματος «Αριάδνη», κάθε πολίτης δύναται να λάβει (i) αντίγραφο του τίτλου ιδιοκτησίας του, (ii) αντίγραφο του κτηματικού σχεδίου, (iii) πιστοποιητικά έρευνας και (iv) δήλωση ακινήτου, η οποία παρέχεται για τη διόρθωση των διακριτικών αριθμών, των ιδιοκτητών των ακινήτων και άλλων επηρεαζόμενων προσώπων, που περιλαμβάνονται στο Σύστημα Πληροφοριών Γης.

Παράλληλα, μέσω της διαδικτυακής πύλης του Τμήματος δίνεται την ίδια ώρα η δυνατότητα να υποβληθούν αιτήσεις για (i) διόρθωση λάθους γενικής εκτίμησης​, (ii) ένσταση γενικής εκτίμησης ακίνητου​​​ (iii) ένσταση στην υιοθέτηση νέων σχεδίων, (iv) την οριοθέτηση ακίνητης ιδιοκτησίας​​​​ (v) εγγραφή στο σύστημα CYPOS, (vi) ​​​​τη διάθεση γεωγραφικών/ψηφιακών δεδομένων (όπως δεδομένα Κτηματικού σχεδίου, Συντεταγμένες και Περιγραφικές Κάρτες των Σημείων Ελέγχου, Πολεοδομικές Ζώνες, Ισοϋψείς Καμπύλες, Υδρογραφικά Δεδομένα) και (vii) σαρωμένους χάρτες, δηλαδή στατικών θεματικών χαρτών (οδικών, διοικητικών, τοπογραφικών), τόσο σε απλή μορφή εικόνας όσο και σε μορφή εικόνας με γεωαναφορά. Για διευκόλυνση της διαχείρισης των αιτήσεων υπάρχει σχετικό σύστημα παρακολούθησης καθώς και διαδικασία υποβολής ερωτημάτων.

Δυσκολίες που αντιμετωπίζει το σύστημα στην Κύπρο

Για τις περισσότερες από τις πιο πάνω υπηρεσίες, απαιτείται η δημιουργία και η ταυτοποίηση του προφίλ του αιτητή. Όμως, η ταυτοποίηση προϋποθέτει τη μετάβαση του αιτητή είτε στα Κέντρα Εξυπηρέτησης του Πολίτη (για φυσικά πρόσωπα) ή στα κεντρικά ταχυδρομεία της κάθε πόλης (για νομικά πρόσωπα). Η προϋπόθεση αυτή περιορίζει σε σημαντικό βαθμό κύπριους πολίτες που διαμένουν στο εξωτερικό καθώς τα εν λόγω κέντρα βρίσκονται στην κυπριακή επικράτεια.

Μια πρόσφατη βελτίωση είναι η επιλογή ταυτοποίησης μέσω e-banking.  Ωστόσο, η υπηρεσία αυτή είναι εφικτή δεδομένου ότι ο αιτητής κατέχει σχετικό διαδικτυακό λογαριασμό σε κυπριακό πιστωτικό ίδρυμα.  Οι διαδικτυακές υπηρεσίες όμως δεν επεκτείνονται στον τομέα των μεταβιβάσεων. Μέχρι σήμερα, οποιαδήποτε μεταβίβαση ακινήτου προϋποθέτει φυσική παρουσία και από τα δύο μέρη στο αρμόδιο επαρχιακό κτηματολογικό γραφείο. Η διαδικασία έχει βελτιωθεί εν μέρει καθώς διευθετούνται πλέον ηλεκτρονικά ραντεβού για τη διεκπεραίωση της μεταβίβασης με την αποστολή ηλεκτρονικού μηνύματος στους αρμόδιους επαρχιακούς λειτουργούς, το οποίο περιλαμβάνει σαρωμένα αντίγραφα των σχετικών εντύπων και εξουσιοδοτήσεων. Ωστόσο, κατά την ημερομηνία της μεταβίβασης εξακολουθεί να εφαρμόζεται η ίδια χρονοβόρα διαδικασία που υφίστατο προ πανδημίας και χρειάζεται να παρουσιαστούν εκ νέου και να καταχωριστούν όλα τα πρωτότυπα έντυπα τα οποία ελέγχονται επιτόπου από τους λειτουργούς.

Παρά το γεγονός ότι έχουν γίνει σημαντικά βήματα, το διαδικτυακό σύστημα του Τμήματος Κτηματολογίου και Χωρομετρίας υστερεί συγκριτικά με αντίστοιχα συστήματα άλλων ευρωπαϊκών χωρών.

Το παράδειγμα του Ηνωμένου Βασιλείου

Οι διαδικασίες του κτηματολογίου του Ηνωμένου Βασιλείου είναι πραγματικά αξιοσημείωτες λόγω της έμφασης που δίνεται στη διαφάνεια των αρχείων. Το σύστημα της Αγγλίας χαρακτηρίζεται ως ιδιαίτερα προοδευτικό καθώς αξιοποιεί πλήρως τα τεχνολογικά εργαλεία προς διευκόλυνση της διαδικασίας εγγραφής ακίνητων περιουσιών στο κτηματολόγιο. Εδώ και μερικά χρόνια, το κτηματολόγιο του Ηνωμένου Βασιλείου κατάργησε τη διατήρηση πρωτότυπων τίτλων ιδιοκτησίας και τα αντικατέστησε με την εξ ολοκλήρου ηλεκτρονική καταχώριση (πλην του πρώτου εγγράφου που καταχωρίστηκε στο κτηματολόγιο για κάθε ακίνητο).

Συγχρόνως, το κτηματολόγιο του Ηνωμένου Βασιλείου, θα προωθήσει καινούρια υπηρεσία ηλεκτρονικής καταχώρισης εγγράφων από το χειμώνα του 2022, μέσω της πύλης κτηματολογίου (HM Land Registry Portal). H νέα αυτή υπηρεσία, έχει ως πρωταρχικό της στόχο την επιτάχυνση της διαδικασίας υποβολής αιτήσεων στο κτηματολόγιο και την ενημέρωση των στοιχείων των υφιστάμενων τίτλων, μέσω της κατάργησης της διαδικασίας καταχώρισης PDFs ή σαρωμένων αντιγράφων. Ενδεικτικά, μερικά από τα καινούρια χαρακτηριστικά της νέας υπηρεσίας θα είναι (i) η επεξεργασία και ο υπολογισμός των χρεώσεων, (ii) ο αυτόματος έλεγχος των δεδομένων του κτηματολογίου για τη μείωση σφαλμάτων και (iii) η παροχή οδηγιών στην οθόνη των χρηστών κατά τη διαδικασία κατάρτισης της αίτησής τους.

Η εφαρμογή της αρχής της διαφάνειας αποτελεί άλλο ένα σημαντικό στόχο του νέου ηλεκτρονικού συστήματος. Το δικαίωμα επιθεώρησης της ακίνητης ιδιοκτησίας, θα παρέχεται όχι μόνο στους ιδιοκτήτες, αλλά και σε τρίτα πρόσωπα. Τα αποτελέσματα κάθε αναζήτησης, θα περιλαμβάνουν τη διεύθυνση της ακίνητης ιδιοκτησίας, πληροφορίες του εγγεγραμμένου ιδιοκτήτη και τα ακριβή σύνορα του ακινήτου, τα δικαιώματα και τις δουλείες, καθώς και πληροφόρηση για ενδεχόμενους κινδύνους πλημμυρών. Ταυτόχρονα, έχουν ληφθεί μέτρα για την καλύτερη εξυπηρέτηση του επιχειρηματικού κόσμου των εταιρειών, μέσω της πλατφόρμας «Business Gateway». Η εν λόγω πλατφόρμα παρέχει μεγαλύτερα επίπεδα αυτοματισμού και συγχρόνως, καταχώρισης μεγάλου αριθμού αιτήσεων. Η εγγραφή στο «e-Business services» είναι δωρεάν, και μια μόνο αίτηση μπορεί να καλύψει εξ ολοκλήρου μια επιχείρηση καθώς περιλαμβάνει όλα τα εσωτερικά τμήματα και υποκαταστήματά της.

Το σύστημα e-DRS («electronic Document Registration Service») υπήρξε σε μεγάλο βαθμό αρωγός των οργανισμών για τις συναλλαγές και μεταβιβάσεις που αφορούν ακίνητη ιδιοκτησία στο Ηνωμένο Βασίλειο τα τελευταία 10 χρόνια.  Συγκεκριμένα, η υπηρεσία αυτή παρέχει στις επιχειρήσεις, τη δυνατότητα ηλεκτρονικής καταχώρισης εγγράφων για ταχύτερη και ευκολότερη καταχώριση αιτήσεων. Η εν λόγω υπηρεσία, δίνει πρόσβαση σε πληροφορίες αναφορικά με τα εμπράγματα βάρη των ακινήτων. Αξίζει να σημειωθεί ότι μέσω της εν λόγω υπηρεσίας, οι  επιχειρήσεις μπορούν να καταχωρούν αιτήσεις που αφορούν μέχρι και 50 διαφορετικά ακίνητα περιλαμβανομένων αιτήσεων για τη μεταβίβαση ακίνητης ιδιοκτησίας, ενώ ταυτόχρονα κατορθώνει τη μείωση των ταχυδρομικών και άλλων εξόδων ως επίσης και τη μείωση των επιπτώσεων στο περιβάλλον.

Γερμανικό κτηματολόγιο

Το σύστημα κτηματολογίου και χωρομετρίας στη Γερμανία φαίνεται να προσομοιάζει περισσότερο αυτό της Κύπρου συγκριτικά με αυτό του Ηνωμένου Βασιλείου. Συγκεκριμένα, ενώ ο κάθε εγγεγραμμένος ιδιοκτήτης δύναται να αιτηθεί πρόσβαση σε δεδομένα για το ακίνητό του, τρίτα πρόσωπα που θέλουν να αποκτήσουν πρόσβαση στο περιεχόμενο των δεδομένων αυτών, πρέπει να αποδείξουν ότι έχουν κάποιο έννομο συμφέρον (είτε νομικό είτε οικονομικό) ή να λάβουν σχετική εξουσιοδότηση από τον ιδιοκτήτη.

Σε αντίθεση με το Ηνωμένο Βασίλειο, η Γερμανία εγκαθίδρυσε και καθιέρωσε τη χρήση ηλεκτρονικών εγγραφών στο κτηματολόγιό της, από το 2009. Όλες οι διαδικασίες αιτήσεων δύναται να διενεργηθούν ηλεκτρονικά, δεδομένου ότι εφαρμόζονται συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Οι εγγεγραμμένοι ιδιοκτήτες ακίνητων περιουσιών έχουν δικαίωμα, λαμβάνοντας την ηλεκτρονική απόδειξη καταχώρισης και τη σχετική ηλεκτρονική σφραγίδα («electronic time stamp»), να έχουν, ανά πάσα στιγμή, πρόσβαση σε όλες τις αιτήσεις και τους τίτλους ιδιοκτησίας.

Η διαφορετική προσέγγιση της Αυστρίας

Η Αυστρία ακολουθεί μια διαφορετική πρακτική εφόσον οι κτηματολογικές πληροφορίες καταχωρίζονται σε δύο μητρώα, το Cadastre («Kataster») και το Land Register («Grundbuch»). Το πρώτο μητρώο τηρείται από τα επαρχιακά κτηματολογικά γραφεία και τεκμηριώνει την τρέχουσα κατάσταση των ακινήτων όσον αφορά στα όρια, στη θέση, στο μέγεθος και στη χρήση τους. Το δεύτερο μητρώο τηρείται από τα επαρχιακά δικαστήρια και καταγράφει την ιδιοκτησία καθώς και τα δικαιώματα ή επιβαρύνσεις επί της ακίνητης περιουσίας. Η ηλεκτρονική κωδικοποίηση των κτηματολογικών αρχείων εφαρμόστηκε από το 1981 ενώ αξιοσημείωτο είναι το γεγονός ότι από το 2010, για να τεθούν σε ισχύ τα δικαιώματα των εγγεγραμμένων ιδιοκτητών στην ακίνητη περιουσία τους, θα πρέπει όλες οι αιτήσεις να υποβάλλονται ηλεκτρονικά με βάση τις προϋποθέσεις που θέτει ο νόμος. Η ηλεκτρονική πλατφόρμα του κτηματολογίου δίνει τη δυνατότητα στους ιδιοκτήτες να τροποποιήσουν, να μεταβιβάσουν ή και να ανακαλέσουν ένα ή και περισσότερα δικαιώματα ιδιοκτησίας, επί της ακίνητης περιουσίας τους. Με τον ίδιο τρόπο, για να τεθούν σε ισχύ οποιεσδήποτε αλλαγές θα πρέπει να συμπληρωθούν και να κατατεθούν οι απαραίτητες αιτήσεις ηλεκτρονικά, όπως προβλέπεται από το νόμο.

Παρόλο που τα κτηματολογικά αρχεία είναι ανοιχτά προς το κοινό, ομοίως με τη Γερμανία, χρειάζεται να αποδειχθεί έννομο συμφέρον για τη λήψη αρχείων πληροφοριών. Η Αυστρία εντείνει τις προσπάθειές της για την εφαρμογή του πλήρους ηλεκτρονικού συστήματος καταγραφής πληροφοριών, στοχεύοντας να προσθέσει τρισδιάστατα τεχνικά δεδομένα.

Εκσυγχρονισμός στην Ισπανία

Από το 2015 η Ισπανία έχει καταβάλει σημαντικές προσπάθειες ούτως ώστε να ρυθμιστούν οι σχέσεις κτηματολογίων και συμβολαιογράφων για τον καλύτερο συντονισμό τους. Έκτοτε έχει εφαρμοστεί συγκεκριμένο λογισμικό το οποίο συντέλεσε στην αναγνώριση κτηματολογικών μονάδων και χαρτογράφησε με ακρίβεια τη θέση και το μέγεθος των εγγεγραμμένων ακινήτων, με αποτέλεσμα να μειωθούν αισθητά οι διαφωνίες ως προς τα όρια του κάθε ακινήτου.

Οι διαδικασίες για τις συναλλαγές ακίνητης ιδιοκτησίας έχουν επίσης τροποποιηθεί και εκσυγχρονιστεί αρκετά. Μια από τις πιο σημαντικές αλλαγές, αποτελεί το CCDG, ένα έγγραφο περιγραφικής και γραφικής πιστοποίησης, το οποίο πρέπει να επισυνάπτεται σε όλες τις νομικές συναλλαγές, συμφωνίες ή ό,τι μπορεί να επιφέρει αλλαγές στο κτηματολογικό αρχείο. Το CCDG, επιβεβαιώνει τις φορολογικές, νομικές και οικονομικές πληροφορίες κάθε ακίνητης περιουσίας στο κτηματολόγιο.

Παρατηρήσεις

Είναι γεγονός, πως έγιναν σημαντικά διαβήματα για τον εκσυγχρονισμό του συστήματος κτηματολογίου και χωρομετρίας στην Κύπρο. Όπως διαπιστώνεται ανωτέρω όμως, υπάρχουν σημαντικά περιθώρια βελτίωσης σε σύγκριση με τις διαδικασίες που εφαρμόζονται σε άλλες Ευρωπαϊκές χώρες και στο Ηνωμένο Βασίλειο. Το Κυπριακό Κτηματολόγιο, οφείλει να προσαρμόζεται στις ανάγκες της εποχής. Η μείωση γραφειοκρατίας, οι ηλεκτρονικές καταχωρίσεις, η επιτάχυνση και αποτελεσματικότητα των διαδικασιών, θα πρέπει να λειτουργούν ως οι άξονες κατεύθυνσης για τη δημιουργία ενός μακροπρόθεσμου πλάνου εκσυγχρονισμού.

* Άντρεα Νιούτον, Partner, Harris Kyriakides

Η Άντρεα Νιούτον είναι Συνέταιρος του τμήματος Commercial, Real Estate and Employment Αdvisory της Harris Kyriakides. Ειδικεύεται σε αγοραπωλησίες και μισθώσεις ακινήτων, εξαγορές μετοχών εταιρειών ειδικού σκοπού, στη δημιουργία κοινοπραξιών και άλλων εταιρικών δομών, ενδοεταιρικές περιουσιακές διάφορες, την κατάρτιση και διαπραγμάτευση συμβάσεων εργοδότησης καθώς και εμπορικών συμφωνιών όπως διεθνείς συμφωνίες άδειας χρήσης, παροχής υπηρεσιών και franchise μεταξύ άλλων. Η Αντρέα παρέχει συμβουλές σε μεγάλα έργα ανάπτυξης και ιδιαίτερα στον τομέα του τουρισμού, εστίασης και εμπορικών κέντρων. Διαθέτει επίσης σημαντική εμπειρία στους τομείς της ενέργειας και της ναυτιλίας καθώς έχει εργαστεί σε διεθνή εταιρεία πετρελαίου και φυσικού αερίου.

*Τώνης Κυριακίδης, Trainee Associate, Harris Kyriakides

O Τώνης Κυριακίδης είναι Trainee Associate των τμημάτων Commercial, Real Estate and Employment Αdvisory και Commercial, Employment and Real Estate Litigation της Harris Kyriakides.

*Δήμητρα Καβαλλάρη, Trainee Associate, Harris Kyriakides

Η Δήμητρα Καβαλλάρη είναι Trainee Associate του τμήματος Commercial, Real Estate and Employment Αdvisory της Harris Kyriakides.