Iron Mountain: Πρότυπο Κέντρο Ψηφιοποίησης και Διαχείρισης Πληροφοριών

Tο κλειδί επίτευξης της προσπάθειας ψηφιακού μετασχηματισμού των οργανισμών και μείωσης του όγκου φυσικών εγγράφων που διαχειρίζονται είναι αναντίλεκτα η ψηφιοποίηση/σάρωση εγγράφων.

Η σημασία της σάρωσης και οι δυνατότητες που παρέχονται από το αποτέλεσμά της είναι πολύ μεγάλες. Η διεκπεραίωση της διαδικασίας, όσο απλή κι αν φαντάζει ή παρουσιάζεται, απαιτεί τον συνδυασμό τεχνογνωσίας, εξειδίκευσης, κατάλληλου εξοπλισμού και εγκαταστάσεων. Η ύπαρξη αυτών των συστατικών βοηθάει στη διασφάλιση της ποιότητας κατά τη διαδικασία, την αποδοτικότητα κατά την υλοποίηση της ψηφιοποίησης, την τήρηση και την εφαρμογή προτύπων και ρυθμίσεων που διέπουν την ασφάλεια των πληροφοριών και την ορθότητα του τελικού αποτελέσματος που θα παραδοθεί στον οργανισμό για τη διεκπεραίωση των επιχειρησιακών του αναγκών.

Η Iron Mountain Cyprus, ως η ηγέτιδα εταιρεία στον τομέα Διαχείρισης Αρχείου και Πληροφοριών, έχει δημιουργήσει ένα Πρότυπο Κέντρο Ψηφιοποίησης, το οποίο λειτουργεί με μεγάλη επιτυχία την τελευταία δεκαετία, υλοποιώντας μεγάλα έργα του δημόσιου και του  ιδιωτικού τομέα, έχοντας ψηφιοποιήσει πέραν των 500 εκατομμυρίων εικόνων μέχρι σήμερα.
 
Κέντρο Ψηφιοποίησης

Στο Κέντρο Ψηφιοποίησης διεκπεραιώνονται οι πιο κάτω διαδικασίες, οι οποίες περιλαμβάνονται στις Υπηρεσίες Ψηφιακών Λύσεων που παρέχονται από την Iron Mountain.
• Κατηγοριοποίηση και Προετοιμασία Εγγράφων
• Σάρωση εγγράφων
• Δεικτοδότηση (indexing) φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου
• Εξαγωγή και διαχείριση δεδομένων (Data extraction and Data Processing)
• Ποιοτικός έλεγχος όλων των εργασιών.
Το Κέντρο στελεχώνεται με έμπειρο και καταρτισμένο προσωπικό στον σχεδιασμό και την υλοποίηση έργων ψηφιοποίησης, που αφορούν είτε σάρωση και επεξεργασία Ιστορικού Αρχείου είτε Νεοπαραγόμενου Αρχείου που η ψηφιοποίησή του δύναται να εκτελείται σε καθημερινή βάση. Το προσωπικό στο Κέντρο Ψηφιοποίησης είναι διαχωρισμένο σε ομάδες έργου με διαφορετικά καθήκοντα, κάτι που δίνει την ευελιξία και τη δυνατότητα υλοποίησης πολλαπλών έργων την ίδια στιγμή, δημιουργώντας ένα αποδοτικό μοντέλο παροχής υπηρεσιών προς όλους τους πελάτες.
Σημαντικός παράγοντας στη λειτουργία του Κέντρου Ψηφιοποίησης είναι η ασφάλεια των εγγράφων και των δεδομένων κατά την εκτέλεση όλων των διεργασιών στον συγκεκριμένο χώρο.

Διεθνή πρότυπα ασφάλειας
Τα υψηλά πρότυπα ασφάλειας, τα οποία υιοθετεί και εφαρμόζει η Iron Mountain σε όλες τις εγκαταστάσεις της ανά το παγκόσμιο, έχουν ενσωματωθεί και κατά τον σχεδιασμό του Κέντρου Ψηφιοποίησης στην Κύπρο. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο έχουν αναβαθμιστεί όλα τα φυσικά συστήματα ασφάλειας (συστήματα ελέγχου πρόσβασης, αντικλεπτικό σύστημα, σύστημα πυρανίχνευσης, σύστημα πυρόσβεσης, κ.ά.), εξασφαλίζοντας στο απόλυτο τη φυσική προστασία των πληροφοριών.

Οι πιο πάνω ενέργειες γίνονται πάντα με πλήρη συμμόρφωση στα διεθνή πρότυπα ασφάλειας και ποιότητας ISO, τα οποία η Iron Mountain εφαρμόζει παγκόσμια.

H Iron Mountain Cyprus είναι από τις πρώτες εταιρείες στην Κύπρο που έχουν εφαρμόσει το πρότυπο ISO 27001, που αφορά στην ασφάλεια των πληροφοριών, και το οποίο διατηρεί μέχρι σήμερα. Επιπλέον, είναι πιστοποιημένη με το πρότυπο ασφαλείας δεδομένων PCI DSS, που καλύπτει τη διαχείριση και την επεξεργασία πληροφοριών που αφορούν στον τομέα των καρτών πληρωμής. Ακόμη, εφαρμόζει και τηρεί το ISO 9001 που αναφέρεται στην ποιότητα των διαδικασιών της, το ISO 14001 που αφορά στην εφαρμογή πολιτικών για τη διαχείριση του Περιβάλλοντος, καθώς και το ISO 45001 που σχετίζεται με την Ασφάλεια και την Υγεία στον χώρο εργασίας.  
 
Συνεχής αναβάθμιση

Πέραν, λοιπόν, της τεχνογνωσίας του προσωπικού, της υψηλής ποιότητας των εγκαταστάσεων, αλλά και της ασφάλειας που προσδίδει η τήρηση διεθνών προτύπων, σημαντικό στοιχείο στη δημιουργία ενός επιτυχημένου Κέντρου Ψηφιοποίησης αποτελεί ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται

Η Iron Mountain Cyprus συνεχώς αναβαθμίζει τον εξοπλισμό ψηφιοποίησης, εξασφαλίζοντας τη δυνατότητα σάρωσης έργων ανεξαρτήτου ποσότητας και πολυπλοκότητας. Το Κέντρο σήμερα έχει τη δυνατότητα ψηφιοποίησης πέραν των 5 εκατομμυρίων εικόνων μηνιαίως, καλύπτοντας τις ανάγκες της αγοράς στο έπακρο.  Ένα βασικό πλεονέκτημα του Κέντρου Ψηφιοποίησης της Iron Mountain Cyprus είναι η δυνατότητα που παρέχει στους πελάτες, με την ολοκλήρωση της ψηφιοποίησης,  για τη μετέπειτα διαχείριση του φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου, βάσει των άλλων προσφερόμενων λύσεων της εταιρείας.   

 

Οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν τη φύλαξη του φυσικού αρχείου στο αρχειοφυλάκιο της Iron Mountain ή να προχωρήσουν άμεσα στην καταστροφή του, με τη χρήση της επιτόπιας εμπιστευτικής καταστροφής εγγράφων. Παράλληλα, το ηλεκτρονικό αρχείο δύναται να ενσωματωθεί με ασφαλή τρόπο στα διάφορα συστήματα που εφαρμόζουν οι εταιρείες ή να εισαχθεί στο Enterprise Content Management System, που η Iron Mountain προσφέρει, μέσω του οποίου οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες του πελάτη θα έχουν πρόσβαση σε αυτό.
Η εξαγωγή δεδομένων και η ενσωμάτωσή τους σε ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας ηλεκτρονικών ροών εργασίας και επεξεργασίας των δεδομένων, αναλύοντάς τα μέσω της ευφυούς πλατφόρμας που διαθέτει, προσδίδοντας πολλαπλά οφέλη στην κάθε εταιρεία και βοηθώντας την προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό της.
 
Η Iron Mountain Cyprus, ως η ηγέτιδα εταιρεία στον τομέα Διαχείρισης Αρχείου και Πληροφοριών, δημιούργησε ένα Πρότυπο Κέντρο Ψηφιοποίησης, το οποίο έχει ψηφιοποιήσει πέραν των 500 εκατ. εικόνων μέχρι σήμερα
 
Οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν τη φύλαξη του φυσικού αρχείου στο αρχειοφυλάκιο της Iron Mountain ή να προχωρήσουν στην καταστροφή του, με τη χρήση της επιτόπιας εμπιστευτικής καταστροφής εγγράφων
 
contact details
Iron Mountain Cyprus Ltd
info.cy@ironmountain.com
www.ironmountain.com.cy