Στον επιχειρηματικό κόσμο, καθοριστικός παράγοντας της συνεχούς προσπάθειας για απόκτηση του ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος και αύξηση του μεριδίου αγοράς είναι η ποιοτική αναβάθμιση και η βελτίωση των εσωτερικών διαδικασιών. Η αφοσίωση στις βασικές δραστηριότητες ενός οργανισμού, μέσω της εξωτερικής ανάθεσης (outsourcing), αποτελεί σημαντικό και διαδεδομένο τρόπο εξασφάλισης ελέγχου, διεκπεραίωσης αλλά και βελτιστοποίησης υπηρεσιών και δραστηριοτήτων που δημιουργούν το value chain ενός οργανισμού. Μέσω της εξωτερικής ανάθεσης αναφέρεται στον καθορισμό των λειτουργιών μίας επιχείρησης, που δημιουργούν αξία σ’ αυτήν, όταν συνεργάζεται με τον κατάλληλο εξειδικευμένο εξωτερικό προμηθευτή. Μάλιστα, σημαντικό ρόλο στην αύξηση της παραγωγικότητας έχει παίξει διεθνώς η ανάθεση της διαχείρισης της πληροφορίας σε εξειδικευμένες εταιρείες, όπως η Iron Mountain. Πρόκειται για ενέργειες που προσφέρουν εντυπωσιακά οφέλη, όπως ο περιορισμός του λειτουργικού κόστους και η ταχύτερη πρόσβαση στην πληροφορία.
Η μεγάλη πρόκληση
Κύρια πρόκληση παραμένει ωστόσο η σωστή διαχείριση της πληροφορίας και η μετάβαση σε ένα less-paper εργασιακό περιβάλλον. Η ψηφιοποίηση, η ασφαλής αποθήκευση και καταστροφή ευαίσθητων πληροφοριών αλλά και η διαθεσιμότητά τους για άμεση πρόσβαση είναι μια περίπλοκη διαδικασία. Προκειμένου να σχεδιαστεί και να υλοποιηθεί με τον ορθό τρόπο απαιτούνται σημαντικοί πόροι, ενώ οι δυσκολίες αυξάνονται ολοένα και περισσότερο, αφού οι νομικές και άλλες απαιτήσεις γίνονται όλο και πιο αυστηρές. Κι αυτό γιατί η λανθασμένη διαχείριση των πληροφοριών μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες.
Η ώρα της ψηφιοποίησης
Προκειμένου να επιτευχθούν μεγαλύτερα οφέλη από τη διαχείριση εγγράφων, απαιτείται η ψηφιοποίηση ενός τμήματος ή του συνόλου του ιστορικού αρχείου μιας επιχείρησης, γιατί εκεί μέσα βρίσκεται και παραμένει ανεκμετάλλευτη σημαντική εταιρική πληροφορία. Παρόλα αυτά, η ψηφιοποίηση είναι συνήθως μια περίπλοκη και αρκετά δαπανηρή διαδικασία, εάν πραγματοποιηθεί με τη χρήση εσωτερικών πόρων εντός της επιχείρησης. Χρειάζεται εμπειρία, μεγάλο οικονομικό κεφάλαιο, εξοπλισμός, εξειδικευμένο προσωπικό και χρόνος. Επομένως, η επιλογή του ιδανικού εταίρου είναι υψίστης σημασίας και πρέπει να αξιολογεί κριτήρια όπως η εκτεταμένη εμπειρία και η τεχνογνωσία, η προηγμένη τεχνολογική υποδομή, η ποιότητα υπηρεσιών, ο χρόνος παράδοσης του έργου η ακριβής ανταπόκριση. Η Iron Mountain, παγκόσμιος ηγέτης στον τομέα της διαχείρισης πληροφοριών, με παρουσία σε 50 χώρες, με τεχνογνωσία και έμπειρους επαγγελματίες στον σχεδιασμό της στρατηγικής για μετάβαση στην ψηφιακή εποχή, παρέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία και πόρους για να μπορεί να την πραγματοποιήσει με επιτυχία.
Η μεγάλη πρόκληση
Κύρια πρόκληση παραμένει ωστόσο η σωστή διαχείριση της πληροφορίας και η μετάβαση σε ένα less-paper εργασιακό περιβάλλον. Η ψηφιοποίηση, η ασφαλής αποθήκευση και καταστροφή ευαίσθητων πληροφοριών αλλά και η διαθεσιμότητά τους για άμεση πρόσβαση είναι μια περίπλοκη διαδικασία. Προκειμένου να σχεδιαστεί και να υλοποιηθεί με τον ορθό τρόπο απαιτούνται σημαντικοί πόροι, ενώ οι δυσκολίες αυξάνονται ολοένα και περισσότερο, αφού οι νομικές και άλλες απαιτήσεις γίνονται όλο και πιο αυστηρές. Κι αυτό γιατί η λανθασμένη διαχείριση των πληροφοριών μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες.
Η ώρα της ψηφιοποίησης
Προκειμένου να επιτευχθούν μεγαλύτερα οφέλη από τη διαχείριση εγγράφων, απαιτείται η ψηφιοποίηση ενός τμήματος ή του συνόλου του ιστορικού αρχείου μιας επιχείρησης, γιατί εκεί μέσα βρίσκεται και παραμένει ανεκμετάλλευτη σημαντική εταιρική πληροφορία. Παρόλα αυτά, η ψηφιοποίηση είναι συνήθως μια περίπλοκη και αρκετά δαπανηρή διαδικασία, εάν πραγματοποιηθεί με τη χρήση εσωτερικών πόρων εντός της επιχείρησης. Χρειάζεται εμπειρία, μεγάλο οικονομικό κεφάλαιο, εξοπλισμός, εξειδικευμένο προσωπικό και χρόνος. Επομένως, η επιλογή του ιδανικού εταίρου είναι υψίστης σημασίας και πρέπει να αξιολογεί κριτήρια όπως η εκτεταμένη εμπειρία και η τεχνογνωσία, η προηγμένη τεχνολογική υποδομή, η ποιότητα υπηρεσιών, ο χρόνος παράδοσης του έργου η ακριβής ανταπόκριση. Η Iron Mountain, παγκόσμιος ηγέτης στον τομέα της διαχείρισης πληροφοριών, με παρουσία σε 50 χώρες, με τεχνογνωσία και έμπειρους επαγγελματίες στον σχεδιασμό της στρατηγικής για μετάβαση στην ψηφιακή εποχή, παρέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία και πόρους για να μπορεί να την πραγματοποιήσει με επιτυχία.
Συνεχής εξέλιξη
Φιλοσοφία μας είναι η συνεχής εξέλιξη και πρωτοπορία, με στόχο να είμαστε πάντα ένα βήμα πιο μπροστά στις μελλοντικές αλλαγές.
Βασισμένο λοιπόν στη φιλοσοφία μας, το λειτουργικό μοντέλο της Iron Mountain έχει ως βασικά συστατικά επιτυχίας το ανθρώπινο δυναμικό, τη προηγμένη τεχνολογία και τις διαδικασίες μας. Η ανάπτυξη των βασικών αυτών στοιχείων μας επιτρέπει να λειτουργούμε δυναμικά, να εξομαλύνουμε τις ροές εργασίας και να αυξάνουμε την ορατότητα των διαδικασιών, για να ανταποκρινόμαστε στις προσδοκίες των πελατών μας και να βελτιώνουμε την εμπειρία που λαμβάνουν.
Αξιόπιστη μεθοδολογία
Με γνώμονα την επιτακτική πλέον ανάγκη για ψηφιακή μετάβαση, οι οργανισμοί πρέπει να συνδυάσουν το περιεχόμενο από διάφορες πηγές για να παραδώσουν εγκαίρως αξιόπιστες και ακριβείς πληροφορίες όσον αφορά τις διαδικασίες της επιχείρησής τους, με απώτερο σκοπό να επιτευχθούν οι στόχοι τους και να συμμορφωθούν με κανονισμούς και πρότυπα. Η διαχείριση επιχειρηματικών πληροφοριών (ΔΕΠ) είναι μια στρατηγική που συνδυάζει διάφορα εργαλεία και υπηρεσίες, οι οποίες έχουν ως σκοπό τη διαχείριση αυτών των προκλήσεων.
Η μεθοδολογία περιλαμβάνει την ψηφιοποίηση και την καταγραφή δεδομένων, τη διαχείριση, προστασία και παράδοσή τους μέσω οργανωμένων φυσικών ή και ψηφιακών συστημάτων. Αυτού του είδους συστήματα συμπεριλαμβάνουν τη διαχείριση της ψηφιακής πληροφορίας, την ασφαλή φύλαξη του φυσικού εγγράφου, τις ροές εργασίας και τη διαχείριση της κανονιστικής συμμόρφωσης. Βοηθούν επίσης τους οργανισμούς διαφόρων ειδικοτήτων και μεγεθών να είναι πιο οργανωμένοι όσον αφορά τις δομημένες και μη δομημένες πληροφορίες, όπως και τους ψηφιακούς και φυσικούς αποθηκευτικούς χώρους, σε μια προσπάθεια καλύτερης διαχείρισης του συνεχώς αυξανόμενου όγκου πληροφορίας.
Τα κίνητρα για ανάθεση
Η εξωτερική ανάθεση (outsourcing) και η οικοδόμηση ισχυρών συνεργασιών, ως μέρος μιας στρατηγικής διαχείρισης της επιχειρηματικής πληροφορίας, είναι καθοριστικής σημασίας για να μπορέσουν οι οργανισμοί να επωφεληθούν από την τεχνογνωσία και την εξειδίκευση του τομέα καθώς και τις οικονομίες κλίμακας. Τα κίνητρο για μια τέτοια απόφαση είναι η ευκαιρία για εξοικονόμηση χρόνου, η μείωση τους κόστους και η βελτίωση των διαδικασιών, που θα οδηγήσουν σε ένα γραφείο με λιγότερα έγγραφα, αυτοματοποιώντας τις επιχειρηματικές εσωτερικές του διαδικασίες. Η επιτυχής εφαρμογή ενός ΔΕΠ βελτιώνει την αποτελεσματικότητα των λειτουργιών, την άμεση και επιτυχή προσβασιμότητα στην πληροφορία καθώς και την ικανοποίηση των απαιτήσεων ποιότητας και συμμόρφωσης.
Η απρόσκοπτη διαχείριση αρχείων και πληροφοριών επιτρέπει την αυτοματοποίηση των προγραμμάτων διατήρησης και καταστροφής, αφαιρώντας τις πιθανότητες ανθρώπινου σφάλματος. Αυτή η λειτουργία συμβάλλει στην περαιτέρω μείωση του κινδύνου και στην εξασφάλιση της συμμόρφωσης τόσο για φυσικά όσο και ηλεκτρονικά αρχεία.
Στόχος η ασφάλεια
Η ολοκληρωμένη διαχείριση των πληροφοριών υποβοηθά στη βελτίωση της ασφάλειας και στη συμμόρφωση βάσει προτύπων και κανονισμών. Αναμενόμενοι κίνδυνοι τυχόν αποτυχίας της διακυβέρνησης της πληροφόρησης είναι ποινές μη συμμόρφωσης, πρόστιμα και αδυναμία ανταπόκρισης σε διάφορα αιτήματα, λόγω ελλείψεων, ανακριβειών ή ανεπάρκειας πληροφοριών. Για τους οργανισμούς που έχουν εφαρμόσει μια δομημένη προσέγγιση και μεθοδολογία για τη ΔΕΠ, ο μετριασμός και ο έλεγχος της εταιρικής διακινδύνευσης απλοποιείται σε μεγάλο βαθμό, μέσω διαφόρων εφαρμογών σε κάθε οργανισμό, που μπορούν να εκτελεστούν τόσο από το προσωπικό του οργανισμού όσο και από επιλεγμένους εξωτερικούς συνεργάτες.
Αποδοτικοί έλεγχοι
Τα συστήματα ΔΕΠ μπορούν να βοηθήσουν στον εξορθολογισμό των ελέγχων με την ικανότητα γρήγορης και αποδοτικής εύρεσης αποδεικτικών στοιχείων που εξακριβώνουν εάν τα σωστά άτομα εκτελούν τις προγραμματισμένες ενέργειες την κατάλληλη στιγμή σε όλο το φάσμα των λειτουργικών ομάδων και τμημάτων ενός οργανισμού τόσο για φυσικό όσο και για ηλεκτρονικό αρχείο ή ακόμη και για στοιχεία που βρίσκονται σε βάσεις δεδομένων.
Τα εργαλεία που συνθέτουν τα ΔΕΠ μπορούν επίσης να παρέχουν μια σαφή εικόνα στους ελεγκτές της ποιότητας και της συμμόρφωσης των συναφών δραστηριοτήτων εντός του οργανισμού, ανεξαρτήτως μεγέθους και τομέα. Ένα ολοκληρωμένο σύστημα ΔΕΠ ενσωματώνει πολυεπίπεδα μέτρα πρόσβασης, τα οποία απλοποιούν δραματικά τις τυπικές απαιτήσεις ελέγχου για την ασφάλεια, την ιχνηλασιμότητα (audit trails) και την παραγωγή εγγράφων.
Μια στρατηγική ευρετηρίασης εξασφαλίζει ότι η εύρεση των εγγράφων αποτελεί απλή διαδικασία, βασίζεται στα πεδία δεικτοδότησης (πεδία μεταδιδόμενων ή λέξεις κλειδιά) που σχετίζονται με ένα έγγραφο, ελαχιστοποιώντας έτσι την πιθανότητα λανθασμένης αρχειοθέτησης και απώλειας δεδομένων.
Σωστή διαχείριση
Η εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών στη διαχείριση της πληροφορίας μέσω των σωστών εργαλείων επιτρέπει στους οργανισμούς να διαχειριστούν με επιτυχία τον κίνδυνο της πρόωρης διαγραφής των αρχείων, την τήρηση αρχείων πέρα από τις υποχρεωτικές περιόδους διατήρησής τους και τη διατήρηση των πληροφοριών για αόριστο χρόνο, οδηγώντας σε επαναλαμβανόμενες επενδύσεις σε δαπανηρή αποθήκευση ή έκθεση σε κανονιστική μη συμμόρφωση π.χ. GDPR, ISO27Κ και άλλα.
Οι περισσότεροι οργανισμοί αντιμετωπίζουν δυσκολίες όσο αφορά την διασύνδεση της φυσικής, με τη ψηφιακή πληροφορία. Η διαχείριση των φυσικών έγγραφων εξακολουθεί να παίζει σημαντικό ρόλο στη διαχείριση επιχειρηματικών πληροφοριών τόσο στην Κύπρο όσο και διεθνώς. Η επιτυχημένη σύνδεση της ψηφιακής και φυσικής πληροφορίας μέσω αυτής της προσέγγισης είναι πολύ σημαντική τόσο για τις λειτουργίες ενός οργανισμού όσο και για τη μείωση του εταιρικού ρίσκου.
Μείωση κινδύνων
Όσο οι εταιρείες προσπαθούν να οργανώσουν το χάος που έχει δημιουργηθεί εξαιτίας του τεράστιου όγκου πληροφορίας που παράγουν καθημερινά, τα λογισμικά διαχείρισης επιχειρηματικού περιεχομένου (ECM) έχουν εξελιχθεί ως τα πιο ταχέως αναπτυσσόμενα πεδία στον τομέα πληροφορικής και διαχείρισης της πληροφορίας. Η διαχείριση και η μείωση του κινδύνου ενισχύεται μέσω των ροών εργασίας και των διαδικασιών του λογισμικού Διαχείρισης Επιχειρηματικού Περιεχομένου. Αυτό επιτυγχάνεται με τον άμεσο έλεγχο των ενεργειών και των αντίστοιχων ειδοποιήσεων που λαμβάνουν οι χρήστες βάσει του εταιρικού ρίσκου του κάθε οργανισμού. Με αυτό τον τρόπο η επίτευξη μιας προνοητικής προσέγγισης του κινδύνου είναι εφικτή χωρίς να απαιτείται εκτεταμένος καταμερισμός πόρων ή εξόρυξη δεδομένων.
Βελτίωση εμπειρίας
Η εξυπηρέτηση των πελατών ξεκινά με την άμεση και γρήγορη ανταπόκριση στα αιτήματά τους και επιτυγχάνεται μόνο μέσω ενός δομημένου συστήματος διαχείρισης πληροφορίας, ειδικά για οργανισμούς που η λειτουργία τους βασίζεται στη συχνή ανάκτηση δεδομένων και πληροφοριών.
Η διασύνδεση ψηφιακού και φυσικού αρχείου δίνει περισσότερες επιλογές τόσο σε πελάτες και συνεργάτες όσο και στο προσωπικό. Επιπλέον, τα δεδομένα ικανοποίησης πελατών, τα παράπονα, διάφορα περιστατικά και παρόμοια είδη εκθέσεων μπορούν να συλλεχθούν, να ψηφιοποιηθούν και να καταγραφεί το περιεχόμενό τους, έτσι ώστε να μπορεί να είναι διαχειρίσιμο. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνεται αποτελεσματική διαχείριση του κινδύνου βάσει πραγματικών δεδομένων και μιας πιο ολοκληρωμένης εικόνας.
Σωστοί συνεργάτες
Μια ολοκληρωμένη στρατηγική διαχείρισης κινδύνων, με τη χρήση των σωστών εργαλείων αλλά και των κατάλληλων συνεργατών, επιτρέπει την υιοθέτηση μιας προορατικής προσέγγισης στην επιχειρηματική συνέχεια και την εταιρική διακυβέρνηση.
Αντί να τεθούν λοιπόν οι πολιτικές σε ισχύ μετά από ένα καταστροφικό γεγονός, όπως ένας ανεπιτυχής έλεγχος ή απώλεια εμπιστοσύνης των καταναλωτών, είναι πολύ καλύτερο ο οργανισμός να αφομοιώσει λύσεις, πρακτικές και εργαλεία που εξασφαλίζουν μια προσέγγιση βασισμένη στη μείωση του κίνδυνου, τη συμμόρφωση σε νομοθεσία και κανονισμούς και την ικανοποίηση του πελάτη. Οι σωστοί συνεργάτες και οι κατάλληλες πρακτικές βοηθούν τους οργανισμούς να ευδοκιμήσουν και να αντιμετωπίσουν όλες τις προβλέψιμες πλέον αντιξοότητες και προκλήσεις που σχετίζονται με τη διαχείριση πληροφοριών σε μια ολοκληρωμένη στρατηγική διαχείρισης κινδύνων και μετριασμού. Με αυτή τη στρατηγική η κάθε επιχείρηση βελτιώνει τις επιχειρηματικές επιδόσεις της καθώς και την εμπειρία που προσφέρει στους πελάτες της.
H Iron Mountain
Η Iron Mountain Incoporated (NYSE:IRM) αποτελεί μια παγκόσμια επιχείρηση εξειδικευμένη στην αποθήκευση, προστασία και διαχείριση πληροφοριών και περιουσιακών στοιχείων. Κατέχει ηγετική θέση στον κλάδο υπηρεσιών αποθήκευσης και διαχείρισης πληροφοριών, εξυπηρετώντας 230,000 πελάτες σε περισσότερες από 50 χώρες και στις πέντε ηπείρους. Είναι εισηγμένη στο χρηματιστήριο της Νέας Υόρκης υπό την ονομασία IRM, αποτελεί μια εταιρεία του δείκτη του χρηματιστηρίου S&P 500 και μέλος της Fortune 1000. Οργανισμοί σε κάθε μεγάλο κλάδο και όλων των μεγεθών, συμπεριλαμβανομένου του 95% και άνω της Fortune 1000, στηρίζονται στην Iron Mountain ως εταίρο διαχείρισης των πληροφοριών τους. Στην Κύπρο, η Iron Mountain βρίσκεται από τον Ιούλιο του 2017, έπειτα από την 100% εξαγορά της Fileminders.
Με ετήσια έσοδα πέραν των $5 δισεκατομμυρίων και με την πιο ευρεία πλατφόρμα παροχής υπηρεσιών που εξυπηρετεί τις περισσότερες αγορές παγκοσμίως, η Iron Mountain είναι ο πιο αξιόπιστος εταίρος παροχής υπηρεσιών αποθήκευσης και διαχείρισης πληροφοριών. Οργανισμοί σε ολόκληρο τον κόσμο μας εμπιστεύονται προκειμένου να αποθηκεύουμε και να προστατεύουμε πληροφορίες και περιουσιακά στοιχεία. Από κρίσιμες επιχειρηματικές πληροφορίες μέχρι γεωλογικά δείγματα, έργα τέχνης και πρωτότυπες ηχογραφήσεις γνωστών καλλιτεχνών, οι πελάτες μας μπορούν να βασιστούν σε εμάς για να προστατεύσουμε οτιδήποτε θεωρούν πολύτιμο και να τους βοηθήσουμε να ξεκλειδώσουν τη δυναμική του.
ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ
Διεύθυνση: Κρατητηρίων 9, Κοκκινοτριμιθιά, 2660 Λευκωσία
Tηλέφωνο: 77778666
