3 + 1 τρόποι για να διασφαλίσετε την καινοτομία κατά την εξ αποστάσεως εργασία

Η εξ αποστάσεως εργασία, ως απόρροια της πανδημίας και λύση ανάγκης, όχι μόνο δεν εγκαταλείπεται με τη σταδιακή επάνοδο στην κανονικότητα, αλλά φαίνεται να υιοθετείται από τον επιχειρηματικό κόσμο. Πλέον η επιδίωξη είναι η επένδυση στον τομέα του ψηφιακού μετασχηματισμού και η όσο το δυνατόν καλύτερη οργάνωση μέσω στοχευμένων αλλαγών και των σωστών εργαλείων που παρέχει η τεχνολογία και θα καταστήσουν την τηλεργασία τρόπο ζωής και πρώτη επιλογή.

Τι γίνεται όμως με τις εταιρείες τεχνολογίας, οι οποίες πρέπει να διατηρήσουν τη δυναμική τους όσον αφορά στην καινοτομία; Η SEPAGA, ένα ίδρυμα ηλεκτρονικού χρήματος (Electronic Money Institution-ΕΜΙ) που δραστηριοποιείται στην Κύπρο, μας παρουσιάζει  συμβουλές έτσι ώστε να διασφαλιστεί η καινοτομία – ιδιαίτερα για εταιρείες που η φύση των εργασιών τους στηρίζονται σε αυτή - κατά τη διάρκεια της εξ αποστάσεως εργασίας.

1. Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να εκμεταλλευθούν την ευελιξία που παρέχει η εξ’ αποστάσεως εργασία

Είναι σημαντικό να ειπωθεί πως ένας απ’ τους λόγους που η εξ’ αποστάσεως εργασία είναι πλέον τόσο δημοφιλής είναι επειδή δεν περιορίζει τους εργαζομένους σε ένα γραφείο με τα ίδια πρόσωπα και το ίδιο ωράριο καθημερινά, δηλαδή σε μια ρουτίνα η οποία στο τέλος τους καθιστά λιγότερο παραγωγικούς και δίχως έμπνευση. Αντ’ αυτού η εξ’ αποστάσεως εργασία προσφέρει ελευθερία στην επιλογή του εργασιακού χρόνου και του χώρου. Είναι ενδεικτικό ότι το 69% των millennials παγκοσμίως λένε ότι είναι πιο ευτυχισμένοι όταν έχουν ευελιξία στο πώς και πού εργάζονται και συνεπώς είναι και πιο δημιουργικοί.

Γι’ αυτό ενθαρρύνετε τους εργαζομένους:

• Να επιλέξουν τα δικά τους προγράμματα εργασίας.
• Να έχουν προγραμματισμένο ελεύθερο χρόνο, όπως πράττει η Google, βοηθώντας τους έτσι να φρεσκάρουν και ανανεώσουν τη σκέψη και τις ιδέες τους και όχι να αισθάνονται εγκλωβισμένοι εξαιτίας της δουλειάς και να τη θεωρούν αγγαρεία.

2. Δώστε τα σωστά εργαλεία στους εργαζομένους

Ελευθερία στην εργασία πέρα από τα ωράρια σημαίνει να δίνεται η ευελιξία στους εργαζομένους να δουλεύουν από οπουδήποτε επιθυμούν. Κατά συνέπεια είναι σημαντικό να έχουν πρόσβαση στα σωστά και απαραίτητα εργαλεία, ώστε να μη χρειάζεται να εγκλωβίζονται στο γραφείο του σπιτιού τους. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να μελετήσετε τι είδους εργαλεία χρειάζονται περισσότερο και να είστε σε θέση να τα προσφέρετε. Για παράδειγμα, η ομάδα εξυπηρέτησης πελατών θα χρειαστεί να έχει πρόσβαση σε μια επιχειρηματική τηλεφωνική γραμμή με την οποία μπορεί να συνδεθεί μέσω του smartphone ή και σε ένα σύστημα CRM cloud. Επίσης, μια ομάδα μάρκετινγκ μπορεί να χρειαστεί να έχει πρόσβαση σε εργαλεία μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συστήματα διαχείρισης περιεχομένου από απόσταση.

Εκτός αυτού πρέπει να διατηρηθεί η συνεργασία και το ομαδικό πνεύμα μιας επιχείρησης, γι’ αυτό είναι σημαντικό να διασφαλιστεί η επικοινωνία των εργαζομένων μέσω της παροχής των απαραίτητων εργαλείων. Για παράδειγμα, είναι σημαντικά τα συστήματα αποθήκευσης στο cloud όπου οι χρήστες μπορούν να κάνουν κοινή χρήση αρχείων και εγγράφων. Ιδιαίτερα χρήσιμα ακόμη, είναι και τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών όπου δύναται να ελεγχθεί η πρόοδος και συνεπώς να γίνει ορθή διαχείριση των προθεσμιών.

3. Ενθαρρύνετε τη συχνή επικοινωνία

Ένα από τα κυριότερα ζητήματα που μπορεί να καταστήσουν τους εργαζομένους από απόσταση μη δημιουργικούς, είναι το αίσθημα απομόνωσης που μπορεί να αισθανθούν, εξαιτίας της έλλειψης επαφής και της μη ανταλλαγής ιδεών με τους συναδέλφους. Είναι γι’ αυτό που οι υπεύθυνοι του κάθε τμήματος, πρέπει να ενθαρρύνουν την τακτική επικοινωνία ανάμεσα στα μέλη τους. Το θετικό είναι πως η επικοινωνία στον ψηφιακό κόσμο μπορεί να περιλαμβάνει τα πάντα, από γρήγορη ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων σε εργαλεία όπως το Slack έως διαδικτυακά εργαλεία καθοδήγησης όπως το Fingerprint for Success. Επιπρόσθετα, θα ήταν καλό να προγραμματίζονται «χαλαρές» διαδικτυακές συναντήσεις με τα μέλη της ομάδας για ανταλλαγή ιδεών. Εννοείται ότι είναι καίριας σημασίας να δίνετε στους εργαζομένους την ελευθερία και την άνεση να μοιράζονται με την υπόλοιπη ομάδα την ιδέα τους, όσο μικρή κι αν είναι.

Βεβαιωθείτε ότι υποστηρίζετε την ομάδα σας:

• Στον καθορισμό τακτικών τηλεδιασκέψεων
• Στην παροχή άμεσης βοήθειας όταν οι εργαζόμενοι τη χρειάζονται
• Στη δυνατότητα συνεχούς επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επαφής γενικότερα
• Στη συνεχή ενημέρωση της ομάδας για όλα τα νεότερα που αφορούν την εταιρεία

4. Φόρτος εργασίας

Είναι καίριας σημασίας να υπάρχει ξεκάθαρη εικόνα του φόρτου εργασίας του κάθε εργαζομένου, αφού τόσο ο μεγάλος, όσο και ο μειωμένος όγκος εργασίας σκοτώνει τη δημιουργικότητα και συνεπώς τυχόν καινοτόμες ιδέες και προτάσεις που οδηγούν κάθε επιχείρηση στην επιτυχία. Γι’ αυτό οι υπεύθυνοι της κάθε ομάδας πρέπει να ενημερώνονται συνεχώς από τον κάθε εργαζόμενο ξεχωριστά, χωρίς όμως να παρεμβαίνουν στην καθημερινή ροή εργασιών και να κάνουν micromanagement. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί μέσω ειδικών προγραμμάτων όπου φαίνεται το στάδιο που βρίσκεται η κάθε εργασία, έτσι ώστε να γίνουν οι κατάλληλες προσαρμογές στον φόρτο των εργαζομένων. Αυτό καθιστά και τους εργαζομένους πιο ευτυχισμένους και συνεπώς πιο δημιουργικούς.

Οι λύσεις που προσφέρει η SEPAGA

Ως εταιρεία που δραστηριοποιείται στον τομέα του ηλεκτρονικού χρήματος και είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την τεχνολογία, η SEPAGA Ε.Μ.Ι έχει ως στόχο να προσφέρει στους πελάτες της συνεχώς καινοτόμες λύσεις που ανταποκρίνονται στις ανάγκες τους. Ως εκ τούτου, είναι υψίστης σημασίας να διασφαλιστεί η καινοτομία – είτε υπάρχει φυσική παρουσία όλων των εργαζομένων στο γραφείο, είτε όχι. Με ομαδικότητα, συνεχή επικοινωνία και ανταλλαγή ιδεών, η SEPAGA Ε.Μ.Ι. κατάφερε να διασφαλίσει τόσο την ευημερία των εργαζομένων της, όσο και την επιχειρηματική της συνέχεια χωρίς καμία απολύτως «περικοπή» στην καινοτομία και τη δημιουργικότητα.

Προσφέροντας ένα ευρύ φάσμα χρηματοοικονομικών υπηρεσιών, το πελατολόγιο της SEPAGA αποτελείται από 500 και πλέον νομικές οντότητες. Συγκεκριμένα, εξυπηρετεί οργανισμούς και εταιρείες στην Κύπρο και το εξωτερικό. Μέσω μάλιστα της εξειδικευμένης της διαδικτυακής πλατφόρμας, η εταιρεία προσφέρει τη δυνατότητα στον εκάστοτε πελάτη να διαχειρίζεται και να εκτελεί τις πληρωμές και τις συναλλαγές του, έχοντας πρόσβαση σε πλήρη ενημέρωση των κινήσεων των κεφαλαίων του όλο το 24ωρο, σε πραγματικό χρόνο. Επιπρόσθετα, παρέχει λύσεις και εξυπηρετεί τον κάθε πελάτη σύμφωνα με τις δικές του ανάγκες, προσφέροντας συνεχή, εξατομικευμένη και άμεση εξυπηρέτηση.

Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε την ιστοσελίδα της εταιρείας:

www.sepaga.com