Διαχείριση και φύλαξη εταιρικού αρχείου: Κίνδυνοι και πραγματικότητες

Στη σύγχρονη επιχειρηματική εποχή, η δραστηριότητα εταιρειών και οργανισμών παράγει καθημερινά τεράστιους όγκους εγγράφων. Κάθε έγγραφο αποτελεί βαρυσήμαντο περιουσιακό στοιχείο, ενώ παράλληλα μπορεί να καταστεί και αδιαμφισβήτητο τεκμήριο για οποιαδήποτε οικονομική ή νομική χρήση.

Μια από τις πιο σημαντικές παραμέτρους για την αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία των οργανισμών, κυρίως χρηματοοικονομικών, είναι η ορθολογική οργάνωση και διαχείριση των αρχείων αυτών, που συμβάλλει στη διευκόλυνση της εργασίας των υπαλλήλων και την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πελατών.

Με αυτά τα δεδομένα, η σωστή και επαγγελματική διαχείριση των εταιρικών αρχείων - τόσο σε ό,τι αφορά τη φυσική τους μορφή, όσο και ψηφιακά - είναι επιβεβλημένη, και μπορεί να επιφέρει πολλαπλά οφέλη, όχι μόνο για τράπεζες, χρηματοπιστωτικούς οργανισμούς, ελεγκτικούς οίκους, δημοτικές αρχές και άλλους οργανισμούς που διαθέτουν αρχεία, αλλά και για τους ίδιους τους πολίτες. Αξίζει να αναφέρουμε ότι χωρίς το πρωτότυπο έγγραφο, σε περίπτωση νομικής διαμάχης, η ψηφιακή μορφή των εγγράφων που προέρχονται από διαδικασία σάρωσης (scanning) δεν μπορεί να αποτελεί τεκμήριο.

Επιπρόσθετα, συχνά το προσωπικό μιας εταιρείας καλείται να διαχειριστεί το αρχείο αυτό, με αποτέλεσμα σε πολλές περιπτώσεις τα αρχεία να μην τυγχάνουν σωστής διαχείρισης - κυρίως λόγω έλλειψης της απαραίτητης κατάρτισης, ενδιαφέροντος κτλ. - ενώ παράλληλα χάνεται πολύτιμος και κερδοφόρος εργασιακός χρόνος, επηρεάζοντας αρνητικά την παραγωγικότητα.

Η καθιέρωση ενός ασφαλούς, αξιόπιστου, ευέλικτου και αποδοτικού συστήματος διαχείρισης και διαφύλαξης εγγράφων συμβάλλει στην πιο αποτελεσματική αξιοποίηση του προσωπικού, αλλά και του χρήσιμου εταιρικού χώρου, μεγιστοποιώντας την κερδοφορία.

Εξαιρετικής σημασίας θέμα που αφορά τη σωστή και επαγγελματική διαχείριση των εγγράφων, είναι η πτυχή της ασφάλειας, η οποία δυστυχώς τυγχάνει δυσανάλογης ή επιλεκτικής προσοχής, όχι μόνο σε ό,τι αφορά τις υποκλοπές υλικού, αλλά και στην προστασία από πυρκαγιές. Πρόκειται για ένα πολυεπίπεδο ζήτημα, στο οποίο κάθε επιχείρηση πρέπει να δώσει τεράστια σημασία. Αφού μελετήσει το πακέτο των παρεχόμενων υπηρεσιών, θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι η εταιρεία που θα αναλάβει τη διαχείριση του αρχείου της τηρεί τους κανονισμούς και τη νομοθεσία Περί Πυροπροστασίας της Πυροσβεστικής Υπηρεσίας Κύπρου. Κάτω από οποιοσδήποτε άλλες συνθήκες, τα αρχεία της εταιρείας παραμένουν εκτεθειμένα σε αποθήκες που δεν ανταποκρίνονται στις προδιαγραφές που επιβάλλει η νομοθεσία, άρα ανά πάσα στιγμή το αρχείο κινδυνεύει να καταστραφεί, με τις συνέπειες της απώλειας να βαραίνουν την εταιρεία που έδωσε το αρχείο για φύλαξη.

Η πραγματικότητα είναι ότι υπάρχουν σε ισχύ κανονισμοί και αυστηρές ευρωπαϊκές οδηγίες που αφορούν τις σημαντικές προδιαγραφές ασφαλείας των εγκαταστάσεων φύλαξης και διαχείρισης ευαίσθητων αρχείων, παράλληλα με τη νομοθεσία Περί Πυροπροστασίας της Πυροσβεστικής Υπηρεσίας Κύπρου. Οι προαναφερόμενες νομοθεσίες και κανονισμοί πρέπει να τηρούνται από όλους τους οργανισμούς για την πλήρη διασφάλιση του αρχειακού υλικού. Δυστυχώς όμως, τα πράγματα λειτουργούν με την ανοχή και κυρίως με την άγνοια των εμπλεκόμενων, μέχρι να συμβεί το κακό.

Μια σωστή επιχείρηση που ειδικεύεται στη διαχείριση και φύλαξη αρχείου μεταξύ άλλων πρέπει να διαθέτει: κλειστό σύστημα παρακολούθησης σε 24ωρη βάση, σύστημα Access Control για ελεγχόμενη πρόσβαση στο χώρο αρχείου από φυσικά πρόσωπα, ειδικό αντικλεπτικό σύστημα καθώς και έξυπνο σύστημα πυρανίχνευσης το οποίο σε περίπτωση πυρκαγιάς εντοπίζει την εστία και ενεργοποιεί το σύστημα κατάσβεσης στον συγκεκριμένο χώρο χωρίς να θέτει σε κίνδυνο το υπόλοιπο αρχείο. Το σύστημα πυρασφάλειας πρέπει να λειτουργεί με διοξείδιο του άνθρακα (CO2) ενώ οι εγκαταστάσεις επιβάλλεται να διαθέτουν ειδική τεχνολογία κατάσβεσης πυρκαγιάς με αυτονομία δεκάδων τόνων νερού αναλόγως του μεγέθους του κτιρίου.

Θα πρέπει να τονιστεί ότι, σταδιακά, μεγάλοι οργανισμοί έχουν αρχίσει να αντιλαμβάνονται τη σοβαρότητα της κατάστασης με αποτέλεσμα, όταν ζητούν προσφορές για την παροχή υπηρεσιών διαχείρισης και φύλαξης αρχείου, να συμπεριλαμβάνουν στις προδιαγραφές το ότι η εταιρεία που θα αναλάβει το αρχείο θα πρέπει να κατέχει τις απαραίτητες άδειες λειτουργίας από την πυροσβεστική υπηρεσία.

Ωστόσο υπάρχει ακόμα δρόμος μέχρι να φτάσουμε στο σημείο όπου το αρχείο, είτε σε τράπεζες είτε σε άλλους οργανισμούς, θα ανατίθεται για φύλαξη σε σωστούς επαγγελματίες. Δεδομένων των οικονομικών συγκυριών που βιώνει ο τόπος, καθώς και του μεγέθους του κινδύνου μη-αποτελεσματικής φύλαξης, η βαρύτητα της ευθύνης για τη σωστή μεταχείριση αρχειακού υλικού θα πρέπει να οδηγεί σε ορθές και υπεύθυνες επιλογές και πολιτικές.