Πώς να καλωσορίσετε νέους υπαλλήλους στην εποχή της εξ αποστάσεως εργασίας

Η εξ αποστάσεως ενσωμάτωση ενός νέου υπαλλήλου στην κουλτούρα της εταιρείας αποτελεί μεγάλη πρόκληση, τόσο για τους εργοδότες, όσο και για τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού. Ως υπεύθυνοι του ανθρώπινου δυναμικού, είναι λογικό να θέλετε οι νέοι υπάλληλοι να νιώσουν ότι κατανοούν και έχουν πλήρη εικόνα της δυναμικής της ομάδας, της μοναδικής προσωπικότητας του κάθε συναδέλφου καθώς και των στοιχείων που καθιστούν μοναδική και αυθεντική την εταιρική κουλτούρα. Παρόλο που στην εποχή της εξ αποστάσεως εργασίας κάτι τέτοιο μπορεί να φαντάζει αδύνατο, υπάρχουν κάποιοι απλοί τρόποι με τους οποίους οι εταιρείες που δουλεύουν κυρίως εξ αποστάσεως μπορούν να  διαμορφώσουν τις διαδικασίες ενσωμάτωσης έτσι ώστε να δώσουν στους νέους υπαλλήλους μια εξαιρετική πρώτη εντύπωση.

Γίνετε δημιουργικοί χρησιμοποιώντας βίντεο

Συνήθως, όταν υπάρχει φυσική παρουσία σε ένα εργασιακό περιβάλλον, ο νέος υπάλληλος έχει την ευκαιρία να περιηγηθεί στους χώρους του γραφείου και να γνωριστεί με την υπόλοιπη ομάδα. Για να γεφυρώσουμε τους περιορισμούς της απόστασης, αυτό που κάνουμε εμείς στη TheSoul Publishing είναι η παραγωγή βίντεο από τη δημιουργική μας ομάδα, τα οποία μοιραζόμαστε με όλους τους νέους υπαλλήλους. Είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι τα σχόλια που λαμβάνουμε από τους νέους υπαλλήλους σχετικά με τα βίντεο, είναι ότι τους έχουν βοηθήσει πραγματικά να κατανοήσουν το εταιρικό DNA της TheSoul Publishing. Η δημιουργία βίντεο αποτελεί ένα μέρος της διαδικασίας ενσωμάτωσης που φαντάζει πιο «πιο φυσικό» στην εποχή της εξ αποστάσεως εργασίας.

Το βίντεο επιτρέπει σε μια εταιρεία να δώσει στους νέους υπαλλήλους μια πιο ουσιαστική εικόνα για το τι πραγματικά κάνει την επιχείρηση ξεχωριστή, θυμίζοντάς τους παράλληλα τους λόγους που την έχουν επιλέξει και τι μπορούν να περιμένουν από αυτήν.

Ενσωματώστε την εταιρική σας κουλτούρα

Η κουλτούρα είναι από τα πιο δύσκολα πράγματα να επικοινωνηθεί εξ αποστάσεως, αλλά δεν πρέπει να αγνοείται η σημασία της. Σύμφωνα με την έρευνα Mission & Culture, που διεξήχθη από την The Harris Poll το 2019, φαίνεται ότι το 66% των millennials του Η.Β. ενδιαφέρεται περισσότερο για την εταιρική κουλτούρα παρά για τις απολαβές. Θεωρητικά, είναι εύκολο να ακολουθήσετε τα βασικά βήματα κάνοντας μόνο τις απαραίτητες διαδικασίες, αλλά αυτό δε θα αφήσει μια θετική εντύπωση στα νεότερα μέλη της ομάδας σας.

Το καλωσόρισμα των νέων υπαλλήλων αποτελεί μια ευκαιρία να τους εμπλέξετε στην εταιρική κουλτούρα από την αρχή. Για παράδειγμα, στη TheSoul Publishing, πραγματοποιούμε ‘meet and greets’ με όσους το δυνατό περισσότερους υπαλλήλους – ακόμη και με αυτούς που ο νέος υπάλληλος μπορεί να μην συνεργάζεται τακτικά μαζί τους. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο για τον νέο υπάλληλο, να βρεθεί αναπάντεχα σε μια συνάντηση και να μην γνωρίζει καν ποιοι είναι οι παρευρισκόμενοι, λόγω του ότι δεν του δόθηκε ποτέ η ευκαιρία να τους γνωρίσει από πριν ή έστω να ακούσει τα ονόματά τους. Επομένως, είναι σημαντικό να εξαλείψετε αυτή την αμηχανία, συντονίζοντας διαδικτυακές συναντήσεις όπου ο νέος υπάλληλος θα μπορεί να αλληλεπιδράσει με την υπόλοιπη ομάδα είτε για ερωτήσεις, brainstorms ή ακόμη και για να συζητήσουν για μια ταινία.

Αποκτήστε την σωστή τεχνολογία που μπορεί να υποστηρίξει τις διαδικασίες

Το πρόβλημα του εξ αποστάσεως καλωσορίσματος μπορεί εύκολα να λυθεί με τη σωστή τεχνολογία, ξεκινώντας από την υπογραφή των απαραίτητων εγγράφων. Πριν από την πανδημία, ένα μέλος του ανθρώπινου δυναμικού καθόταν στο γραφείο με τον νέο υπάλληλο, ξοδεύοντας αρκετό χρόνο για τη συμπλήρωση εντύπων μισθοδοσίας και φορολογίας. Η διαδικασία αυτή έχει πλέον αλλάξει εντελώς, αφού τα έγγραφα μπορούν εύκολα να υποβληθούν μέσω του DocuSign ή άλλων αντίστοιχων προγραμμάτων.

Ένα άλλο ζήτημα είναι η συνδεσιμότητα. Οι εταιρείες που έρχονται αντιμέτωπες με την εξ αποστάσεως εργασία, πρέπει να εξοικειωθούν με εργαλεία τηλεδιάσκεψης καθώς και με συστήματα για άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων. Ο αριθμός των νέων διαθέσιμων συστημάτων αυξήθηκε εκθετικά κατά τη διάρκεια του 2020, προσφέροντας αμέτρητες επιλογές. Αν και η διαπροσωπική επικοινωνία είναι συχνά ο καλύτερος τρόπος για να υποδεχτείτε έναν νέο υπάλληλο, μερικές φορές κάτι τέτοιο δεν είναι εφικτό. Επομένως ρωτήστε τα μέλη της ομάδας που έχουν προσληφθεί και περάσαν τη διαδικασία εισαγωγής εξ αποστάσεως πώς τους φάνηκε η διαδικασία και λάβετε συμβουλές για το πώς να προσαρμόσετε τα τεχνολογικά εργαλεία σας για τους νέους υπαλλήλους. Αυτές οι μικρές προσαρμογές στα διαθέσιμα τεχνολογικά εργαλεία κάνουν μεγάλη διαφορά, καθιστώντας τη διαδικασία ενσωμάτωσης πιο αποτελεσματική.

Η διαδικασία εισαγωγής και ενσωμάτωσης κατά τη διάρκεια του 2021, είναι ομολογουμένως μια μεγάλη πρόκληση για τις ομάδες ανθρώπινου δυναμικού,  καθώς οι εταιρείες συνειδητοποιούν τις ευρύτερες απαιτήσεις ενός εργατικού δυναμικού που εργάζεται μόνιμα εξ αποστάσεως. Είναι σημαντικό οι εταιρείες που στηρίζονται στην εξ αποστάσεως εργασία με υπαλλήλους σε ολόκληρο τον κόσμο, όπως είναι και η TheSoul Publishing, να έχουν στον πυρήνα της διαδικασίας ενσωμάτωσης την κουλτούρα, τη δημιουργικότητα και την τεχνολογία. Με προγραμματισμό και την κατάλληλη προετοιμασία, οι εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν ένα εξαιρετικό πρόγραμμα εισαγωγής και ενσωμάτωσης, προσφέροντας μια θετική εμπειρία για τους υπαλλήλους.

HR Director της TheSoul Publishing*

*Με έδρα τη Λεμεσό, η TheSoul Publishing είναι ένα ανεξάρτητο ψηφιακό στούντιο το οποίο παράγει ψυχαγωγικό, θετικό και πρωτότυπο περιεχόμενο για ένα παγκόσμιο κοινό. Ούσα η πιο δημοφιλής εταιρεία διαδικτυακών μέσων στον κόσμο, η TheSoul Publishing έχει εκατομμύρια ακόλουθους σε Facebook και YouTube. Η παγκόσμια δημιουργική της ομάδα δημιουργεί συνεχώς ελκυστικό και shareable περιεχόμενο για όλες τις ηλικίες, σε 19 διαφορετικές γλώσσες, που διανέμεται μέσα από διάφορες πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης. Από εύχρηστα life-hacks, μέχρι και έξυνες χειροτεχνίες, συμβουλές ομορφιάς και παζλ που ακονίζουν το μυαλό, το πορτφόλιο της  TheSoul Publishing εστιάζει στη θετικότητα και την ψυχαγωγία. Το πιο δημοφιλές κανάλι της, το 5-Minute Crafts, αποτελεί το Νο 1 DIY ψηφιακό brand στον κόσμο και συγκαταλέγεται ανάμεσα στα 10 κορυφαία κανάλια του YouTube.