Μήπως ο φόβος της αλλαγής κάνει κακό στην επιχείρησή σας;

Ο φόβος της αλλαγής αποτελεί τον υπ’ αριθμό ένα εχθρό της εξέλιξης. Οι επιχειρηματίες συχνά διστάζουν να διερευνήσουν και να υιοθετήσουν νέα συστήματα ERP, από φόβο να μην επέμβουν στην επιχειρηματική ροή της εταιρείας τους, χάνοντας έτσι την ευκαιρία να αξιοποιήσουν όλα όσα μπορεί να προσφέρει η σημερινή τεχνολογία.
 
Το στοίχημα μιας πετυχημένης επιχείρησης όμως είναι να αντιληφθεί την αξία και τα μακροπρόθεσμα αποτελέσματα ενός νέου αναβαθμισμένου συστήματος, αλλά και τους κινδύνους που μπορεί να προκαλέσει ένα παλιό και μη αποδοτικό σύστημα το οποίο διατηρεί μόνο και μόνο λόγω συνήθειας και εξοικείωσης με αυτό. Άλλωστε σκοπός ενός συστήματος ERP είναι να συμβάλει στην παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα μιας επιχείρησης, προσφέροντας λύσεις και όχι…προκλήσεις.
 
Καθώς λοιπόν η αλλαγή αποτελεί μονόδρομο της ανάπτυξης, είναι σημαντικό για να καταπολεμήσουμε τα εμπόδια που θέτουμε οι ίδιοι στην εξέλιξη της επιχείρησης, να καταγράψουμε τις ανησυχίες μας και να ορίσουμε προληπτικούς τρόπους αντιμετώπισής τους. Με βάση την πολύχρονη εμπειρία της, η Senior Business Consultant της Moebius Software Ltd, Claire Philpott, δίνει λύσεις στις πιο συχνές ανησυχίες που αποτρέπουν τις επιχειρήσεις να «τολμήσουν» την αλλαγή:
 

1. Σκεφτείτε τα μακροπρόθεσμα οφέλη και τους κινδύνους της μη αναβάθμισης.

Μπορεί η αναβάθμιση σε πιο προηγμένο σύστημα να φαίνεται σαν μια μεγάλη επένδυση. Η πραγματικότητα όμως είναι ότι το υφιστάμενό σας σύστημα έχει ολοκληρώσει τον κύκλο του, και  αν δεν αναβαθμιστεί μπορεί να αποτελέσει εμπόδιο στην παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα της εταιρείας. Αυτό από μόνο του είναι κόστος πολύ μεγαλύτερο από την επένδυση σε ένα νέο σύστημα το οποίο θα αποφέρει μακροπρόθεσμα αποτελέσματα.

2. Δεν είστε σίγουροι αν καλύπτει τις ανάγκες σας; Δοκιμάστε το.

Αν το λογισμικό δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες της εταιρείας τότε δεν θα καταφέρει να προσφέρει τη βέλτιστη δυνατή απόδοση. Ένας καλός τρόπος για να το αξιολογήσουμε αυτό είναι η δοκιμή. Αξιοποιήστε τις ευκαιρίες για free trials και σχετικές παρουσιάσεις για να επιβεβαιώσετε τα οφέλη που μπορεί να έχει η εγκατάσταση ενός νέου συστήματος για τη δική σας εταιρεία.

3. Προλάβετε τις αντιδράσεις. Δώστε χρόνο για εκπαίδευση και εξοικείωση.

Η αλλαγή σίγουρα για κάποιους δεν είναι καθόλου ευχάριστη. Προετοιμαστείτε κατάλληλά ενημερώνοντας τους υπαλλήλους της εταιρείας για την επερχόμενη αλλαγή, τονίζοντας τα οφέλη για τους ίδιους και αναφέροντας τα μέτρα που έχει λάβει η εταιρεία για να διασφαλίσει την ομαλή μετάβαση στο νέο σύστημα. Επιπλέον, κάντε το πιο διαδραστικό αναθέτοντας την ευθύνη για την εφαρμογή του συστήματος σε μια ομάδα ατόμων, που θα βοηθήσει και τους υπόλοιπους να εξοικειωθούν με το νέο σύστημα. Παράλληλα, δώστε το χρόνο στο προσωπικό παρέχοντάς του εκπαίδευση και την κατάλληλη καθοδήγηση. Στη Moebius θεωρούμε πολύ σημαντικό οι τελικοί χρήστες του συστήματος, οι υπάλληλοι δηλαδή, να αντιλαμβάνονται την αξία του και πως κάνει την καθημερινότητά τους πιο εύκολη. Γι’ αυτό το λόγο προσφέρουμε ολοκληρωμένη εκπαίδευση αμέσως μετά την εγκατάσταση του συστήματος και καθημερινή υποστήριξη.
 

4. Αξιοποιείστε αυτοματισμούς.

Αξιοποιήστε τα εργαλεία και τους αυτοματισμούς του νέου σας ERP συστήματος για την οργάνωση και εκκαθάριση των δεδομένων σας, όπως π.χ. αφαίρεση διπλών δεδομένων, αρχειοθέτηση, δημιουργία ενιαίων δεδομένων αναφοράς. Αντιλαμβανόμενοι την ανάγκη για ομαλή μετάβαση, η ομάδα μας στην Moebius προτείνει τις καταλληλότερες λύσεις που ανταποκρίνονται στις προκλήσεις που αντιμετωπίζει η κάθε εταιρεία.
 
Πολλές φορές οι φόβοι και οι ανησυχίες μας αποτελούν κομμάτι της ενστικτώδους αντίστασης που έχουμε ως προς το άγνωστο. Επομένως οι αποφάσεις μας καταλήγουν να είναι συναισθηματικές και όχι βασισμένες σε πραγματικά δεδομένα. Όταν καταφέρουμε να περιορίσουμε τον αντίκτυπο που μπορεί να έχουν πιθανές προκλήσεις τότε μπορούμε να στηρίξουμε την επιχείρηση να εξελιχθεί με βάση τη νέα πραγματικότητα και επομένως να την  κατευθύνουμε σε μια αποδοτική, αποτελεσματική και άρα επιτυχημένη πορεία.
 
*Το σύστημα της Moebius Software απευθύνεται σε Εταιρείες Παροχής Διοικητικών Υπηρεσιών, Λογιστές, Δικηγόρους και οποιαδήποτε εταιρεία χειρίζεται αρχεία. Περιλαμβάνει μια σειρά από ενότητες, σχεδιασμένες έτσι ώστε να ανταποκρίνονται σε συγκεκριμένες επιχειρηματικές ανάγκες προσφέροντας έτσι εξατομικευμένες λύσεις. Για περισσότερες πληροφορίες και για δωρεάν δοκιμές επικοινωνήστε με τη Moebius Software στο τηλέφωνο +357 22 275 190 ή μέσω email info@moebiussoftware.com.

Senior Business Consultant της Moebius Software Ltd