Άρθρο του Νικόλα Στρατή, Co-founder, Prodyssey Solutions Ltd
Το μόνο σταθερό στοιχείο στο επιχειρηματικό περιβάλλον του 21ου αιώνα είναι ότι μεταβάλλεται διαρκώς. Νέες τεχνολογίες, διαφορετικές προσδοκίες πελατών και αυξημένες απαιτήσεις αλλάζουν όχι μόνο τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις πωλούν, αλλά και τον τρόπο με τον οποίο οργανώνονται, συνεργάζονται και λαμβάνουν αποφάσεις.
Οι ίδιες αλλαγές μπορούν να προσληφθούν είτε ως απειλή είτε ως ευκαιρία. Όταν μια επιχείρηση επιχειρεί απλώς να διατηρήσει όσα έκανε μέχρι σήμερα, κάθε νέα απαίτηση προσθέτει διοικητικό βάρος και πολυπλοκότητα. Όταν, όμως, αντιμετωπίζει την αλλαγή ως αφορμή για να επανασχεδιάσει τον τρόπο λειτουργίας της, μπορεί να δημιουργήσει αποτελεσματικότερες διαδικασίες, να περιορίσει τη χειροκίνητη ή επαναλαμβανόμενη εργασία και να μειώσει την εξάρτησή της από μεμονωμένα πρόσωπα κλειδιά.
Η επιτυχία, άλλωστε, δεν έχει έναν ενιαίο ορισμό ούτε έναν προκαθορισμένο οδικό χάρτη. Για κάθε οργανισμό σημαίνει κάτι διαφορετικό: μεγαλύτερη κερδοφορία, καλύτερος έλεγχος, ταχύτερη ανάπτυξη, περισσότερος χρόνος για τον πελάτη ή μεγαλύτερη ανθεκτικότητα. Κοινός παρονομαστής είναι η διαρκής προσπάθεια να αξιοποιήσει η επιχείρηση όσο το δυνατόν πληρέστερα τις δυνατότητές της μέσα σε ένα περιβάλλον που δεν σταματά να εξελίσσεται. Αυτή είναι η ουσία του επιχειρηματικού μετασχηματισμού.
Ο μετασχηματισμός αρχίζει πριν από την τεχνολογία
Ο επιχειρηματικός μετασχηματισμός συχνά συγχέεται με την αγορά ενός νέου λογισμικού. Ωστόσο, η τεχνολογία δεν διορθώνει από μόνη της μια ασαφή ή αναποτελεσματική διαδικασία. Αν η υφιστάμενη λειτουργία μεταφερθεί αυτούσια σε μια νέα πλατφόρμα, η επιχείρηση κινδυνεύει απλώς να ψηφιοποιήσει την πολυπλοκότητά της. Θα διαθέτει ένα σύγχρονο εργαλείο, αλλά θα συνεχίσει να αντιμετωπίζει καθυστερήσεις, διπλές καταχωρήσεις, ασαφείς ευθύνες και πληροφόρηση που φτάνει αργά στη διοίκηση.
Η αφετηρία βρίσκεται στην κατανόηση της ίδιας της επιχείρησης. Πώς εκτελείται σήμερα κάθε κρίσιμη διαδικασία; Πού δημιουργούνται καθυστερήσεις; Ποιος εγκρίνει τι και με ποια κριτήρια; Ποια πληροφορία χρειάζεται η διοίκηση για να αποφασίσει έγκαιρα; Ποιο μέρος της γνώσης βρίσκεται καταγεγραμμένο και ποιο υπάρχει μόνο στο μυαλό ενός έμπειρου εργαζομένου; Η ειλικρινής αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης επιτρέπει τον σχεδιασμό μιας καλύτερης μελλοντικής λειτουργίας.
Μόνο τότε αποκτά νόημα η επιλογή της κατάλληλης τεχνολογίας. Το εργαλείο πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τους στόχους, τη στρατηγική και τις διαδικασίες της επιχείρησης και όχι να την υποχρεώνει να προσαρμοστεί σε έναν ξένο τρόπο λειτουργίας. Η τεχνολογία είναι ο επιταχυντής του μετασχηματισμού· η κατεύθυνση, όμως, καθορίζεται από την ίδια την επιχείρηση.
Η τεχνολογία αλλάζει τους όρους του ανταγωνισμού
Για πολλά χρόνια, ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης, προηγμένες αναφορές, αυτοματισμοί και διασυνδέσεις δεδομένων αποτελούσαν κυρίως προνόμιο μεγάλων οργανισμών. Απαιτούσαν σημαντικές επενδύσεις, πολύπλοκες υποδομές και εξειδικευμένες εσωτερικές ομάδες. Η εξάπλωση των cloud εφαρμογών, των συνδρομητικών μοντέλων και των εργαλείων χαμηλού κώδικα έχει αλλάξει ουσιαστικά αυτή την πραγματικότητα.
Σήμερα, μια μικρομεσαία επιχείρηση μπορεί να συνδέσει την οικονομική της διαχείριση με τα έργα, το προσωπικό, τις εγκρίσεις, τις πληρωμές και την παρακολούθηση της απόδοσης. Μπορεί να αξιοποιήσει αυτοματισμούς, τεχνητή νοημοσύνη και ζωντανούς πίνακες ελέγχου χωρίς να δημιουργήσει από την αρχή μια δαπανηρή τεχνολογική υποδομή. Η υλοποίηση μπορεί να γίνει σταδιακά και οι λύσεις να επεκτείνονται καθώς ωριμάζουν οι ανάγκες της.
Η τεχνολογία δεν εξαλείφει αυτομάτως τις διαφορές μεγέθους ή κεφαλαίων. Προσφέρει, όμως, στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις τη δυνατότητα να λειτουργούν με ταχύτητα, συνέπεια και πληροφόρηση που μέχρι πρόσφατα χαρακτήριζαν μεγαλύτερους οργανισμούς. Μια επιχείρηση στην Κύπρο μπορεί πλέον να εξυπηρετεί πελάτες στο εξωτερικό, να συνεργάζεται με διεθνείς ομάδες και να μετρά την απόδοσή της με τρόπο που της επιτρέπει να ανταγωνίζεται με πολύ πιο ισότιμους όρους στην παγκόσμια αγορά.
Από την πληροφορία στα ερωτήματα που οδηγούν την ανάπτυξη
Το κρίσιμο πλεονέκτημα δεν βρίσκεται στην απλή συγκέντρωση περισσότερων δεδομένων, αλλά στη μετατροπή τους σε έγκαιρη και χρήσιμη πληροφόρηση. Όταν η οικονομική λειτουργία συνδέεται με τις καθημερινές λειτουργίες, η διοίκηση βλέπει τι συμβαίνει τώρα και όχι μόνο τι συνέβη τον προηγούμενο μήνα. Μπορεί να παρακολουθεί τη ρευστότητα, την κερδοφορία ανά έργο ή δραστηριότητα, τις αποκλίσεις από τον προϋπολογισμό και τις υποχρεώσεις της πριν ένα ζήτημα εξελιχθεί σε πρόβλημα.
Ακόμη σημαντικότερο είναι ότι η σωστή πληροφόρηση διευρύνει το ίδιο το πεδίο των αποφάσεων. Ποιος πελάτης είναι πραγματικά κερδοφόρος; Ποιο έργο απορροφά περισσότερους πόρους από όσους είχαν προβλεφθεί; Πού δημιουργούνται καθυστερήσεις και ποιο είναι το οικονομικό τους κόστος; Πόση ανάπτυξη μπορεί να υποστηρίξει η σημερινή ομάδα χωρίς αντίστοιχη αύξηση του διοικητικού φόρτου; Τα κατάλληλα συστήματα μπορούν να δώσουν απαντήσεις ακόμη και σε ερωτήματα που ο επιχειρηματίας δεν γνώριζε ότι είχε τη δυνατότητα να θέσει.
Η οικονομική πληροφόρηση αποτελεί συχνά το καλύτερο σημείο εκκίνησης, επειδή αγγίζει σχεδόν κάθε τμήμα της επιχείρησης. Οι πωλήσεις, οι αγορές, τα έργα, η μισθοδοσία και οι πληρωμές καταλήγουν σε οικονομικά δεδομένα. Όταν οι ροές αυτές συνδεθούν σωστά, μειώνονται οι χειροκίνητες καταχωρίσεις, ενισχύονται οι έλεγχοι και δημιουργείται μια κοινή εικόνα της πραγματικότητας για τη διοίκηση και τις λειτουργικές ομάδες.
Η Prodyssey Solutions ως συνοδοιπόρος στον επιχειρηματικό ψηφιακό μετασχηματισμό
Η Prodyssey Solutions λειτουργεί στο σημείο όπου συναντώνται η επιχείρηση, η τεχνολογία και τα οικονομικά δεδομένα. Στόχος μας είναι να διανύουμε αυτή τη διαδρομή μαζί με τους πελάτες μας: να κατανοούμε σε βάθος τη λειτουργία και τις φιλοδοξίες τους, να επανασχεδιάζουμε τις διαδικασίες που τους περιορίζουν και να υλοποιούμε τεχνολογία που υπηρετεί τη στρατηγική τους.
Η εμπειρία μας σε έργα ψηφιακού μετασχηματισμού στον κατασκευαστικό τομέα, και σε άλλους τομείς που παραμένουν τεχνολογικά υποεξυπηρετούμενοι επιβεβαιώνει ότι πρακτικές λύσεις υπάρχουν και γίνονται ολοένα πιο προσιτές στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Αυτό που χρειάζεται δεν είναι ένα θεωρητικό πλάνο που θα μείνει στο συρτάρι ούτε μια λύση σχεδιασμένη για έναν πολυεθνικό οργανισμό, αλλά στοχευμένες παρεμβάσεις που εξοικονομούν χρόνο, ενισχύουν τον έλεγχο, προστατεύουν τη ρευστότητα και μπορούν να εξελίσσονται μαζί με την επιχείρηση.
Ο επιχειρηματικός μετασχηματισμός δεν προϋποθέτει ότι μια εταιρεία έχει λύσει όλα τα προβλήματά της πριν ξεκινήσει. Προϋποθέτει την προθυμία να εξετάσει με ειλικρίνεια τον τρόπο που λειτουργεί και να επενδύσει σε μια καλύτερη εκδοχή του. Σήμερα, η τεχνολογία κάνει αυτή τη δυνατότητα πιο προσιτή από ποτέ. Το πραγματικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, όμως, ανήκει στις επιχειρήσεις που τη συνδυάζουν με ξεκάθαρη στρατηγική, σωστές διαδικασίες, αξιόπιστα δεδομένα και ανθρώπους που συμμετέχουν ενεργά στην αλλαγή. Αυτή λοιπόν η διαδρομή είναι που επαναπροσδιορίζει την επιχειρηματική επιτυχία!
