Τα λειτουργικά κόστη μπορούν να υπολογιστούν από το λογιστήριο στη βάση της κατηγοριοποίησης των εξόδων. Αυτό είναι γνωστό.
Αυτό που συχνά δεν λαμβάνεται υπόψη είναι το κόστος των προβλημάτων που προκύπτουν στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησής σας. Αυτά κυρίως αντιμετωπίζονται ως προβλήματα της καθημερινότητας. Δεν κατηγοριοποιούνται στα βιβλία σας και, βέβαια, κανείς δεν έχει κοστολογήσει την επίδρασή τους.
Από την εμπειρία μου, πολλά από αυτά τα καθημερινά προβλήματα που μένουν στον οργανισμό έχουν πραγματικό κόστος και μάλιστα πολύ μεγαλύτερο από όσο μπορεί να νομίζεται, ακριβώς επειδή δεν υπολογίζεται. Αυτό δεν ισχύει μόνο για μεγάλες εταιρείες. Το έχω δει πολλές φορές και σε μικρές επιχειρήσεις. Το πρόβλημα μάλιστα είναι πως αυτό το κόστος όχι μόνο δεν υπολογίζεται ποτέ σε χρήμα αλλά μετατρέπεται επιπλέον σε άγχος, σε χαμένο χρόνο, σε πίεση προς το προσωπικό, σε καθυστερήσεις προς τους πελάτες και τελικά στη φήμη της εταιρείας σας.
Είναι τότε που αυτά που εσείς μπορεί να ονομάζετε απλώς «προβλήματα της καθημερινότητας» είναι στην πραγματικότητα ένα καθημερινό εμπόδιο για την ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Το σημαντικότερο είναι ότι το εμπόδιο αυτό το βρίσκετε μπροστά σας κάθε μέρα και δημιουργεί πλέον μια μόνιμη κατάσταση.
Ας πάρουμε για παράδειγμα την καθημερινή ασυνεννοησία μεταξύ προσωπικού σε σχέση με διάφορες εργασίες. Η απουσία ενός ξεκάθαρου πλαισίου εργασίας και συγκεκριμένων διαδικασιών μπορεί να δημιουργήσει καθυστερήσεις στα παραδοτέα. Ο χρόνος αυτός δεν είναι απλώς χαμένος χρόνος. Είναι χαμένος χρόνος ανθρώπων που πληρώνονται για να κάνουν τη συγκεκριμένη εργασία και μάλιστα πολλές φορές, όπως έχω διαπιστώσει, αυτή η καθυστέρηση δεν προκύπτει λόγω των ίδιων αλλά από το πώς έχει σχεδιαστεί να λειτουργεί η εταιρεία.
Αν μια εργασία απαιτεί αχρείαστα περισσότερη επικοινωνία, διορθώσεις και ελέγχους επειδή δεν υπάρχουν ξεκάθαρες αρμοδιότητες, τότε το πραγματικό κόστος της εργασίας έχει αυξηθεί. Η επίπτωση του προβλήματος αυτού μάλιστα δεν σταματά εκεί. Η καθυστέρηση στο παραδοτέο μπορεί να μεταφέρει χρονικά και την έκδοση του τιμολογίου. Αυτό σημαίνει ότι μεταφέρεται ταυτόχρονα ο χρόνος μέχρι να πληρωθείτε από τον πελάτη.
Πέραν τούτου, μια καθυστέρηση μπορεί να δημιουργήσει επιπλέον προβλήματα στη σχέση με τον πελάτη. Ένα παραδοτέο που καθυστερεί μία φορά μπορεί να θεωρηθεί φυσιολογικό. Όταν όμως αυτό επαναλαμβάνεται, αρχίζει να επηρεάζει την εμπιστοσύνη.
Στο μεταξύ, αυτό μπορεί να μην το θεωρείτε καν «πρόβλημα» αν δεν έχετε αναλύσει τη χρηματοροή της εταιρείας σας κατά τη διάρκεια του μήνα και να εντοπίσετε πόσα έχετε εισπράξει και πόσα θα έπρεπε να είχατε εισπράξει αν τελείωναν οι εργασίες στην ώρα τους.
Σκεφτείτε αν τώρα πέντε πελάτες καθυστερούν μέσα σε έναν μήνα και η τιμολόγηση μεταφέρεται στον επόμενο. Το ποσό των τιμολογίων αυτών δεν αποτελεί απαραίτητα λογιστική ζημιά. Δημιουργεί όμως μια μετατόπιση στη χρηματοροή της επιχείρησης και μπορεί να επηρεάσει την ικανότητά σας να ανταποκριθείτε στις δικές σας υποχρεώσεις.
Βέβαια, ακόμα και αν εντοπίσετε τη συνολική καθυστέρηση, κανείς δεν θα μπορεί να γνωρίζει πώς να προχωρήσει σε βελτιστοποίηση της διαδικασίας, γιατί κανείς δεν ανέλυσε τη διαδικασία ώστε να εντοπίσει τα ακριβή σημεία που δημιουργούν τις καθυστερήσεις.
Εκεί βρίσκεται ουσιαστικά η δουλειά. Τα σημεία που δημιουργούν την καθυστέρηση πρέπει να εντοπιστούν. Ο χρόνος καθυστέρησης πρέπει να συνδεθεί με τα άτομα που εμπλέκονται και με το πραγματικό κόστος της εργασίας τους.
Στη συνέχεια μπορεί να υπολογιστεί και η οικονομική επίπτωση της καθυστέρησης στην τιμολόγηση και στη χρηματοροή. Με αυτόν τον τρόπο ένα «πρόβλημα λειτουργίας» αρχίζει να αποκτά πραγματική οικονομική διάσταση.
Το ίδιο ισχύει όταν το πρόβλημα είναι η εκτέλεση μιας εργασίας η οποία δεν γίνεται με τον σωστό και αποτελεσματικό τρόπο από το προσωπικό. Αυτό σημαίνει συνήθως επανάληψη της εργασίας και, βέβαια, επιπλέον χρόνο. Το ενδιαφέρον όμως είναι ότι η ανάλυση του γιατί μια εργασία δεν εκτελείται σωστά μπορεί να οδηγήσει σε πολλούς διαφορετικούς παράγοντες.
Μπορεί να είναι έλλειψη εκπαίδευσης.
Μπορεί να μην είναι ξεκάθαρο τι ακριβώς πρέπει να γίνει.
Μπορεί να λείπουν οι σωστές πληροφορίες.
Μπορεί το σύστημα που χρησιμοποιείται να δυσκολεύει τη δουλειά.
Μπορεί να υπάρχει λάθος κατανομή ευθυνών.
Μπορεί απλώς η διαδικασία να έχει σχεδιαστεί λάθος.
Και αυτό είναι ένα σημείο που συχνά παραβλέπουμε. Όταν μια εργασία γίνεται λάθος, η πρώτη αντίδραση είναι συνήθως να ψάξουμε ποιος έκανε το λάθος.
Πολύ συχνά όμως το πραγματικό ερώτημα θα έπρεπε να είναι:
Γιατί το σύστημα επέτρεψε να γίνει το λάθος;
Αυτό αλλάζει εντελώς τον τρόπο με τον οποίο βλέπουμε τη λειτουργία μιας επιχείρησης.
Για παράδειγμα, ένα άτομο μπορεί να χρειάζεται δέκα λεπτά για να ολοκληρώσει μια εργασία όταν όλα είναι διαθέσιμα και η διαδικασία είναι σωστά σχεδιασμένη. Αν όμως χρειάζεται να ψάξει πληροφορίες σε email, WhatsApp, Excel, παλιότερα αρχεία ή να περιμένει απάντηση από άλλο άτομο, η ίδια εργασία μπορεί να χρειάζεται τριάντα λεπτά.
Η διαφορά αυτή συνήθως δεν εμφανίζεται πουθενά. Δεν υπάρχει ένα έξοδο στα λογιστικά βιβλία που να λέει «χαμένα 20 λεπτά λόγω κακής ροής πληροφορίας».
Υπάρχει όμως.
Σκεφτείτε το φαινόμενο αυτό να είναι σχεδόν καθημερινό και να συμβαίνει, ας πούμε, σε πέντε άτομα για 250 εργάσιμες ημέρες. Πολλαπλασιάστε τώρα τα επιπλέον 20 λεπτά ανά μέρα εργασίας, ανά άτομο, επί 250. Πόσο είναι ο συνολικός χαμένος χρόνος; Πόσο κοστίζει σε χρήμα; Πόσο κοστίζει ακόμα σε στρες όταν αυτή η πληροφορία είναι σημαντική και ο χρόνος πιέζει;
Αυτά είναι μόνο μερικά απλά παραδείγματα για να κατανοήσουμε τη σημασία του να γνωρίζουμε το πραγματικό κόστος της λειτουργίας μιας επιχείρησης. Γιατί πολλά από αυτά τα προβλήματα μπορεί να φαίνονται μικρά μεμονωμένα, αλλά όταν επαναλαμβάνονται καθημερινά, το συνολικό τους κόστος μπορεί να είναι σημαντικό.
Αυτός είναι και ο λόγος που πιστεύω ότι η λειτουργία μιας επιχείρησης πρέπει να αντιμετωπίζεται όχι μόνο ως θέμα οργάνωσης αλλά και ως θέμα οργάνωσης συνυφασμένο με το κόστος.
Μια καθυστέρηση έχει κόστος.
Μια επανάληψη έχει κόστος.
Μια λάθος πληροφορία έχει κόστος.
Μια εργασία που χρειάζεται περισσότερο χρόνο από όσο θα έπρεπε έχει κόστος.
Μια απόφαση που καθυστερεί ή είναι λανθασμένη τελικά επειδή οι σωστές πληροφορίες δεν είναι διαθέσιμες έχει επίσης κόστος.
Και πολλές φορές το μεγαλύτερο πρόβλημα δεν είναι ότι αυτό το κόστος υπάρχει αλλά ότι κανείς δεν το βλέπει.
Όσο όμως δεν το μετράτε, παραμένει ένα «μικρό καθημερινό πρόβλημα». Όταν αρχίσετε να το μετατρέπετε σε χρόνο, ανθρώπινο κόστος, καθυστερημένη τιμολόγηση, cash-flow pressure, επαναλήψεις και απώλεια παραγωγικότητας, τότε αποκτά διαφορετική σημασία. Μιλάμε πλέον για χρήματα που ήδη δαπανά η επιχείρησή σας χωρίς να το αντιλαμβάνεται.
Όλα καταλήγουν σε ένα σημαντικό ερώτημα που πρέπει να κάνετε προς τον εαυτό σας και αυτό δεν είναι «Πόσο μου κοστίζει να λειτουργώ;» αλλά «Πόσο μου κοστίζει ο τρόπος με τον οποίο λειτουργώ;»
Αυτή είναι μια πολύ διαφορετική ερώτηση και πολλές φορές η απάντηση είναι αυτή που δείχνει πού βρίσκεται πραγματικά το περιθώριο για ανάπτυξη.
*Ο Σταύρος Αγγελίδης είναι Σύμβουλος Επιχειρήσεων με εμπειρία στην οργάνωση, τη βελτίωση της λειτουργίας και την επίλυση προβλημάτων που επηρεάζουν την αποδοτικότητα και την ανάπτυξη μιας επιχείρησης.
