Την δημιουργία νέου και σύγχρονου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Τουρκοκυπριακών Περιουσιών, προς αντικατάσταση του υφιστάμενου πεπαλαιωμένου συστήματος, προωθεί το Τμήμα Υπηρεσιών Πληροφορικής του Υφυπουργείου Έρευνας, Καινοτομίας και Ψηφιακής Πολιτικής.
- Διαβάστε ακόμη: Έτσι θα γίνεται η παραχώρηση τουρκοκυπριακών περιουσιών-Τι αλλάζει, οι κανονισμοί που ψήφισε η Βουλή
- Διαβάστε επίσης: Κ. Ιωάννου: Αποφασιστικό βήμα για ορθολογική διαχείριση τ/κ περιουσιών η ψήφιση κανονισμών
Η εκτιμώμενη αξία του όλου έργου καθορίστηκε στα €2.796.400, μη συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α., ως ακολούθως:
- Υποχρεωτικά
*Συνολικό κόστος σχεδιασμού, ανάπτυξης Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος: €1.089.000
*Κόστος Άδειων Χρήσης: €244.000
*Κόστος Μετάπτωση Δεδομένων και ψηφιοποίησης εγγράφων: €171.600
*Κόστος Εκπαίδευσης: €79.200
*Κόστος Παροχής Υποδομής ως Υπηρεσία: €350.000
*Κόστος Υπηρεσιών Συντήρησης: €648.000 - Προαιρετικά
*Λειτουργική υποστήριξη: €39.600
*Πρόσθετες προαιρετικές Υπηρεσίες: €175.000
Σημειώνεται πως η διάρκεια της σύμβασης που θα υπογραφεί, θα είναι 97 μήνες από την ημερομηνία έναρξης της εκτέλεσης του αντικειμένου της:
- 1 μήνα, υποβολή, έλεγχο, αποδοχή της Έκθεσης Έναρξης Έργου (PID)
- 36 μήνες για την ανάπτυξη, έλεγχο και αποδοχή του Πληροφορικού Συστήματος
- 60 μήνες από την αποδοχή του Πληροφοριακού Συστήματος για:
*12 μήνες εγγύηση καλής λειτουργείας-Δωρεάν Συντήρηση
*60 μήνες συνδρομή λογισμικών συστήματος
*48 μήνες υπηρεσίες συντήρησης
*60 μήνες παροχή υποδομής ως υπηρεσία
*Μέχρι 3 μήνες προαιρετικές υπηρεσίες λειτουργικής υποστήριξης - Προαιρετικές υπηρεσίες καθ’ όλη τη διάρκεια της σύμβασης.
Αξίζει να αναφερθεί πως, προσφορές θα γίνονται δεκτές μέχρι τις 13 Μαρτίου και ώρα 11:00 π.μ.
Το αντικείμενο της σύμβασης
Σύμφωνα με τα έγγραφα του διαγωνισμού που δημοσιεύθηκε στο Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων (e-procurement), το αντικείμενο της σύμβασης που θα υπογραφεί με τον επιτυχόντα προσφοριοδότη αφορά στον σχεδιασμό, υλοποίηση, συντήρηση και τεχνική υποστήριξη ενός Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (NTCL) για την Υπηρεσία Διαχείρισης Τουρκοκυπριακών Περιουσιών (ΥΔΤΚΠ) και παροχή υποδομής ως υπηρεσία [Infrastructure as a Service (IaaS)].
Όπως χαρακτηριστικά αναφέρεται, το υφιστάμενο σύστημα Διαχείρισης Τουρκοκυπριακών Περιουσιών TCL τέθηκε σε λειτουργία το 2008 και έκτοτε έτυχε αρκετών αναβαθμίσεων.
Παρ’ όλα αυτά, όμως, η τεχνολογία που χρησιμοποιεί είναι αρκετά παλαιά και εμφανίζει συγκεκριμένα προβλήματα και ελλείψεις σε σχέση με τα σύγχρονα και απέχει αρκετά από τις πλέον βέλτιστες πρακτικές.
Ως εκ τούτου, σκοπός του έργου είναι η δημιουργία ενός ολοκληρωμένου, σύγχρονου Πληροφοριακού Συστήματος Υπηρεσίας Διαχείρισης Τουρκοκυπριακών Υπηρεσιών (NTCL), με αναβαθμισμένες, εμπλουτισμένες και επανασχεδιασμένες λειτουργίες, σχεδιασμένου με τρόπο που να εξυπηρετεί με αποτελεσματικό τρόπο, απρόσκοπτα και αξιόπιστα πρωτίστως τις επιχειρησιακές διεργασίες της ΥΔΤΚΠ και να παρέχει σχετική πληροφόρηση σε άλλες υπηρεσίες του δημόσιου τομέα, καθώς και η ανάπτυξη με βάση το Service Standard ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς τους πολίτες.
Ο κύριος στόχος
Με βάση τα έγγραφα, επίσης, ο κύριος στόχος του έργου είναι η επιχειρησιακή ενεργοποίηση των βασικών λειτουργιών και διαδικασιών της ΥΔΤΚΠ μέσα στις ακόλουθες ομάδες λειτουργικότητας, με ομαλή μετάβαση στη νέα κατάσταση, χωρίς διακοπή καθημερινών εργασιών και συναλλαγών:
- Ψηφιοποίηση διαδικασιών ΥΔΤΚΠ
- Αυτοματοποίηση ελέγχου συμβολαίων και παραβιάσεων.
- Ανάπτυξη ενός νέου συστήματος με βελτιωμένες και ανανεωμένες τις λειτουργίες που περιλαμβάνονται στο υφιστάμενο σύστημα.
- Ανάπτυξη υποσυστήματος / λειτουργίας γεωγραφικών πληροφοριών (GIS)
- Ανάπτυξη υποσυστήματος / λειτουργίας διαχείρισης εγγράφων (DMS)
- Ανάπτυξη και εφαρμογή διασυνδέσεων με όποιες κρατικές υπηρεσίες και συστήματα χρειάζεται, όπως:
*το Γενικό Λογιστήριο της Δημοκρατίας, μέσω του FIMAS για την καταχώρηση των πληρωμών, εισπράξεων, κλπ.
*την ΚΑΠ, για διενέργεια ελέγχων και όπου είναι δυνατόν αυτοματοποίησής τους, που θα αφαιρέσουν μεγάλο φόρτο εργασίας και θα επιταχύνουν πολλές διαδικασίες.
*το σύστημα Τμήματος Κτηματολογίου και Χωρομετρίας για άμεση πρόσβαση σε Τ/Κ τεμάχια.
1. τα συστήματα του Τμήματος Αρχείου Πληθυσμού και Μετανάστευσης για πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που απαιτούνται (π.χ για άμεσο έλεγχο κατάστασης ενοικιαστών (θανάτου, αλλαγής ιθαγένειας κ.ά.).
2. το σύστημα ΙΠΠΟΔΑΜΟΣ του Τμήματος Πολεοδομίας και οικήσεως για λήψη πληροφοριών χρήσιμων για την διεξαγωγή της εργασίας της Υπηρεσίας (π.χ στην επαγγελματική στέγη να αναφέρεται η συνολική έκταση του χώρου και το ενοίκιο αλλά όχι η ενδεδειγμένη χρήση). - Παροχή όλου του μηχανογραφικού εξοπλισμού με τη μέθοδο IaaS
- Ενίσχυση της ποιότητας, ακεραιότητας και διαθεσιμότητας των δεδομένων.
- Υποβοήθηση του επανασχεδιασμού και απλοποίησης διαδικασιών μέσω προγραμματισμένων κανόνων που θα ενεργοποιούνται αυτόματα από τα δεδομένα.
- Αυτοματοποίηση ελέγχων κατά την καταχώρηση στοιχείων, ούτως ώστε να προλαμβάνονται σφάλματα που συμβαίνουν συνήθως κατά τη χειροκίνητη εισαγωγή πληροφοριών.
- Σύγχρονη οικονομική διαχείριση του Ταμείου Τ/Κ Περιουσιών.
- Δυνατότητα πληρωμής πολλαπλών δόσεων, για εξοικονόμηση χρόνου και μείωση του φόρτου εργασίας.
- Κάλυψη διευρημένων αναγκών διατήρησης ιστορικού.
- Δυνατότητα παραγωγής στατιστικών αναφορών που να συντελούν στην καλύτερη οργάνωση των οικονομικών και διοικητικών λειτουργιών.
- Ετοιμασία στατιστικών καταστάσεων για το Γενικό Λογιστήριο.
- Συχνός συγχρονισμός της βάσης δεδομένων για τις Τ/Κ περιουσίες με την βάση δεδομένων του Κτηματολογίου ούτως ώστε να υπάρχει πρόσβαση πάντα σε ενημερωμένα δεδομένα και να αποφεύγεται η διπλοκαταχώρηση τεμαχίων προς ενοικίαση.
- Βελτίωση της επικοινωνίας εσωτερικά του κλάδου για τα ενδοϋπηρεσιακά θέματα. Αποτελεί και αυτή μια χρονοβόρα διαδικασία η οποία θα διευκολυνόταν ιδιαιτέρως από ένα αυτοματοποιημένο σύστημα ειδοποιήσεων/ενημερώσεων.
- Ενίσχυση όλων των διαδικασιών ασφάλειας πληροφοριών.
- Υλοποίηση ενός συστήματος επιχειρηματικής ευφυΐας (Business Intelligence).
Ηλεκτρονικές υπηρεσίες
Προς επίτευξη των πιο πάνω, οι παρεχόμενες από το νέο σύστημα η-Υπηρεσίες (front-end services) θα πρέπει να είναι πολιτοκεντρικές, ομοιόμορφες, προσβάσιμες από όλους και το αποτέλεσμα τους να επιτυγχάνεται από το χρήστη με ελάχιστη προσπάθεια και με ασφάλεια.
Περαιτέρω θα πρέπει να είναι τέτοιες που θα βοηθούν το χρήστη να επιτύχει ένα αποτέλεσμα από την αρχή ως το τέλος (end to end).
Σημειώνεται πως οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες αφορούν σε διαδικασίες που χειρίζεται η ΥΔΤΚΠ και αφορούν κατά κύριο λόγο την ενοικίαση διαθέσιμων Τ/κ υποστατικών προς ιδιοκατοίκηση, χρήση γης ή για επαγγελματική στέγη.
Οι πολίτες στο πλαίσιο αυτό θα πρέπει να μπορούν μεταξύ άλλων να εξυπηρετούνται ηλεκτρονικά για τα ακόλουθα:
- Εγγραφή Αιτητή (για εκμίσθωση διαθέσιμων Τ/κ περιουσιών)
- Ηλεκτρονική υποβολή αιτήσεων εκμίσθωση διαθέσιμων Τ/κ περιουσιών – διεκπεραίωσή της online
- Παρακολούθηση προόδου αίτησης
- Πληρωμές
- Αίτημα για επιδιορθώσεις
- Αίτημα για τερματισμό συμβολαίου εκμίσθωσης
- Αλλαγή Στοιχείων
- Αυτόματη αποστολή ειδοποιήσεων στους πολίτες είτε μέσω SMS είτε μέσω e-mail είτε και με τα δύο.
Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν στο πλαίσιο της σύμβασης, θα πρέπει, ακόμη, να βασίζονται στην τελευταία έκδοση του Προτύπου Υπηρεσιών του Εργοστασίου Ψηφιακών Υπηρεσιών (DSF) και θα πρέπει να αναπτυχθούν από ομάδα ατόμων με συγκεκριμένους ρόλους που περιγράφονται αναλυτικά στα έγγραφα του διαγωνισμού.
Επισημαίνεται πως η λειτουργικότητα του νέου συστήματος εκτείνεται στο σύνολο των ακόλουθων τομέων διαχείρισης της ΥΔΤΚΠ:
- Διαχείριση Τεμαχίων
- Διαχείριση Κλήρων
- Διαχείριση Αιτήσεων Παραχώρησης
- Διαχείριση Συμβολαίων
- Διαχείριση Λογαριασμών Ενοίκων
- Διαχείριση Αναφορών
- Διαχείριση Ανάλυσης Δεδομένων
- Διαχείριση Χρηματοοικονομικών
- Διαχείριση Θεμάτων Διακυβέρνησης.
Αναμενόμενα αποτελέσματα
Ως προς τα αναμενόμενα αποτελέσματα, με βάση τα έγγραφα, το νέο σύστημα NTCL θα αντικαταστήσει το υφιστάμενο πεπαλαιωμένο, στοχεύοντας στους εξής πυλώνες:
- Σύγχρονο σύστημα με χρήση ευέλικτων και σταθερών τεχνολογιών οι οποίες παρέχουν πλούσια ολοκληρωμένη λειτουργικότητα προς ενίσχυση της απόδοσης μέσω αυξημένης παραγωγικότητας, αποδοτικότητας και εξορθολογισμού του κόστους
- Θα υποστηρίξει την οικονομική διαχείριση των Τ/Κ Περιουσιών με σύγχρονα εργαλεία
- Ανοικτή ευέλικτη και διαλειτουργική αρχιτεκτονική
- Αναβαθμισμένη εξυπηρέτηση του κοινού με μείωση της ανάγκης για επιτόπια παρουσία των πολιτών
- Υλοποίηση σύγχρονων προτύπων ασφαλείας του συστήματος
- Ευέλικτα εργαλεία για την παραγωγή εξειδικευμένων αναφορών και στατιστικών και ταχύτερη ροή επίκαιρης πληροφορίας που θα υποστηρίζεται από φιλικά και κατάλληλα προσαρμοσμένα εργαλεία πληροφορικής για τη λήψη αποφάσεων τύπου dashboard
- Αυτοματοποίηση των ροών εργασίας και παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών και γενικότερη ενσωμάτωση υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και καταπολέμηση των χειροκίνητων, γραφειοκρατικών διαδικασιών
- Υποβολή/αποθήκευση της πληροφορίας μόνο μία φορά, για την αξιοποίησή τους από τις αντίστοιχες οντότητες του συστήματος
- Ανασχεδιασμός των επιχειρησιακών διαδικασιών και διασφάλιση διαφάνειας προς το κοινό.
- Συμβατότητα με τις τοπικές και ευρωπαϊκές απαιτήσεις
- Αποτελεσματική διαλειτουργικότητα με εξωτερικά συστήματα
- Αξιόπιστα και ασφαλή δεδομένα και καθιέρωση προτύπων για την ακεραιότητα και ποιότητα των δεδομένων
- Παροχή ομοιόμορφων ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς τους πολίτες με τη χρήση του Service Standard
- Δυνατότητα ανανέωσης, ενημέρωσης και δημιουργίας νέων λειτουργιών στο σύστημα με τη χρήση λογισμικών ανοικτού κώδικα που θα δίνει τη δυνατότητα στην Κυβέρνηση να προβαίνει στις αναβαθμίσεις και ενημερώσεις του συστήματος μέσω άλλων πηγών εκτός του Αναδόχου, εφόσον το επιθυμεί.
