Εντατικά συνεχίζονται οι προετοιμασίες από πλευράς Κυβέρνησης, ενόψει της Προεδρίας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης από την Κύπρο το πρώτο εξάμηνο του έτους, με όλα τα αρμόδια υπουργεία και υπηρεσίες να τρέχουν όλες τις απαραίτητες διαδικασίες προκειμένου τα πάντα να είναι έτοιμα και στην ώρα τους.
Στο πλαίσιο αυτό και δεδομένου ότι στην Κύπρο θα αφιχθούν αρκετές χιλιάδες σύνεδροι για να συμμετάσχουν σε συνέδρια και εκδηλώσεις που προγραμματίζονται στο πλαίσιο της κυπριακής Προεδρίας της Ε.Ε., το υφυπουργείο Τουρισμού προκήρυξε άλλους δύο διαγωνισμούς για εξασφάλιση δωματίων σε ξενοδοχεία στις επαρχίες Λεμεσού και Λάρνακα.
Οι εν λόγω διαγωνισμοί, έρχονται ως συνέχεια αντίστοιχου διαγωνισμού που προκηρύχθηκε μέσω του Ηλεκτρονικού Συστήματος Σύναψης Συμβάσεων (e-procurement), με αντικείμενο την εξασφάλιση δωματίων σε ξενοδοχεία της επαρχίας Λευκωσίας.
- Διαβάστε επίσης: Στην Κύπρο χιλιάδες σύνεδροι για την Κυπριακή Προεδρία της Ε.Ε.-Ψάχνουν δωμάτια σε ξενοδοχεία της Λευκωσίας
Σύμφωνα με τα έγγραφα των διαγωνισμών, πρωταρχικός στόχος των συμβάσεων που θα υπογραφούν -όταν επιλεγούν οι ανάδοχοι- είναι η εύρυθμη, έγκαιρη και υψηλού επιπέδου παροχή συνεδριακών υπηρεσιών, δωματίων και σίτισης, στο πλαίσιο των αναγκών που απορρέουν από την ανάληψη της Κυπριακής Προεδρίας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης το πρώτο εξάμηνο του 2026.
Όπως χαρακτηριστικά αναφέρεται, «η επιτυχής υλοποίηση των υπηρεσιών, με επαγγελματισμό και συνέπεια, αναμένεται να συμβάλει καθοριστικά στην ενίσχυση της εικόνας της Κυπριακής Δημοκρατίας ως ικανού και αξιόπιστου διοργανωτή υψηλού επιπέδου ευρωπαϊκών συναντήσεων και παράλληλα να αναδείξει την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών φιλοξενίας στην Κύπρο».
Το αντικείμενο των συμβάσεων
Ειδικότερα και με βάση τα έγγραφα του διαγωνισμού, οι ανάδοχοι που θα επιλεγούν θα αναλάβουν την παροχή συνεδριακών χώρων και σχετικού εξοπλισμού συμπεριλαμβανομένης της προσφοράς δωματίων και σίτισης για τις ανάγκες της Κυπριακής Προεδρίας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης κατά το πρώτο εξάμηνο του 2026 σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις που θα ορίζονται στη σύμβαση που θα υπογραφεί.
Βάσει σχετικού καταλόγου που παρατίθεται, στην επαρχία Λεμεσού θα πραγματοποιηθούν 15 συνέδρια και στην επαρχία Λάρνακας 14 συνέδρια, η διάρκεια των οποίων θα είναι μεταξύ δύο ημερών και μίας εβδομάδας.
Επίσης και σε αντίθεση με τον διαγωνισμό για εξασφάλιση δωματίων σε ξενοδοχεία της επαρχίας Λευκωσίας, στον κατάλογο με τα συνέδρια που θα πραγματοποιηθούν σε Λεμεσό και Λάρνακα αναγράφεται πέραν της διάρκειας της διαμονής και τα δωμάτια που θα πρέπει να δεσμευθούν για κάθε συνέδριο, προκειμένου να φιλοξενηθούν χωρίς προβλήματα όλοι οι σύνεδροι.
Κάλυψη κόστους
Σημειώνεται ότι το κόστος για τα δωμάτια που θα δεσμεύονται, θα αναλαμβάνεται είτε από την αναθέτουσα αρχή (υφυπουργείο Τουρισμού) είτε από τους συνέδρους ως ακολούθως:
- Η αναθέτουσα αρχή αναλαμβάνει μόνο το κόστος για διαμονή Single Use με πρόγευμα μόνο για τον αριθμό των δωματίων και μόνο για τις διανυκτερεύσεις που παρουσιάζονται σε σχετικούς πίνακες που περιλαμβάνονται στα έγγραφα του διαγωνισμού.
- Οι σύνεδροι αναλαμβάνουν όλα τα κόστη που δεν αναλαμβάνονται από την αναθέτουσα Αρχή.
- Κατά την κράτηση διανυκτερεύσεων, των οποίων το κόστος αναλαμβάνεται από τους σύνεδρους, θα ισχύουν τα ακόλουθα:
*Κατά την κράτηση των δωματίων θα υπάρχει προπληρωμή (εγγύηση) από τον ίδιο το σύνεδρο για την πρώτη βραδιά της διαμονής του.
*Σε περίπτωση ακύρωσης ή μείωσης της διάρκειας παραμονής, πέντε μέρες πριν την προγραμματισμένη άφιξη, τότε δεν επιστρέφεται το ποσό τη εγγύησης (δηλαδή το ποσό που προπληρώθηκε). Διευκρινίζεται ότι το ποσό της εγγύησης επιστρέφεται στο σύνεδρο που σε περίπτωση που η ακύρωση της κράτησης οφείλεται σε ακύρωση του συνεδρίου για τους λόγους ανωτέρας βίας που αναφέρονται στο άρθρο 18 της Συμφωνίας.
- Σε περίπτωση που μετά την κράτηση διανυκτερεύσεων των οποίων το κόστος αναλαμβάνεται από την αναθέτουσα αρχή ακυρωθεί το συνέδριο για οποιοδήποτε λόγο ακυρώνεται και η κράτηση και δεν καταβάλλεται οποιοδήποτε ποσό ως αμοιβή ή αποζημίωση στον ανάδοχο.
Άλλες υποχρεώσεις αναδόχου
Αξίζει να αναφερθεί πως, οι ανάδοχοι θα έχουν τις ακόλουθες υποχρεώσεις:
- Σε περίοπτο μέρος στον προθάλαμο της εισόδου του ξενοδοχείου θα πρέπει να τοποθετήσουν ενημερωτική πινακίδα για καθοδήγηση των συνέδρων στο χώρο του συνεδρίου και στην οποία θα αναρτούν επίσης το πρόγραμμα του συνεδρίου.
- Θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι κατά τη διάρκεια των εργασιών του συνεδρίου δεν θα διεξάγονται οποιεσδήποτε άλλες δραστηριότητες σε αίθουσες ή άλλους χώρους του ξενοδοχείου οι οποίες πιθανόν να δημιουργούν οχληρία (οπτική, ακουστική, οσμές κλπ) και να επηρεάζουν τη ομαλή διεξαγωγή των εργασιών του συνεδρίου. Διευκρινίζεται ότι είναι αποδεκτό να πραγματοποιούνται παράλληλα στο ξενοδοχείο και συνέδρια άλλων φορέων.
- Να μη δεχθούν οποιεσδήποτε χορηγίες (sponsorships) σε σχέση με τις υπηρεσίες της σύμβασης.
- Στους κοινόχρηστους χώρους του ξενοδοχείου να παρέχεται δωρεάν ασύρματη σύνδεση με το διαδίκτυο.
- Να προμηθευτούν και να τοποθετήσουν στο ξενοδοχείο απινιδωτή, κιβώτιο πρώτων βοηθειών και επαρκή αριθμό πυροσβεστήρων. Να λάβουν όλα τα δέοντα μέτρα για την ασφάλεια και υγεία των συνέδρων όπως π.χ. σχέδιο διαχείρισης έκτακτης ανάγκης όπως είναι τα έκτακτα περιστατικά υγείας (λιποθυμίες, ατυχήματα κλπ), οι σεισμοί και οι πυρκαγιές, να διατηρούν τις εξόδους κινδύνου προσβάσιμες και καθαρές από εμπόδια, να τοποθετήσουν σε εμφανή σημεία ενημερωμένα σχέδια εκκένωσης του κτιρίου, να φροντίσουν για την ασφαλή εγκατάσταση ήχου, φωτισμού και οπτικοακουστικών μέσων, για την ασφαλή παρασκευή των φαγητών κλπ
- Να προμηθευτούν και να τοποθετήσουν στο ξενοδοχείο τις σημαίες της Κύπρου και της Ευρωπαϊκής Ένωσης οι οποίες θα πρέπει να πληρούν τις ακόλουθες προδιαγραφές:
*Ιστούς 220μ. με βάση σίλβερ,
*Σημαίες 180x120,
*Διαστολέας σημαίας, ο οποίος να είναι συμβατός με τον ιστό.
- Καθ’ όλη τη διάρκεια της σύμβασης θα πρέπει να υπάρχει χαρτί υγείας και σαπούνι στα δωμάτια, αντιολισθητική επιφάνεια στην μπανιέρα ή ντουζιέρα των δωματίων ή αντιολισθητικό χαλάκι στην μπανιέρα ή ντουζιέρα των δωματίων, στις μεγάλες γυάλινες επιφάνειες, ανοιγόμενες ή σταθερές, του ξενοδοχείου, να τοποθετηθεί κατάλληλη σήμανση για την αποφυγή ατυχημάτων, να υπάρχει καλάθι αχρήστων στο δωμάτιο. Περαιτέρω καθ’ όλη τη διάρκεια της σύμβασης τα ξενοδοχεία θα πρέπει να ικανοποιούν τις απαιτήσεις που καθορίζονται στα έγγραφα του διαγωνισμού.
Διάρκεια σύμβασης
Η ημερομηνία έναρξης της εκτέλεσης του αντικειμένου της σύμβασης που θα υπογραφεί, θα είναι η ημερομηνία υπογραφής της και η διάρκεια εκτέλεσης είναι μέχρι 30/6/2026 πλέον η περίοδος μέχρι 15/7/2026 για την υποβολή της έκθεσης ολοκλήρωσης.
Σημειώνονται ότι, οι χρόνοι υλοποίησης των επιμέρους υπηρεσιών θα καθοριστούν κατά την υπογραφή της σύμβασης.
Σημειώνεται, τέλος, πως προσφορές και για τους δύο διαγωνισμούς θα γίνονται αποδεκτές μέχρι και 12 Σεπτεμβρίου και ώρα 11.00 π.μ.
