Σε εντατικούς ρυθμούς συνεχίζονται οι προετοιμασίες, ενόψει της Κυπριακής Προεδρίας του Συμβουλίου της Ευρώπης από την 1η Ιανουαρίου 2026 έως και τις 30 Ιουνίου 2026, περίοδο κατά την οποία αναμένεται να έρθουν στην Κύπρο χιλιάδες σύνεδροι.
Μάλιστα και προκειμένου η χώρα μας να είναι σε πλήρη ετοιμότητα, το Υφυπουργείο Τουρισμού προχώρησε στην προκήρυξη διαγωνισμού για την εξασφάλιση δωματίων από ξενοδοχεία στη Λευκωσία για τη διαμονή των συνέδρων που θα συμμετέχουν σε συνέδρια που θα πραγματοποιηθούν στο πλαίσιο της Κυπριακής Προεδρίας του ΣτΕ.
Με βάση την προκήρυξη, η οποία δημοσιεύθηκε στο Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων (e-procurement), η εκτιμώμενη αξία καθορίστηκε στις €165.000 μη συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α για συνολικά 32.896 διανυκτερεύσεις, των οποίων το κόστος θα αναληφθεί από την αναθέτουσα αρχή (Υφυπουργείο Τουρισμού).
- Διαβάστε επίσης: Μαριλένα Ραουνά: Πέραν των 30.000 συνέδρων στην Κύπρο...Οκτώ διαγωνισμοί για κάλυψη των αναγκών διαμονής
- Διαβάστε επίσης: Εντατικά τα έργα σε Συνεδριακό Κεντρό και ΑΞΙΚ ενόψει Προεδρίας-Παραδίδονται εντός Σεπτεμβρίου
Στο πιο πάνω ποσό, ωστόσο, δεν περιλαμβάνονται τα δικαιώματα προαίρεσης της παραγράφου 11 του Άρθρου 2 του Μέρους Β των εγγράφων διαγωνισμού, τα οποία εκτιμώνται σε €30.000 μη συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.
Δηλαδή, η συνολική εκτιμώμενη αξία της σύμβασης ανέρχεται σε €195.000, μη συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.
Σημειώνεται ότι, προσφορές θα γίνονται δεκτές έως και τις 3/9/2025 και ώρα 11:00 π.μ.
Ο διαγωνισμός
Σύμφωνα με τα έγγραφα του διαγωνισμού, ο ανάδοχος που θα επιλεγεί θα πρέπει να δεσμεύσει για έκαστο συνέδριο και για την περίοδο που θα οριστεί, συγκεκριμένο αριθμό δωματίων.
Σε ό,τι αφορά το κόστος για τα δωμάτια που θα δεσμευθούν, αυτό θα αναλαμβάνεται είτε από την αναθέτουσα αρχή (στην προκειμένη περίπτωση από το Υφυπουργείο Τουρισμού) είτε από τους συνέδρους, ως ακολούθως:
- Η αναθέτουσα αρχή θα αναλάβει μόνο το κόστος για διαμονή «Single Use» με πρόγευμα για τον αριθμό των δωματίων που θα δεσμευτούν και μόνο για τις διανυκτερεύσεις που θα καθορίζονται με βάση τη σύμβαση που θα υπογραφεί.
Σημειώνεται πως, στις περιπτώσεις που ανατέθηκαν στον ανάδοχο και δωμάτια διαμονής δύο ατόμων (double use) σε σχέση με συνέδριο, τότε η αναθέτουσα αρχή θα αναλαμβάνει σε σχέση με το συνέδριο με κωδικό HL 21 το κόστος για διαμονή Double Use με πρόγευμα για τον αριθμό των δωματίων που θα συμφωνηθούν, μόνο για τις διανυκτερεύσεις που θα συμφωνηθούν.
Για όλα τα υπόλοιπα δωμάτια, η αναθέτουσα αρχή θα αναλαμβάνει μόνο το κόστος για διαμονή «Single Use» με πρόγευμα για τον αριθμό των δωματίων που θα συμφωνηθούν.
- Οι σύνεδροι θα αναλαμβάνουν όλα τα κόστη, που δεν αναλαμβάνονται από την αναθέτουσα αρχή, όπως για παράδειγμα τα κόστη:
1. Για τη διανυκτέρευση της τελευταίας ημέρας.
2. Το κόστος της επιπλέον χρέωσης για «double use» του δωματίου τους, λόγω διανυκτέρευσης και των συντρόφων τους (εάν εφαρμόζεται), των γευμάτων πέραν του προγεύματος, υπηρεσιών πλυντηρίου, χρήση «minibar» και άλλων εξόδων κατά τη διαμονή τους στο ξενοδοχείο.
Περαιτέρω, για τις διανυκτερεύσεις των συνέδρων των οποίων το κόστος δεν θα καλύπτεται από την αναθέτουσα αρχή, στα έγγραφα διευκρινίζεται ρητά, ότι οι εν λόγω σύνεδροι θα έχουν πλήρη ελευθερία στο δικαίωμα επιλογής ξενοδοχείου για τη διαμονή τους.
Θα μπορούν, δηλαδή, είτε να επιλέξουν από κατάλογο ξενοδοχείων, που θα τους προταθούν από την αναθέτουσα αρχή, είτε να επιλέξουν οποιοδήποτε άλλο ξενοδοχείο της προσωπικής τους προτίμησης.
Σημειώνεται πως, το ξενοδοχείο του αναδόχου, σε αυτή την περίπτωση, δεν θα αποτελεί τη μοναδική διαθέσιμη επιλογή, γεγονός που αποσκοπεί στη διασφάλιση διαφάνειας, ελεύθερου ανταγωνισμού και στη διατήρηση εύλογων και ανταγωνιστικών τιμών διαμονής.
Κόστος για συνέδρους
Επιπρόσθετα των πιο πάνω, στα έγγραφα του διαγωνισμού ξεκαθαρίζεται ότι κατά την κράτηση διανυκτερεύσεων, των οποίων το κόστος αναλαμβάνεται από τους σύνεδρους, θα ισχύουν τα ακόλουθα:
- Κατά την κράτηση των δωματίων θα υπάρχει προπληρωμή (εγγύηση) από τον ίδιο τον σύνεδρο για την πρώτη βραδιά της διαμονής του.
- Σε περίπτωση ακύρωσης ή αλλαγής ημερομηνίας άφιξης, πέντε μέρες πριν την προγραμματισμένη άφιξη, δεν επιστρέφεται το ποσό της εγγύησης (δηλαδή το ποσό που προπληρώθηκε). Διευκρινίζεται ότι το ποσό της εγγύησης επιστρέφεται στο σύνεδρο στην περίπτωση που η ακύρωση της κράτησης οφείλεται στην ακύρωση του συνεδρίου για λόγους ανωτέρας βίας.
Επισημαίνεται ακόμη ότι σε περίπτωση που μετά την κράτηση διανυκτερεύσεων των οποίων το κόστος αναλαμβάνεται από την αναθέτουσα αρχή ακυρωθεί το συνέδριο για οποιοδήποτε λόγο, θα ακυρώνεται και η κράτηση και δεν θα καταβάλλεται οποιοδήποτε ποσό ως αμοιβή ή αποζημίωση στον ανάδοχο.
Δέσμευση τιμών
Αξίζει, εξάλλου, να αναφερθεί πως εάν ο ανάδοχος επιθυμεί να διαθέσει πρόσθετα δωμάτια για τα συνέδρια, που του ανατέθηκαν, στο πλαίσιο ξεχωριστού διαγωνισμού, που θα προκηρυχθεί από την αναθέτουσα αρχή για τη διαμονή των υπολοίπων συνέδρων, που θα αναλάβουν οι ίδιοι το κόστος διαμονής τους, τότε σε περίπτωση που προσφέρει τα εν λόγω πρόσθετα δωμάτια σε τιμή χαμηλότερη από αυτή που θα προσφέρει τα δωμάτια στο πλαίσιο της σύμβασης θα υπογραφεί και θα του ανατεθεί σχετική σύμβαση στο πλαίσιο του ξεχωριστού διαγωνισμού, τότε αυτόματα και για την εν λόγω σύμβαση θα ισχύουν οι χαμηλότερες τιμές.
Την ίδια ώρα, θα αποτελεί υποχρέωση του αναδόχου, όπως, κατά τις ημερομηνίες που θα φιλοξενήσει τους συνέδρους με βάση σύμβαση που θα υπογραφεί, τα δωμάτια του ξενοδοχείου του να μην διατίθενται, από τον ίδιο ή από οποιονδήποτε τρίτο πάροχο, σε τιμές χαμηλότερες από τις τιμές της προσφοράς του για τις συγκεκριμένες ημερομηνίες.
Επίσης, οι τιμές του ξενοδοχείου, κατά τις συγκεκριμένες ημερομηνίες, σε δημοσιεύσεις του ανάδοχου, σε έντυπη μορφή ή στο διαδίκτυο ή στην ιστοσελίδα του ξενοδοχείου ή οπουδήποτε αλλού, δεν θα πρέπει να είναι χαμηλότερες από τις τιμές της προσφοράς του.
Περαιτέρω, ο ανάδοχος θα έχει την υποχρέωση, όπως προβεί σε όλες τις αναγκαίες ενέργειες, με τρίτα μέρη, με τα οποία συνεργάζεται και μέσω των οποίων γίνονται κρατήσεις δωματίων στο ξενοδοχείο, όπως για παράδειγμα διοργανωτές ταξιδιών (tour operators) ή online Travel Agents (π.χ. Booking.com), να μην διαθέτουν ή διαφημίζουν οπουδήποτε, τα δωμάτια του ξενοδοχείου, κατά τις συγκεκριμένες ημερομηνίες, με τιμές χαμηλότερες από τις τιμές της προσφοράς του.
Λοιπές απαιτήσεις
Ο ανάδοχος θα έχει επίσης τις ακόλουθες υποχρεώσεις:
- Να τοποθετήσει σε περίοπτο μέρος στον προθάλαμο του ξενοδοχείου ενημερωτική πινακίδα με το πρόγραμμα του συνεδρίου, τις ώρες αναχώρησης από το ξενοδοχείο για τη συνάντηση.
- Να παρέχει δωρεάν ασύρματη διαδικτυακή σύνδεση στο χώρο υποδοχής του ξενοδοχείου (lobby), καθώς και σε άλλους κοινόχρηστους χώρους του ξενοδοχείου.
- Να παραχωρήσει όλες τις απαραίτητες διευκολύνσεις για τυχόν λειτουργία γραφείου εγγραφής / πληροφοριών των συνέδρων στο χώρο υποδοχής του ξενοδοχείου (lobby).
- Να ικανοποιεί καθ’ όλη τη διάρκεια της σύμβασης όλες τις απαιτήσεις που θα συμφωνηθούν και θα συμπεριληφθούν στη σύμβαση.
- Να υποβάλει έκθεση ολοκλήρωσης, μέχρι τις 15/07/2026 – δηλαδή μετά το τέλος της περιόδου υλοποίησης της σύμβασης, η οποία να περιλαμβάνει καταγραφή όλων των δραστηριοτήτων που υλοποιήθηκαν και των υπηρεσιών που υλοποιήθηκαν (αναλυτικά και συγκεντρωτικά) και τυχών προτάσεις για μελλοντικές ανάγκες της αναθέτουσα αρχής σχετικές με το αντικείμενο της σύμβασης, που υλοποιήθηκε.
Διάρκεια σύμβασης
Η ημερομηνία έναρξης της εκτέλεσης του αντικειμένου της σύμβασης που θα υπογραφεί, θα είναι η ημερομηνία υπογραφής της και η διάρκεια εκτέλεσης είναι μέχρι 30/6/2026 πλέον η περίοδος μέχρι 15/7/2026 για την υποβολή της έκθεσης ολοκλήρωσης.
Σημειώνονται ότι, οι χρόνοι υλοποίησης των επιμέρους υπηρεσιών θα καθοριστούν κατά την υπογραφή της σύμβασης.
Τι γίνεται με τα ξενοδοχεία που δεν διαθέτουν άδεια λειτουργείας
Με βάση, ακόμη, τα έγγραφα του διαγωνισμού, σε περίπτωση που για το ξενοδοχείο δεν εκδόθηκε άδεια λειτουργίας ξενοδοχείου με βάση τον «περί της Ρύθμισης της Ίδρυσης και Λειτουργίας Ξενοδοχείων και Τουριστικών Καταλυμάτων Νόμο του 2019 έως 2025», θα πρέπει να προσκομιστούν από τον ανάδοχο στο Υφυπουργείο Τουρισμού τα απαιτούμενα έγγραφα που αναφέρονται στα εδάφια (2) (α) έως (ι) του άρθρου 18 του «περί της Ρύθμισης της Ίδρυσης και Λειτουργίας Ξενοδοχείων και Τουριστικών Καταλυμάτων Νόμο 2019-2025», ώστε να εξασφαλιστεί μέχρι 29/9/2025 βεβαίωση από το υφυπουργείο Τουρισμού ότι ο ανάδοχος ικανοποιεί τις διατάξεις του Άρθρου 18 του «περί της Ρύθμισης της Ίδρυσης και Λειτουργίας Ξενοδοχείων και Τουριστικών Καταλυμάτων Νόμου του 2019 έως 2025» για να λειτουργεί το ξενοδοχείο μέχρι τις 31/8/2026.
Σε περίπτωση μη εξασφάλισης της πιο πάνω βεβαίωσης μέχρι 29/9/2025 η αναθέτουσα αρχή δύναται να τερματίσει τη σύμβαση.
