Εκεί που θα κτυπά η καρδιά της κυπριακής Προεδρίας-Ο διαγωνισμός για ανάδοχο και όσα θα γίνουν στο «Φιλοξενία»

Με εντατικούς ρυθμούς συνεχίζονται οι προετοιμασίες του κράτους ενόψει της ανάληψης της Προεδρίας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης από την Κυπριακή Δημοκρατία το πρώτο εξάμηνο του 2026.

Μετά τις ενέργειες για μετατροπή μέρους των χώρων του Ανώτατου Ξενοδοχειακού Ινστιτούτου Κύπρου (ΑΞΙΚ) σε Γραφείο Τύπου για τις ανάγκες της Κυπριακής Προεδρίας, το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους προχώρησε στην προκήρυξη διαγωνισμού για εξεύρεση αναδόχου που θα αναλάβει τη διαχείριση, τόσο του Συνεδριακού Κέντρου «Φιλοξενία» όσο και του Κέντρου Τύπου από την 1η Σεπτεμβρίου 2025 μέχρι την 31η Αυγούστου 2026.

Σύμφωνα με τα έγγραφα του διαγωνισμού που αναρτήθηκε στο Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων (e-procurement), η Κύπρος φιλοδοξεί να διοργανώσει μια αξιόπιστη και αποτελεσματική Προεδρία, η οποία θα αντικατοπτρίζει τις μεταρρυθμίσεις και τα θεμέλια που έχουν τεθεί στις αρχές της βιώσιμης ανάπτυξης και του ψηφιακού μετασχηματισμού.

Σε ό,τι αφορά το Συνεδριακό Κέντρο Φιλοξενία, τονίζεται πως επιλέγηκε για να φιλοξενήσει έναν σεβαστό αριθμό συναντήσεων κατά τη διάρκεια της Κυπριακής Προεδρίας, καθώς ικανοποιεί τις απαιτήσεις από πλευράς λειτουργικότητας και ασφάλειας που καθορίζονται από την ίδια την Ε.Ε.

Μάλιστα, όπως αναφέρεται, στο Συνεδριακό Κέντρο εκτιμάται ότι θα πραγματοποιηθούν μία Άτυπη Σύνοδος Αρχηγών Κρατών ή Κυβερνήσεων της Ε.Ε., 20 Άτυπα Υπουργικά Συμβούλια και 4 Υπουργικά συνέδρια/συναντήσεις.

Παράλληλα, στον ίδιο χώρο αναμένεται να πραγματοποιηθούν δύο άλλες σημαντικές συναντήσεις, η Επίσκεψη του Κολλεγίου Επιτρόπων και η Επίσκεψη των Προέδρων των Πολιτικών Ομάδων του Ευρωκοινοβουλίου.

Στις εν λόγω συναντήσεις, προστίθεται, αναμένεται να υπάρχει συμμετοχή από 150-900 άτομα περιλαμβανομένων των δημοσιογράφων.

Πρόσθετα, εκτιμάται να πραγματοποιηθούν στον Συνεδριακό Χώρο άλλες 100 συναντήσεις και εκδηλώσεις, υψηλού και χαμηλού επιπέδου, στις οποίες η συμμετοχή αναμένεται να είναι από 10 άτομα για μια μικρή συνάντηση, μέχρι 800 άτομα για ένα μεγάλο συνέδριο.

Πέραν από τους διάφορους αντιπροσώπους και δημοσιογράφους, στον συνεδριακό χώρο αναμένεται να υπάρχει επί καθημερινής βάσεως προσωπικό, που εκτιμάται γύρω στα 20-25 άτομα, το οποίο θα περιλαμβάνει προσωπικό από την Αναθέτουσα Αρχή στα γραφεία του Συνεδριακού Κέντρου, στο Κέντρο Εγγραφής και Διαπίστευσης και στο Κέντρο Φύλαξης και Διαλογής Δώρων.

Παράλληλα, αναμένεται πως θα υπάρχει επί καθημερινής βάσεως προσωπικό από την Αστυνομία για την ασφάλεια τόσο του χώρου όσο και για τη φυσική ασφάλεια των συμμετεχόντων, που εκτιμάται γύρω στα 70-90 άτομα.

Επιπρόσθετα, εκτός του περιφραγμένου χώρου, θα υπάρχουν χώροι στάθμευσης για τα οχήματα, αλλά και διαμορφωμένος χώρος για επιβίβαση και αποβίβαση των συμμετεχόντων από τα λεωφορεία.

Σύμφωνα, εξάλλου, με τις υποδείξεις της Αστυνομίας, ο χώρος γύρω από το Συνεδριακό Κέντρο και το Κέντρο Τύπου θα περιβάλλεται από περίφραξη ασφαλείας με 3 σημεία ελεγχόμενης εισόδου/εξόδου: Μία είσοδος για επισήμους/επικεφαλής στο Συνεδριακό Κέντρο, μία είσοδος για τροφοδοσία και προσωπικό στο Συνεδριακό Κέντρο και μία είσοδος για δημοσιογράφους στο Κέντρο Τύπου.

Σημειώνεται ότι κοντά στις εισόδους θα υπάρχουν χώροι ελέγχου που θα περιλαμβάνουν τον κατάλληλο εξοπλισμό και εγκαταστάσεις για το προσωπικό της Αστυνομίας.

Επίσης, θα υπάρχει μία είσοδος που θα συνδέει το Συνεδριακό Κέντρο με το Κέντρο Τύπου.

Στόχος της συμβάσης

Όσον αφορά τη σύμβαση που θα υπογραφεί για διαχείριση του Συνεδριακού Κέντρου, σύμφωνα με τα έγγραφα, ο γενικός στόχος της σύμβασης απαρτίζεται από δύο επιμέρους στόχους, ως εξής:

• Η αποτελεσματική και υψηλής ποιότητας διαχείριση του Συνεδριακού Κέντρου και του Κέντρου Τύπου για να διεξάγονται οι συναντήσεις και άλλες εργασίες στα πλαίσια της Προεδρίας του Συμβουλίου της Ε.Ε. το πρώτο εξάμηνο του 2026 στην Κύπρο, βασισμένη στις αρχές της βιώσιμης ανάπτυξης και του ψηφιακού μετασχηματισμού.
• Η απρόσκοπτη παροχή επισιτιστικών υπηρεσιών στα πλαίσια της Προεδρίας του Συμβουλίου της Ε.Ε. το πρώτο εξάμηνο του 2026 στην Κύπρο.

Οι ειδικοί στόχοι της Σύμβασης είναι οι ακόλουθοι:

• Άρτια οργάνωση των χώρων για απρόσκοπτη διεκπεραίωση όλων των δραστηριοτήτων της Κυπριακής Προεδρίας, αξιοποιώντας τεχνολογία αιχμής και διασφαλίζοντας την περιβαλλοντική αειφορία.
• Παροχή υψηλής ποιότητας επισιτιστικών υπηρεσιών προς τους παρευρισκόμενους, οι οποίες θα αντικατοπτρίζουν υψηλό επίπεδο φιλοξενίας, επαγγελματικότητας και περιβαλλοντικής βιωσιμότητας.
• Εξασφάλιση και διατήρηση ενός μόνιμα καθαρού, υγιεινού περιβάλλοντος εργασίας και ευταξία του εξοπλισμού του χώρου, με ανάλογη διακόσμηση φυτών και λουλουδιών.

Αναμενόμενα αποτελέσματα

Αξίζει να αναφερθεί ότι η σύμβαση θα είναι χωρισμένη σε τρεις περιόδους και για κάθε μία από αυτές, αναμένονται τα ακόλουθα αποτελέσματα:

• Προπαρασκευαστική περίοδος από 1 Σεπτεμβρίου 2025 μέχρι 15 Δεκεμβρίου 2025: Ο Ανάδοχος θα εξασφαλίσει (προμηθεύσει και εγκαταστήσει) όλο τον απαιτούμενο εξοπλισμό που περιλαμβάνει στην τεχνική του προσφορά, και θα προσλάβει τον απαραίτητο αριθμό προσωπικού για την εκτέλεση των διαφόρων εργασιών.
  Στο διάστημα αυτό, θα εκπαιδεύσει κατάλληλα το προσωπικό, ούτως ώστε να εξοικειωθούν με τους χώρους και να είναι πλήρως έτοιμοι να παράσχουν τις ζητούμενες υπηρεσίες προς επίτευξη των στόχων της Σύμβασης.
• Περίοδος Προεδρίας από 16 Δεκεμβρίου 2025 μέχρι 30 Ιουνίου 2026: Ο Ανάδοχος θα διεκπεραιώσει σε άρτιο βαθμό όλες τις απαραίτητες εργασίες έτσι ώστε να διεξαχθούν ομαλά όλες οι συναντήσεις, με γνώμονα την επίτευξη των ειδικών στόχων της Σύμβασης, ως αναφέρονται πιο πάνω.
• Περίοδος Αποχώρησης Αναδόχου/Παράδοση Συνεδριακού Κέντρου και Κέντρου Τύπου από 1 Ιουλίου 2026 μέχρι 31 Αυγούστου 2026: Ο Ανάδοχος θα ετοιμάσει κατάλληλες εκθέσεις και μελέτες με στατιστικά στοιχεία για τις υπηρεσίες που πρόσφερε κατά τη διάρκεια της Σύμβασης.
  Επιπρόσθετα, θα μετακινήσει οποιονδήποτε δικό του εξοπλισμό από τους χώρους του Συνεδριακού Κέντρου και του Κέντρου Τύπου και θα παραδώσει τους χώρους στην κατάσταση που παραλήφθηκαν.

Προϋποθέσεις και κίνδυνοι

Αναφορικά με τις προϋποθέσεις και τους κινδύνους σε σχέση με τη σύμβαση που θα υπογραφεί, βασικές προϋποθέσεις για την υλοποίηση του αντικειμένου της σύμβασης αποτελούν:

• Η εκτέλεση των υποχρεώσεων στη βάση της Σύμβασης από πλευράς του Αναδόχου.
• Ο συντονισμός και η καλή συνεργασία μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου.
• Η αποτελεσματική λειτουργία της Ομάδας Έργου του Αναδόχου.

Την ίδια ώρα, οι σοβαρότεροι κίνδυνοι που συνδέονται με τη μη εκπλήρωση των πιο πάνω προϋποθέσεων είναι:

• Καθυστερήσεις στην εκτέλεση των υπηρεσιών (π.χ., ετοιμασία αιθουσών, σερβίρισμα γευμάτων).
• Προβλήματα στην ποιότητα ή ποσότητα των επισιτιστικών υπηρεσιών.
• Προβλήματα καθαριότητας και ασφάλειας για τους επισκέπτες του χώρου ή/και το προσωπικό.
• Προβλήματα στη διαχείριση διαβαθμισμένων πληροφοριών/εγγράφων.
• Προβλήματα στη λειτουργία του εξοπλισμού ή άλλων δραστηριοτήτων.
• Ζημιές στον εξοπλισμό λόγω μη επαρκούς κατάρτισης του προσωπικού.
• Παράλειψη διορθωτικών ενεργειών κατά την εκτέλεση της Σύμβασης.

Εκτιμώμενη αξία και διάρκεια σύμβασης

Σύμφωνα ακόμη με τα έγγραφα του διαγωνισμού, η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης καθορίστηκε στα €4.500.000, μη συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α., ως εξής:

• €4.340.000 για τη διαχείριση του Συνεδριακού Κέντρου και του Κέντρου Τύπου για τους σκοπούς της Κυπριακής Προεδρίας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης 2026, και
• €160.000 δικαίωμα προαίρεσης που μπορεί να ενεργοποιηθεί σε περίπτωση διενέργεια άτυπης συνόδου Αρχηγών Κρατών ή Κυβερνήσεων Ε.Ε.

Η διάρκεια της σύμβασης θα είναι για ένα χρόνο και συγκεκριμένα από 1η Σεπτεμβρίου 2025 μέχρι 31 Αυγούστου 2026.

Σημειώνεται πως προσφορές θα γίνονται δεκτές μέχρι τις 11 Απριλίου 2025 και ώρα 12:00