Επτά προκλήσεις της εξ αποστάσεως Διεύθυνσης προσωπικού

Η εξ αποστάσεως εργασία, μια πρακτική που για κάποιους ίσως φάνταζε κάτι απομακρυσμένο, έχει μπει πλέον για τα καλά στη ζωή μας. Λόγω των περιορισμών που εφαρμόστηκαν για την αντιμετώπιση της πανδημίας, πολλές επιχειρήσεις αναπροσάρμοσαν τον τρόπο λειτουργίας τους εφαρμόζοντας την τηλεργασία, η οποία φαίνεται ότι ήρθε για να μείνει. Αν και εφαρμόστηκε από ανάγκη, αρκετοί εργαζόμενοι και εργοδότες έχουν πλέον αντιληφθεί τα οφέλη της και προσανατολίζονται στη διατήρηση αυτής της δυνατότητας και μετά το πέρας της πανδημίας.

Η προσαρμογή που επέδειξαν τόσο οι εργαζόμενοι όσο και οι οργανισμοί κατά τη μετάβαση στην εξ αποστάσεως εργασία, δεν σημαίνει όμως ότι δεν ενέχει σημαντικές προκλήσεις που θα πρέπει να αναλυθούν και να αντιμετωπιστούν. Προκλήσεις που έχουν να κάνουν με την προσαρμογή τους στη νέα πραγματικότητα που απαιτεί υιοθέτηση, διαφοροποίηση και εμπλουτισμού του τρόπου προσέγγισης και επικοινωνίας μεταξύ των διευθυντικών στελεχών και του προσωπικού ώστε να διασφαλίζεται η εύρυθμη λειτουργία ενός οργανισμού. Παράλληλα, είναι εξαιρετικά σημαντικό να προσφέρεται η απαραίτητη στήριξη προς τους εργαζόμενους για να είναι αποδοτικοί στο ρόλο τους αλλά και να μην επιβαρυνθούν  σε προσωπικό επίπεδο από την νέα πραγματικότητα. 

Όπως κατέδειξε μια έρευνα που διεξήγαγε το CARDET, στο πλαίσιο του έργου Virtual Teams, Managers και Επαγγελματίες Ανθρώπινου Δυναμικού στην Κύπρο ανέφεραν μια σειρά από προκλήσεις στην εφαρμογή της εξ αποστάσεως εργασίας:

1. Επικοινωνία

Η επικοινωνία είναι το κλειδί της επιτυχίας στις εξ αποστάσεως ομάδες. Είναι ζωτικής σημασίας να προωθηθεί η ανοιχτή επικοινωνία και να υπάρχει σωστή αλληλεπίδραση με όλα τα μέλη της ομάδας που αφορά την εργασία τους. Ως αποτέλεσμα, τα στελέχη των οργανισμών θα πρέπει να αναπτύξουν συγκεκριμένες επικοινωνιακές δεξιότητες και τεχνικές, εξειδικευμένες για την εξ αποστάσεως εργασία.

2. Παρακολούθηση της εργασίας και της παραγωγικότητας

Λόγω της μετάβασης στη τηλεργασία, τα διευθυντικά στελέχη δεν έχουν απευθείας επαφή και διαπροσωπική επικοινωνία με το προσωπικό. Κάτι που συχνά δεν τους επιτρέπει να έχουν ξεκάθαρη εικόνα για το φόρτο εργασίας των εργαζομένων (αν υποαξιοπιούνται  ή υπερφορτώνονται) και δυσκολεύει την αξιολόγηση της απόδοσης τους. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να υιοθετηθούν εναλλακτικές προσεγγίσεις και να εφαρμοστούν πρακτικές μέθοδοι που θα τους επιτρέψουν να έχουν ξεκάθαρη εικόνα για τη δουλειά και την απόδοση των εργαζομένων.

3. Έλλειψη Εταιρικής Κουλτούρας/ Ομαδικού Πνεύματος

Λόγω της εξ αποστάσεως εργασίας και της έλλειψης φυσικής επαφής, παρατηρείται συχνά μια αποσύνδεση μεταξύ των μελών της ομάδας του προσωπικού. Κάτι που έχει αρνητικό αντίκτυπο στην κουλτούρα και το ομαδικό πνεύμα του οργανισμού, ενώ συχνά οδηγεί σε αισθήματα απομόνωσης από πλευράς των υπαλλήλων τα οποία επιφέρουν πτώση στην παραγωγικότητα. Άρα είναι σημαντικό τα διευθυντικά στελέχη να βρουν τρόπους να προλάβουν ή να αντιμετωπίσουν αυτή την πρόκληση προωθώντας την υγιή επικοινωνία και την εταιρική κουλτούρα συνεργασίας ακόμη και σε συνθήκες εξ αποστάσεως εργασίας.

4. Χτίσιμο εμπιστοσύνης

Όπως φάνηκε από την έρευνα, πολλοί διευθυντές/τριες λόγω της μειωμένης συχνότητας αλληλεπιδράσεων, ανησυχούν ότι οι εργαζόμενοι που εργάζονται εξ αποστάσεως δεν ολοκληρώνουν τη δουλειά τους ή δεν αξιοποιούν τον χρόνο τους αποδοτικά. Κάτι που δυσχεραίνει το χτίσιμο μιας σχέσης εμπιστοσύνης εντός του οργανισμού.

5. Διατήρηση της ευζωίας και της δέσμευσης του προσωπικού

Μία από τις κύριες προκλήσεις που αναφέρθηκαν από τους Διευθυντές/τριες και τους επαγγελματίες του Ανθρώπινου Δυναμικού είναι ότι πολλοί εξ αποστάσεως εργαζόμενοι είναι ψυχολογικά κουρασμένοι από τη συνεχιζόμενη απομόνωση λόγω της πανδημίας. Ορισμένοι μάλιστα θεωρούν τη συνέχιση της εξ αποστάσεως εργασίας βαρετή και ψυχολογικά κουραστική. Επίσης, κάποιοι/ες από τους/ις συμμετέχοντες/ουσες στην έρευνα παραδέχθηκαν ότι υπάρχουν πολλές περιπτώσεις εργαζομένων, οι οποίοι/ες επισκέπτονται ψυχολόγο προκειμένου να ξεπεράσουν προβλήματα ψυχικής υγείας, όπως είναι η κατάθλιψη και το άγχος.

6. Ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής

Τα μέλη του προσωπικού που εργάζονται εξ αποστάσεως συχνά αντιμετωπίζουν προβλήματα με τη διαχείριση του χρόνου τους. Για πολλούς είναι δύσκολο να «αποσυνδεθούν» από το email/ το laptop τους, ακόμη και σε μη εργάσιμο χρόνο και να διατηρήσουν ισορροπία μεταξύ της προσωπικής τους ζωής και της εργασίας τους, κάτι που ενέχει το κίνδυνο της υπερφόρτωσης που συχνά οδηγεί στο εργασιακό burnout.

7. Δυσκολίες με την τεχνολογία

Η μετάβαση στην εξ αποστάσεως εργασία προϋποθέτει την επένδυση στην παροχή τον απαραίτητων εργαλείων αλλά και τεχνικής υποστήριξης προς τους εργαζομένους ούτως ώστε να μπορέσουν να διεκπεραιώσουν ομαλά την εργασία τους από το σπίτι.

Όπως είναι εύκολο να αντιληφθεί κανείς, η μεταφορά των εργασιών και της λειτουργίας ενός οργανισμού εξ αποστάσεως αναδιαμορφώνει τις ανάγκες και τις δεξιότητες στον τρόπο διαχείρισης του προσωπικού. Σε μεγάλο βαθμό το βάρος της σωστής διαχείρισης της μετάβασης πέφτει στο διευθυντικό προσωπικό , που θα πρέπει να κατανοήσει τους παράγοντες που μπορούν να κάνουν την εξ αποστάσεως εργασία ιδιαίτερα απαιτητική, να επανεξετάσουν τις μεθόδους και προσεγγίσεις τους και να διασφαλίσουν ότι θα διατηρηθεί η εύρυθμη και αποδοτική λειτουργία της ομάδας τους.

Θα πρέπει να αναπτύξουν τις γνώσεις και πρακτικές τους δεξιότητες στην υποστήριξη και εποπτεία του προσωπικού καθώς και στη διαμόρφωση και υιοθέτηση δομημένων διαδικασιών επικοινωνίας που θα τους επιτρέψουν να αναπτύξουν σχέσεις εμπιστοσύνης με το προσωπικό. Παράμετροι και δεξιότητες στις οποίες επιθυμεί να συμβάλει το εκπαιδευτικό πρόγραμμα για την «Ηγεσία και Διοίκηση Ομάδων από απόσταση» που προσφέρει το CARDET με επιχορήγηση από την ΑνΑΔ. Το πρόγραμμα θα διεξαχθεί το διήμερο  12 & 14 Απριλίου διαδικτυακά. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε εδώ.

 * Βίκυ Χαραλάμπους, Certified Chief Happiness Officer (CARDET Group), PhDc in Positive Organizational Psychology