Iron Mountain: Adapt or Perish

Η υφιστάμενη κατάσταση έχει ήδη αναγκάσει πολλές επιχειρήσεις, αλλά και οργανισμούς, να υιοθετήσουν νέες εργασιακές πρακτικές και να λειτουργούν σήμερα μέσω της εξ αποστάσεως εργασίας. Έννοιες, όπως αυτές της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας, που ανέκαθεν αποτελούσαν προτεραιότητα για τους επιχειρηματίες, επανήλθαν στο προσκήνιο, γεγονός, που θα διαφοροποιήσει πολλές πτυχές της λειτουργίας των επιχειρήσεων, ενισχύοντας ιδιαίτερα την ανάγκη για ηλεκτρονική μεταρρύθμιση.
 
Εξ αποστάσεως εργασία

Αναπάντεχα, λοιπόν, οι εταιρείες βρέθηκαν αντιμέτωπες με την πρόκληση να εξεύρουν τρόπους ώστε να βοηθήσουν το εργατικό τους δυναμικό να εργάζεται από το σπίτι, εξασφαλίζοντάς τους την ίδια ώρα πρόσβαση σε έγγραφα ανεξαρτήτως του χώρου στον οποίο αυτά είναι αποθηκευμένα. Και μπορεί η πρακτική της εξ αποστάσεως εργασίας να ήταν γνωστή εδώ και καιρό, όμως, οι πρωτόγνωρες συνθήκες που βιώνουμε, έχουν επιταχύνει την ανάγκη είτε εφαρμογής είτε περαιτέρω ανάπτυξής της. Πώς όμως διασφαλίζεται, εν μέσω ενός lock down ή ενός απροσδόκητου προσωρινού κλεισίματος της επιχείρησής ότι οι εργαζόμενοι θα παραμείνουν παραγωγικοί;
Πλέον για τις επιχειρήσεις αποκτά όλο και μεγαλύτερη σημασία η ανάγκη να βάλουν σε τάξη τον ανεξέλεγκτο όγκο από τα φυσικά έγγραφα που συσσωρεύονται καθημερινά, να τον καθοδηγήσουν στα σωστά συστήματα διαχείρισης και αποθήκευσης για να μπορέσουν να αντλήσουν γρήγορα από αυτά την πληροφορία όταν και εφόσον τη χρειάζονται.
 
Ηλεκτρονική οργάνωση εγγράφων
Χάρη στις έξυπνες τεχνολογίες Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων [Intelligent Information Management] καθώς και Ψηφιοποίησης, μιας διαδικασίας που βελτιστοποιεί τις καθημερινές ροές εργασίας, αρκετές εταιρείες μπορούν ήδη να  διαχειριστούν, να οργανώσουν και να αποθηκεύσουν με ασφάλεια τον μεγάλο όγκο ηλεκτρονικών και φυσικών εγγραφών. Η γρηγορότερη αναζήτηση και εύρεση εγγράφων μέσα από τα ΙΙΜ συστήματα, η αποτελεσματικότερη αξιοποίηση του χρόνου των εργαζομένων λόγω λιγότερης διαχείρισης του χαρτιού και περισσότερης ψηφιοποίησης, μπορούν να επιδράσουν θετικά στο λειτουργικό κόστος και στην επιχειρηματική συνέχεια μιας εταιρείας.

Ταυτόχρονα, τα συστήματα  ΙΙΜ [Intelligent Information Management] έχουν τη δυνατότητα να ενισχύσουν την επιχειρησιακή συνέχεια της εταιρείας (Business Continuity) και να βοηθήσουν την επαναφορά στην επαγγελματική κανονικότητα όσο το δυνατό γρηγορότερα.
Παράλληλα, με την ψηφιοποίηση των εγγράφων, η οποία είναι πολύ σημαντική, είναι ιδιαίτερα καθοριστική και η σωστή ανάλυση των αναγκών που πρόκειται να καλυφθούν.
 
Ψηφιοποίηση εταιρικών διαδικασιών
Συγκεκριμένα, ψηφιοποιώντας τις επιχειρηματικές διαδικασίες, εξασφαλίζουμε την αναβάθμιση και την αυτοματοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών αλλά και τον σχεδιασμό άλλων. 

Οι υπηρεσίες ψηφιοποίησης φυσικών εγγράφων προσφέρονται από την Iron Mountain είτε σε επίπεδο μαζικής αποτύπωσης [Backlog Project] είτε ακόμη και σαν συνεχή ροή [Ongoing Project], συνδυαστικά με την υπηρεσία ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, σαν μια ολοκληρωμένη υπηρεσία.   

    

Ο καλύτερος τρόπος διαχείρισης μιας χειρόγραφης διαδικασίας ίσως να μην είναι απλά μια «μετάφραση» σε αυτοματοποιημένη ροή εργασίας (digital workflows) μέσα σε ένα σύγχρονο πληροφοριακό σύστημα. Ίσως ο καλύτερος τρόπος διαχείρισης να είναι πρωτίστως η επαναξιολόγηση των πρακτικών και του σκοπού διαχείρισής τους, καθώς και ο επανασχεδιασμός τους, κάτι που σίγουρα θα βελτιστοποιήσει την παραγωγή και θα αξιοποιήσει καλύτερα τους ανθρώπινους πόρους.
 
Υιοθέτηση ολοκληρωμένων λύσεων
Η υιοθέτηση εφαρμογής μιας ολοκληρωμένης ηλεκτρονικής λύσης διαχείρισης εγγράφων προσφέρει επίσης τα ακόλουθα:
• την ελαχιστοποίηση της διακίνησης έντυπου υλικού μεταξύ των υπαλλήλων 
την αυτοματοποίηση της διακίνησης εγγράφων (εισερχόμενα - εξερχόμενα)
τη βελτίωση της ταχύτητας αναζήτησης, αποστολής και λήψης εγγράφων καθώς και την ελαχιστοποίηση των τυχόν καθυστερήσεων, λαμβάνοντας υπόψη τον όγκο των εγγράφων
• την ασφαλέστερη αποθήκευση και διασφάλιση του περιεχομένου σημαντικών εγγράφων
• τη μείωση των απαιτούμενων χώρων αποθήκευσης
• την αποδοτικότερη και ευέλικτη πρόσβαση σε αρχειοθετημένα έγγραφα
την αυτοματοποίηση της ανάθεσης και παρακολούθησης της υλοποίησης εργασιών.
 
Απαραίτητος ο μετασχηματισμός
Η δεκαετής εμπειρία στην Iron Mountain, αυτό το οποίο έχει διδάξει είναι πως ο μετασχηματισμός των επιχειρήσεων δεν ήταν στις βασικές προτεραιότητες υλοποίησης, αν και μελετούσαν διαχρονικά λύσεις προς αυτή την κατεύθυνση. Ωστόσο, οι συνθήκες της αγοράς, λόγω της πανδημίας, έχουν αναθεωρήσει αυτές τις προτεραιότητες και έχει γίνει επιτακτική ανάγκη ο μετασχηματισμός τους. Πολλές επιχειρήσεις δεν έχουν δράσει προληπτικά, με αποτέλεσμα να αποδειχθούν όχι μόνο ανέτοιμες στο να εφαρμόσουν την εξ αποστάσεως εργασία αλλά και να έρθουν αντιμέτωπες με τεράστιες προκλήσεις. Προκλήσεις όπως τη δυσχέρεια των υπαλλήλων να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα και να διαχειριστούν τον όγκο εγγράφων, την αδυναμία να διατηρήσουν την ασφάλεια των αρχείων τους και μοιραία την ανικανότητα να παρέχουν επαρκείς υπηρεσίες και στήριξη στους πελάτες τους.
 
Ώρα για ηλεκτρονική μεταρρύθμιση
Οι επιχειρηματικές δυνατότητες που ανοίγει η ηλεκτρονική μεταρρύθμιση είναι ποικίλες. Χαρακτηριστικό, είναι το παράδειγμα των εγγράφων και δεδομένων Λογιστηρίου. Τα τιμολόγια μπορούν να στέλνονται ηλεκτρονικά στους πελάτες, ενώ τα λοιπά έγγραφα, όπως λογαριασμοί, τα οποία παραλαμβάνονται σε έντυπη μορφή, μπορούν να ψηφιοποιούνται και να τυχάνουν επεξεργασίας πλέον ηλεκτρονικά.
Έτσι, ένα τμήμα Λογιστηρίου θα μπορεί να επεξεργάζεται και να αξιολογεί πιο εύκολα τα οικονομικά της εταιρείας, επιταχύνοντας και διευκολύνοντας τις διαδικασίες. Με την ίδια λογική, θα μπορούσαν να ενσωματωθούν η διαχείριση της αλληλογραφίας, τα ηλεκτρονικά αρχεία των πελατών, του προσωπικού, των προμηθευτών, οι συμβάσεις, η διαδικασία έγκρισης των τιμολογίων, η διαχείριση ποιότητας και πιστοποιήσεων, η διαχείριση έργων (Project Management), ανάθεση εργασιών (Task Management) και τα συναφή.
Η εφαρμογή του συστήματος M-Files, σε συνάρτηση με την Ψηφιοποίηση, εξασφαλίζει όχι μόνο την επιχειρησιακή συνέχεια πολλών εταιρειών αλλά και τη διατήρηση ενός παραγωγικού και αποδοτικού περιβάλλοντος, ακόμα και εξ αποστάσεως. Είναι, λοιπόν, επιτακτική ανάγκη να συνειδητοποιήσουν οι επιχειρήσεις πως το διακύβευμα δεν έγκειται στο ΑΝ θα χρησιμοποιήσουν την τεχνολογία για να μετασχηματιστούν, αλλά πώς, με ποιο τρόπο και πόσο γρήγορα θα το πράξουν αυτό. Οργανισμοί και επιχειρήσεις που επιμένουν να επενδύουν στον ψηφιακό εκσυγχρονισμό, ενώ την ίδια στιγμή αντισταθμίζουν τις βραχυπρόθεσμες στρατηγικές με μακροχρόνια μέτρα, έχουν όλα τα φόντα να πετύχουν και να εξέλθουν από αυτή την κρίση με σημαντικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα. Εν κατακλείδι, ίσως αυτό που, περισσότερο, έχουμε αποκομίσει στην τρέχουσα περίοδο είναι πόσο καθοριστικής σημασίας στοιχεία αποτελούν η προσαρμοστικότητα και η ευελιξία σε σχέση με την επιβίωση μιας επιχείρησης.  Όπως και σε όλες τις εκφάνσεις του βίου μας, έτσι και στην επιχειρηματική του πτυχή, όσοι επιδείξουν γρήγορα αντανακλαστικά, προσαρμοστούν, καινοτομήσουν και μετασχηματιστούν, όχι μόνο θα επιβιώσουν αλλά και θα αποκτήσουν πλεονέκτημα έναντι των υπολοίπων.  Τώρα περισσότερο από ποτέ άλλοτε είναι αναγκαίο να γίνουμε καινοτόμοι και δημιουργικοί! Όπως πολύ χαρακτηριστικά είπε και ο Άγγλος συγγραφέας H. G. Wells, «Adapt or Perish».
 
H Άντρη Νεοκλέους, Business Development Executive στην Iron Mountain, έχει εκτεταμένη γνώση τα τελευταία 10 χρόνια στον σχεδιασμό και την υλοποίηση λύσεων στον τομέα Records & Information Management και Ψηφιακού Μετασχηματισμού Iron Mountain