Ν. Μάσσα: Μεγάλη πρόκληση ο συντονισμός και καθοδήγηση από απόσταση

H πανδημία COVID-19 έχει επιφέρει δραστικές αλλαγές στον τρόπο που βιώνουμε την κάθε μέρα. Από τις καθημερινές μας δραστηριότητες μέχρι την εργασία δημιουργώντας μια νέα πραγματικότητα. Το ΙnBusinessNews με την θεματική ενότητα “Working Space Daily ” παρουσιάζει στελέχη από διάφορους τομείς της αγοράς, τα οποία εργάζονται είτε από το σπίτι είτε στο νέο εργασιακό περιβάλλον όπως αυτό έχει προσαρμοστεί στα νέα δεδομένα. 

Στο πλαίσιο της νέας θεματικής ενότητας, συζητήσαμε με την HR Director της Partners VMLY&R, Νατάσα Μάσσα, για τα νέα δεδομένα που δημιούργησε η πανδημία στον χώρο της εργασίας. Σύμφωνα με την κ. Μάσσα, η μεγαλύτερη πρόκληση στα νέα δεδομένα ήταν o συντονισμός και η καθοδήγηση της ομάδας από απόσταση, ενώ εκφράζει την εκτίμηση πως η τηλεργασία ήρθε για να μείνει και να αλλάξει το παραδοσιακό τρόπο εργασίας.
  
Πώς έχετε προσαρμοστεί στα νέα δεδομένα εργασίας; Ποιες ήταν οι αντικειμενικές δυσκολίες ή ευκολίες προσαρμογής στα νέα δεδομένα;
Στην Partners VMLY&R ήμασταν από τους ‘τυχερούς’ με την έννοια ότι το κομμάτι της τηλεργασίας δεν ήταν κάτι νέο για εμάς αφού εδώ και μερικά χρόνια η εταιρεία το έχει υιοθετήσει, οπόταν η συγκεκριμένη υποδομή προϋπήρχε.

Σίγουρα δεν είχε εφαρμοστεί στο παρελθόν για τόσο μεγάλο διάστημα και με τόσα άτομα ταυτόχρονα, αλλά ομολογώ ότι το αποτέλεσμα μας εξέπληξε θετικά αφού υπήρχε γενικότερα μια απρόσκοπτη ροή πληροφόρησης, συνεργασίας και θετικής ενέργειας από τον κόσμο μας που βοήθησαν στην εξομάλυνση της νέας πραγματικότητας.

Δυσκολίες;  Φυσικά και υπήρχαν. Ειδικά στις αρχές. Ως υπεύθυνη ανθρώπινου δυναμικού η μεγαλύτερη πρόκληση σε συνεργασία με τους υπόλοιπους directors, ήταν o συντονισμός και η καθοδήγηση της ομάδας από απόσταση ενώ παράλληλα είχαμε να διαχειριστούμε και το συναισθηματικό κομμάτι της αλλαγής. Δεν είναι εύκολο να αλλάζει το τρόπος εργασίας σου από τη μια μέρα στην άλλη σε συνδυασμό με όλες τις υπόλοιπες αλλαγές που συνέβαιναν γύρω μας.  

Προσωπική πρόκληση ήταν να καταφέρω να παραμείνω παραγωγική και να μην χάσω την επαγγελματική μου συγκέντρωση έχοντας παράλληλα και τον τρίχρονο γιό μου στο σπίτι, που προσπαθούσα να του εξηγήσω ότι η μαμά θα είναι σπίτι, αλλά δεν θα μπορούμε να παίζουμε, να ζωγραφίζουμε ή να πηγαίνουμε βόλτες. Κατά τη διάρκεια της καραντίνας επίσης, είχαμε όλοι την ευκαιρία να γνωρίσουμε και τις οικογένειες των συναδέλφων, αφού στις περισσότερες διαδικτυακές συναντήσεις παιδιά και κατοικίδια συμμετείχαν με διάφορους τρόπους! Επιπλέον, λόγω των διάφορων παρεμβολών, μια εργασία που μπορούσε να ολοκληρωθεί σε μία ώρα χρειαζόταν το διπλάσιο χρόνο προσθέτοντας επιπλέον ώρες και άγχος μέσα στη μέρα.
 
Περιγράψτε μας μια τυπική μέρα (τι ώρα ξεκινάτε δουλειά και τι ώρα τελειώνετε, ποια είναι τα καθημερινά σας καθήκοντα, πώς γίνεται ο συντονισμός με την ομάδα σας).
Η μέρα μου γενικότερα ξεκινά γύρω στις 07:00 και στο γραφείο ( είτε της εταιρείας είτε του σπιτιού) θα ξεκινήσω  γύρω στις 08:30. Μια τυπική μέρα περιλαμβάνει αρκετές συναντήσεις και συντονισμό με την υπόλοιπη ομάδα σε θέματα που αφορούν κυρίως το ανθρώπινο δυναμικό μας. Το τελευταίο διάστημα έχω εντάξει στο πρόγραμμα και τη συστηματική παρακολούθηση των κυβερνητικών σελίδων για όλες τις σχετικές ανακοινώσεις και εξελίξεις αναφορικά με τον Covid-19 έτσι ώστε να ενημερωνόμαστε και να  διασφαλίσουμε ότι ακολουθούμε όλες τις οδηγίες και τα σχετικά πρωτόκολλά για την ασφάλεια και υγεία της ομάδας μας.

Μέχρι τις 17:30 προσπαθώ να ολοκληρώσω τις επαγγελματικές μου εκκρεμότητες έτσι ώστε να ξεφύγω από την οθόνη του υπολογιστή και να αφιερώσω χρόνο στην οικογένεια και τον εαυτό μου. 

Μετατρέποντας όμως το τραπέζι της κουζίνας σε γραφείο και με την τεχνολογία να  μας κρατά συνδεδεμένους 24/7 συνεχίζω να απαντώ εμαιλς, να ολοκληρώνω tasks και να προγραμματίζω την επόμενη μέρα, αφού θα έχει πάει το παιδί για ύπνο.
  
Πως θα χαρακτηρίζατε το νέο εργασιακό περιβάλλον; Είναι λειτουργικό και συμβάλλει στην αύξηση της αποδοτικότητας; Θα προτιμούσατε να εξακολουθήσετε να εργάζεστε σε ένα τέτοιο εργασιακό περιβάλλον;
Πρόσφατα έτυχε να διαβάσω ένα άρθρο το οποίο αναφερόταν στο μεγαλύτερο πείραμα που είχε διεξαχθεί ταυτόχρονα σε παγκόσμιο επίπεδο και αφορούσε αυτό της τηλεργασίας που με τις όποιες  δυσκολίες του, φάνηκε ότι είχε πολύ θετικά αποτελέσματα, αναφορικά με την αμεσότητα, αποδοτικότητα και παραγωγικότητα των ομάδων. Άρα πιστεύω ότι η τηλεργασία ήρθε για να μείνει και να αλλάξει το παραδοσιακό τρόπο εργασίας. Η πρόσφατη δοκιμή μας απέδειξε τα οφέλη τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για τους εργαζόμενους είναι πολλά.

Αρχικά μετατρέποντας το τραπέζι της κουζίνας ή το χώρο του σαλονιού σε χώρο εργασίας δημιουργείται αυτόματα το ιδανικό περιβάλλον αισθητικής που εμπνέει τον καθένα ξεχωριστά, υπάρχει το ελεύθερο της οργάνωσης χρόνου με τρόπο που βολεύει τον καθένα ξεχωριστά, αυξάνεται το συναίσθημα της ανεξαρτησίας και ευθύνης  για το τελικό αποτέλεσμα της δουλειάς, περιορίζονται οι ‘time stealers’ της μέρας,  εξοικονομείται χρόνος που αφορούσε μετακινήσεις και μειώνονται λειτουργικά έξοδα. Παράλληλα  η υιοθέτηση του θεσμού τηλεργασίας συμβάλει στην προσέλκυση και διατήρηση ταλέντων και συμβαδίζει με τις απαιτήσεις της σύγχρονης μορφής εργασίας.

Το νέο εργασιακό περιβάλλον όπως διαμορφώθηκε είναι πιο ευέλικτο και δίνει επιλογές τις οποίες ο καθένας καλείται να διαχειριστεί συνετά για να μην έχει αντίθετα αποτελέσματα. Στις αρχές το να καταφέρω να δουλεύω επί καθημερινής βάσης από το σπίτι, μου ήταν δύσκολο. Προσπαθούσα να εξισορροπήσω προσωπική και επαγγελματική ζωή και για αρκετό διάστημα είχα το συναίσθημα ότι άφηνα κενά και στα δύο.

Χρειάζεται αρκετή οργάνωση και συνέπεια έτσι ώστε  να μπορέσεις να χωρίσεις το χρόνο σου αποδοτικά.  Έμαθα όμως ότι είναι οκ να ετοιμάζεις το φαγητό του μικρού ενώ κάνεις διαδικτυακές συναντήσεις, είναι οκ να παίρνεις τον σκύλο βόλτα και να μιλάς με συνεργάτες και είναι οκ να ετοιμάζεις παρουσιάσεις και να παράλληλα να τραγουδάς παιδικά τραγούδια.

Η αποδοτικότητα δεν κρίνεται από πιο σημείο δουλεύεις, αλλά πώς και με ποιους δουλεύεις. Όταν σε εμπνέει ο χώρος, όταν νιώθεις ότι μπορείς να είσαι με τους αγαπημένους σου περισσότερες ώρες κάθε μέρα, σίγουρα επηρεάζεσαι θετικά και αυτό αντικατοπτρίζεται και στο αποτέλεσμα της δουλειάς σου.

Τα παραπάνω σε συνδυασμό με το  ότι βρίσκεσαι από την άνεση του σπιτιού σου με τα αθλητικά σου, λειτουργούν θετικά στο να θέλω να συνεχίσω σ ’αυτό το εργασιακό περιβάλλον έστω και για κάποιες μέρες της εβδομάδας.

Πως φαντάζεστε το νέο εργασιακό περιβάλλον μετά την πλήρη άρση των περιοριστικών μέτρων;
Η κατάσταση αυτή επέβαλε πολύ γρήγορα προσαρμογή σε νέες συνθήκες καθημερινότητας και εργασίας με πρώτιστο στόχο την ασφάλεια και την προστασία της υγείας μας. Αντισηπτικά και μάσκες έγιναν κολλητοί μας, εγχειρίδια και οδηγίες με προληπτικά μέτρα και κατευθυντήριες γραμμές προσωπικής υγιεινής αναρτήθηκαν σε όλους τους ορόφους και κοινόχρηστοί χώροι καταργήθηκαν.

Ο κόσμος έχει γίνει πιο ευαίσθητος στον τομέα υγεία, οπόταν πιστεύω ότι αρκετές από τις πρακτικές που υιοθετήθηκαν θα συνεχιστούν για αρκετό διάστημα μετά την άρση των μέτρων.

Το μόνο σίγουρο όσο αφορά το επαγγελματικό κομμάτι είναι ότι η τηλεργασία, οι τηλεδιασκέψεις και όλα τα τεχνολογικά εργαλεία που χρησιμοποιούσαμε από το σπίτι θα συνεχίσουν και μετά την άρση των περιοριστικών μέτρων.

Μέσα σε λίγους μήνες επήλθαν τεράστιες τεχνολογικές, οικονομικές και κοινωνιολογικές αλλαγές που επηρέασαν θέλοντας και μη την προσωπική και επαγγελματική μας ζωή Θεωρώ ότι όσο πιο σύντομα κατανοήσουμε και αφομοιώσουμε τις αλλαγές αυτές τόσο πιο σύντομα θα καταφέρουμε να αφουγκραστούμε τις ευκαιρίες και τις ανάγκες που παρουσιάζονται για την επόμενη μέρα.