IRON MOUNTAIN - Ο αξιόπιστος εταίρος του ασφαλιστικού κλάδου

H εμφάνιση νέων τεχνολογιών, η ανάγκη ηλεκτρονικής διαχείρισης, η επεξεργασία δεδομένων, καθώς και οι νέες κοινωνικές συνθήκες που προκάλεσε η πρόσφατη πανδημία που βιώνει ο πλανήτης, έχουν επιταχύνει τους σχεδιασμούς και την εφαρμογή ψηφιακών λύσεων. Παρόλα αυτά, οι ασφαλιστικές εταιρείες συνεχίζουν να διατηρούν και να διαχειρίζονται αρχεία και δεδομένα τόσο σε φυσική όσο και σε ηλεκτρονική μορφή για μεγάλο χρονικό διάστημα.  Η ασφάλεια των πληροφοριών και η ορθή διαχείρισή τους αποτελούν μια διαχρονική πρόκληση για τους ασφαλιστικούς φορείς, που πρέπει να προσμετρήσει στις προσπάθειες δημιουργίας πιο παραγωγικών και εξορθολογιστικών ροών εργασίας, που θα τους επιτρέψουν να οργανώσουν τις πληροφορίες των πελατών τους μέσω ενός ενιαίου περιβάλλοντος εργασίας.
 
Ευρεία γκάμα λύσεων
Στην Iron Mountain έχουμε το προτέρημα να είμαστε η μεγαλύτερη εταιρεία στην Κύπρο παροχής υπηρεσιών διαχείρισης αρχείου και πληροφοριών, αλλά και του σχεδιασμού ψηφιακών λύσεων προς τις εταιρείες του ασφαλιστικού κλάδου τα τελευταία 15 χρόνια. Η εμπειρία και η τεχνογνωσία στη διαχείριση και την επεξεργασία ασφαλιστικών συμβολαίων και απαιτήσεων, που προκύπτει από την πολυετή συνεργασία μας σχεδόν με όλες τις ασφαλιστικές εταιρείες, έχει βοηθήσει στην κατανόηση και τον σχεδιασμό νέων εφαρμογών και λύσεων που ικανοποιεί την ανάγκη της ψηφιακής μετάβασης του ασφαλιστικού κλάδου. Η σύζευξη όλων των προσφερόμενων υπηρεσιών της Iron Mountain (φυσική φύλαξη αρχείου, ψηφιοποίηση συμβολαίων και απαιτήσεων, εξαγωγή και επεξεργασία δεδομένων, δημιουργία ηλεκτρονικών ροών εργασίας και εφαρμογής συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης) δημιουργεί ένα αποτελεσματικό περιβάλλον ελέγχου δεδομένων και διεκπεραίωσης των απαιτούμενων εργασιών προς ικανοποίηση των απαιτητικών αναγκών που διαχειρίζονται οι ασφαλιστικοί φορείς.

Πιο κάτω παρουσιάζονται λύσεις που εφαρμόζονται στις ασφαλιστικές εταιρείες, με σκοπό την αποδοτική διεκπεραίωση των εργασιών τους και την κανονιστική συμμόρφωσή τους με οδηγίες και ρυθμίσεις, κάτι που αντικατοπτρίζεται με την παροχή ποιοτικών προϊόντων και την άμεση εξυπηρέτηση προς τους πελάτες τους.
 
Ασφαλής Φύλαξη και Διαχείριση Αρχείου
Όπως αναφέρθηκε και πιο πάνω, οι ασφαλιστικές εταιρείες συνεχίζουν και σήμερα να διατηρούν και να διαχειρίζονται όγκους φυσικών αρχείων συνδεδεμένους με ασφαλιστικά συμβόλαια και απαιτήσεις.  Η ανάγκη καταγραφής και φύλαξης του αρχείου σε ασφαλές και άμεσα προσβάσιμο αρχειοφυλάκιο αποκλειστικά σε εξουσιοδοτημένα άτομα, είναι μια πρόκληση η οποία απαντάται με τη χρήση της υπηρεσίας Ασφαλούς Φύλαξης και Διαχείρισης Αρχείου. Όλα τα έγγραφα δεικτοδοτούνται και συνδέονται με ένα αριθμό συμβολαίου ή με μια απαίτηση, δίνοντας τη δυνατότητα άμεσης ιχνηλάτησης και εντοπισμού όλου του ιστορικού αρχείου που φυλάσσεται. Το φυσικό αρχείο αποθηκεύεται στα ειδικά διαμορφωμένα αρχειοφυλάκια φύλαξης αρχείου της Iron Mountain και μέσω των διαδικασιών που εφαρμόζονται μετατρέπουν την πρόσβαση στη φυσική πληροφορία σε μια αποδοτική διαδικασία για τους λειτουργούς ασφάλισης, μειώνοντας παράλληλα το χρόνο που χρειάζονταν για την αρχειοθέτηση, την καταγραφή, τον εντοπισμό και την ανάκλησή του.
 
Ψηφιοποίηση και Ηλεκτρονική Διαχείριση Συμβολαίων και Απαιτήσεων
Η δυνατότητα που προσφέρει το Κέντρο Ψηφιοποίησης της Iron Mountain, σε συνδυασμό με τα πολλαπλά οφέλη της ψηφιοποίησης και της ηλεκτρονικής διαχείρισης πληροφοριών, ώθησαν τους περισσότερους ασφαλιστικούς οργανισμούς να προχωρήσουν με τη σάρωση των εγγράφων τους. Συγκεκριμένα, η ψηφιοποίηση εστιάζεται κυρίως στη σάρωση των συμβολαίων είτε ενεργών είτε ανενεργών και κατά δεύτερο στις απαιτήσεις που συνδέονται με τα συμβόλαια. Σημαντικό είναι να αναφερθεί ότι κατά τη σάρωση ψηφιοποιούνται και όλα τα επιπρόσθετα έγγραφα, που συνοδεύουν την όποια απαίτηση, ανάλογα και του κλάδου ασφάλισης. Η μετατροπή του συγκεκριμένου αρχείου σε ηλεκτρονικό και η ενσωμάτωσή του σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης πληροφοριών εξασφαλίζει την άμεση πρόσβαση των λειτουργών στα αρχεία που επεξεργάζονται και ταυτόχρονα μειώνεται η διακίνηση εντύπων για την οποιαδήποτε αξιολόγηση ή διεκπεραίωση εργασίας. Παράλληλα, η δυνατότητα σύνδεσης του ψηφιοποιημένου αρχείου με τα ασφαλιστικά συστήματα των οργανισμών παρέχει έγκαιρη παρουσίαση του ιστορικού του πελάτη, βελτιστοποιώντας το χρόνο που απαιτείται για εξυπηρέτησή του. Η διαδικασία επομένως της ψηφιοποίησης και ακολούθως της ηλεκτρονικής διαχείρισης του ψηφιοποιημένου αρχείου αποτελεί το πρώτο βήμα των ασφαλιστικών προς την ολική ψηφιοποίηση των εργασιών τους.
 
Σχεδιασμός και εφαρμογή αυτόματων ροών εργασίας (Claim Processing Automation)
Η ολική ψηφιοποίηση του ασφαλιστικού κλάδου μπορεί να ακούγεται ουτοπική, ωστόσο είναι πέρα για πέρα ρεαλιστική και εφαρμόσιμη. Το σύνθετο και δυναμικό περιβάλλον του κλάδου ασφάλισης απαιτεί γρήγορες, εύκολες και αποτελεσματικές διαδικασίες. Ο πελάτης επιδιώκει την άμεση υποβολή των δικαιολογητικών/αιτημάτων/απαιτήσεων του για γρηγορότερη αξιολόγηση της περίπτωσής του, οι ασφαλιστικοί σύμβουλοι αναζητούν την αμεσότητα στην πληροφορία και τη διασύνδεσή της με τα ασφαλιστικά συστήματα για την εξυπηρέτηση του πελάτη. Ταυτόχρονα, οι ασφαλιστικές  στοχεύουν στη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου, ευέλικτου και αποτελεσματικού περιβάλλοντος, στο οποίο να διασφαλίζεται το επίπεδο των λειτουργικών υπηρεσιών στο μέγιστο βαθμό, με την ίδια ταχύτητα που προστάζουν οι γρήγοροι ρυθμοί της σημερινής εποχής, πάντα προς όφελος του πελάτη. Για την ικανοποίηση όλων αυτών των απαιτήσεων είναι αναγκαία η συνεισφορά της τεχνολογίας και των ψηφιακών λύσεων. Η τεχνογνωσία της Iron Mountain βοήθησε στην ανάπτυξη λύσεων που βοηθούν την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας μιας απαίτησης και της δημιουργίας ενός συμβολαίου μέσω του συστήματος M-Files και της δυνατότητας σύνδεσής του με τα άλλα ηλεκτρονικά συστήματα πληροφοριών των ασφαλιστικών. Μέσω αυτού, εργασίες όπως η καταχώρηση και η έγκριση προσφοράς για την υποβολή συμβολαίου προς τον πελάτη, που διενεργείται μεταξύ ενός ασφαλιστικού πράκτορα και της ασφαλιστικής εταιρείας, έχει μετατραπεί σε μια εύχρηστη ηλεκτρονική ροή εργασίας. Η ηλεκτρονική υποβολή μιας απαίτησης με τα αναγκαία δικαιολογητικά προς αξιολόγηση δύναται να διεκπεραιωθεί μέσω ηλεκτρονικής ροής εργασίας, που ο σχεδιασμός της θα εξαρτηθεί με κριτήρια όπως το είδος της απαίτησης, το ποσό που απαιτείται κ.ά. Η αυτοματοποιημένη αυτή ροή θα οδηγήσει σε ένα ηλεκτρονικό αποτέλεσμα έγκρισης ή απόρριψης του αιτήματος που δύναται να εισαχθεί ακολούθως στο ασφαλιστικό σύστημα, για να ξεκινήσουν οι υπόλοιπες εσωτερικές διαδικασίες. Αυτές οι λύσεις βοηθούν στη μείωση της κυκλοφορίας φυσικών εγγράφων, στην άμεση υποβολή και αξιολόγηση αιτημάτων, στην ηλεκτρονική καταγραφή του ιστορικού επεξεργασίας ενός αιτήματος και στη δημιουργία ενός κεντρικού συστήματος διαχείρισης πληροφοριών, που μπορεί να εμφανίζεται κάτω από τον πελάτη ή από ένα συμβόλαιο.
 
Εμπιστευτική Καταστροφή Ανενεργών και Διευθετημένων Συμβολαίων και Απαιτήσεων
Με τον τερματισμό ενός συμβολαίου ή την τελική διεκπεραίωση μιας απαίτησης και σε συνδυασμό με τις πολιτικές και τις κανονιστικές ρυθμίσεις διατήρησης αρχείου (retention policy), η Iron Mountain προχωρεί με την εμπιστευτική καταστροφή των εγγράφων και των πληροφοριών. Τα ασφαλιστήρια έγγραφα περιέχουν ευαίσθητα και προσωπικά δεδομένα, με αποτέλεσμα η διαδικασία καταστροφής τους να είναι  ιδιαίτερα σημαντική για τη διασφάλιση αποφυγής της απώλειας ή κοινοποίησης δεδομένων.  Στις περιπτώσεις που το αρχείο αποθηκεύεται στα αρχειοφυλάκια της Iron Mountain, το προσωπικό της εταιρείας εντοπίζει το αρχείο που έχει υποδειχθεί προς καταστροφή από την ασφαλιστική εταιρεία και μετά από έλεγχο και οδηγία εξουσιοδοτημένου ατόμου καταστρέφεται στην παρουσία του. Στην περίπτωση που η καταστροφή θα γίνει στις εγκαταστάσεις του πελάτη τότε οι κινητές μονάδες εμπιστευτικής καταστροφής επισκέπτονται τον χώρο όπου, αφού περισυλλέξουν το αρχείο, προχωρούν στην καταστροφή του πάλι υπό την επίβλεψη εξουσιοδοτημένου λειτουργού του ασφαλιστικού οργανισμού.

Μέσω της συνεργασίας με τις ασφαλιστικές εταιρείες και την παροχή υψηλής ποιότητας υπηρεσιών σε αυτές, επιτυγχάνεται η αποδοτικότερη διαχείριση του χαρτοφυλακίου τους που επιτρέπει το σχεδιασμό της αποτελεσματικής ψηφιακής τους μετάβασης, επιτρέποντάς τους την παροχή βέλτιστης και υψηλής ποιότητας εξυπηρέτησης προς τους πελάτες τους.
 
Trust International Insurance (Cyprus) Ltd.
«Στην Trust International Insurance (Cyprus) Ltd., μέσα από την πολύχρονη πορεία μας, έχουμε εδραιώσει εαυτούς ως αξιόπιστους εταίρους που θέτουν πάνω από κάθε τι άλλο την παροχή καινοτόμων προϊόντων και άριστης εξυπηρέτησης προς όφελος του κάθε ενός που μας εμπιστεύεται για τις πιο ευάλωτες του στιγμές. Η δέσμευσή μας έναντι των πελατών και του δικτύου ασφαλιστικών πρακτόρων μας δεν μας επιτρέπει καμία έκπτωση ούτε επιλέγοντας τους συνεργάτες μας. Γι’ αυτό, αναζητώντας ένα συνοδοιπόρο στο μέλλον, με τον οποίο θα πορευθούμε με ασφάλεια στην ψηφιακή εποχή, στραφήκαμε στην Iron Mountain. Ο συνεχής εκσυγχρονισμός, η υψηλή αποδοτικότητα, η άμεση εξυπηρέτηση, η διασφάλιση της προστασίας των δεδομένων είναι μόνο μερικά από τα κοινά χαρακτηριστικά που μας επιτρέπουν να είμαστε διαχρονικοί συνεργάτες.

Οι υπηρεσίες που παρέχονται στην Trust της επιτρέπουν να διατηρεί και να αναβαθμίζει το επίπεδο των λειτουργικών της υπηρεσιών στο μέγιστο βαθμό και με την ίδια ταχύτητα που προστάζουν οι γρήγοροι ρυθμοί της σημερινής εποχής, πάντα προς όφελος του πελάτη».
 

Γενικές Ασφάλειες Κύπρου
«Οι Γενικές Ασφάλειες Κύπρου συνεργάζονται την τελευταία δεκαετία με την Iron Mountain Cyprus στον τομέα της ασφαλούς διαχείρισης των συμβολαίων και των απαιτήσεων των πελατών τους, αναπτύσσοντας μια επαγγελματική σχέση που συνεχώς εξελίσσεται. Μέσω των λύσεων της Iron Mountain έχει επιτευχθεί η άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες της Εταιρείας και η ενσωμάτωση αυτοματοποιημένων ηλεκτρονικών διαδικασιών, βοηθώντας στην υλοποίηση του πλάνου ψηφιακού μετασχηματισμού που έχει σχεδιαστεί, με απώτερο σκοπό την ψηφιοποίηση της πληροφορίας που υπάρχει σε φυσική μορφή και τη σύνδεσή της με την ηλεκτρονική που υπάρχει στα συστήματα της Εταιρείας. Η ομάδα της Iron Mountain είναι σε θέση να κατανοεί τις συνεχώς μεταβαλλόμενες ανάγκες των Γενικών και να αναπτύσσει ποιοτικές εφαρμοσμένες λύσεις, οι οποίες βοηθούν στην αποτελεσματική λειτουργία της Εταιρείας και έχουν τη δυνατότητα εξέλιξη στη βάση των νέων απαιτήσεων που προστάζει ο κλάδος ασφάλισης».

 

 

Allianz
«O ψηφιακός μετασχηματισμός είναι βασικός πυλώνας της στρατηγικής της Allianz σε διεθνές και τοπικό επίπεδο. Επενδύουμε σε στοχευμένες συνεργασίες που αποτελούν το όχημα για να γίνουμε μία ψηφιακή, απλή κι ευέλικτη εταιρεία. Η συνεργασία μας με την Iron Mountain, η οποία διαθέτει πολυετή εμπειρία σε θέματα ψηφιοποίησης και διαχείρισης αρχείων, μας διασφαλίζει την ασφαλή φύλαξη του φυσικού μας αρχείου και την ψηφιοποίηση των συμβολαίων και απαιτήσεών μας, με τελικό όφελος την ταχύτερη εξυπηρέτηση των ασφαλισμένων μας. Το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, που επιτυχώς εφαρμόστηκε στην Allianz Κύπρου, πρόσφατα τέθηκε σε ισχύ και στην Allianz Ελλάδος. Είμαστε βέβαιοι ότι η τεχνογνωσία και οι σύγχρονες εφαρμογές της Iron Mountain,θα ενισχύσουν την ομαλή μας μετάβαση στην ψηφιακή εποχή και θα επιτρέψουν την ενασχόλησή μας με την παροχή βέλτιστης και σύγχρονης εξυπηρέτησης στους πελάτες μας σε Ελλάδα και Κύπρο».

 
Στοιχεία επικοινωνίας:
Iron Mountain Cyprus Ltd
info.cy@ironmountain.com
www.ironmountain.com.cy