Υπάρχει όντως έλλειψη προσωπικού στο Δημόσιο;

"Στην πλειοψηφία των οργανισμών όπου έχω προχωρήσει σε γενική αναδιοργάνωση, ένα από τα σύνηθες πρώτα ευρήματα είναι πως το πρόβλημα δεν ήταν τελικά η έλλειψη προσωπικού αλλά ο τρόπος λειτουργίας. Δυστυχώς στο Δημόσιο ακολοθούμε μοντέλα τα οποία δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες της εποχής με αποτέλεσμα να έχουμε όλες αυτές τις δυσλειτουργίες όπου έχουν αρνητικό αντίκτυπο στην κοινωνία των πολιτών."

Είναι συχνό φαινόμενο να ακούμε από το βήμα των διαφόρων ΜΜΕ πως στο Δημόσιο τομέα υπάρχει σοβαρό θέμα έλλειψης προσωπικού, εξού και υπάρχουν όλα αυτά τα προβλήματα που βγαίνουν στην επιφάνεια καθημερινά. Γενικά Νοσοκομεία, Γραφείο Ευημερίας, Τοπική Αυτοδιοίκηση, Παιδεία και άλλες δημόσιες υπηρεσίες, συχνά πυκνά ακούμε πως τα σοβαρά προβλήματα οφείλονται κυρίως στην έλλειψη προσωπικού.

Γιατί καταλήγουμε πάντα στο συμπέρασμα πως κυρίως ευθύνεται η έλλειψη προσωπικού;
Όταν σε ένα μεγάλο οργανισμό, ο οποίος έχει αρκετές χιλιάδες υπαλλήλους "σκορπισμένους" σε διαφορετικές τοποθεσίες, η διοίκηση του είναι συγκεντρωτική, τότε από μόνο του αποτελεί μια μεγάλη πρόκληση για τη σωστή λειτουργία του. Οι πολυεπίπεδες διοικητικές βαθμίδες δημιουργούν τεράστια κωλυσιεργία στην λήψη αποφάσεων αλλά και αντιμετώπισης των όποιων προβλημάτων προκύπτουν που χρήζουν άμεσης αντιμετώπισης. Τα προβλήματα γίνονται ακόμη πιο πολυσύνθετα όταν καλούνται δύο ή τρεις υπηρεσίες να συνεργαστούν έτσι ώστε να επιλύσουν ένα πρόβλημα ή να παρθεί μια απόφαση. Όλη αυτή η διαδικασία είναι επίπονη και εις βάρος της υγιούς λειτουργίας του οργανισμού. Όταν λοιπόν αδυνατούμε για διάφορους λόγους να αντιμετωπίσουμε ένα πρόβλημα, αυτό έχει ως αποτέλεσμα το πρόβλημα να μεγαλώνει και να μην μπορούμε να το αντιμετωπίσουμε λόγω της μακράς και επίπονης διαδικασίας που υπάρχει, και έχουμε ως αποτέλεσμα το να επικεντρωνόμαστε στα συμπτώματα αυτού του προβλήματος και όχι στο ίδιο το πρόβλημα. Έτσι λοιπόν, η έλλειψη προσωπικού όπου επικαλούνται αρκετές φορές αρκετοί αρμόδιοι να είναι το σύμπτωμα και όχι το μεγάλο πρόβλημα της λειτουργίας του Δημοσίου.

Πως επικεντρωνόμαστε στο πρόβλημα και όχι στα συμπτώματα
Ένα λαμπρό παράδειγμα προς αποφυγή είναι η εφαρμογή του ΓΕΣΥ. Οι αποφάσεις βελτίωσης ενός οργανισμού δεν μπορούν να μην βασίζονται σε αριθμούς, μετρήσεις και άλλα δεδομένα αφού σε αντίθετη περίπτωση είναι καταδικασμένη να αποτύχει η αλλαγή, κυρίως λόγω κόστους. Για να μπορέσουμε να έχουμε δεδομένα θα πρέπει δομημένα να τρέξουν κάποιες πιλοτικές περιόδοι με το ελάχιστο αντιπροσωπευτικό δείγμα του οργανισμού, να τεθούν κάποιοι στόχοι και να καταγραφούν τέτοιες μετρήσεις που θα μας βοηθήσουν να αξιολογήσουμε την υφιστάμενη κατάσταση και να αναδείξουμε την πραγματικότητα με όλα της τα προβλήματα. 

Πως αντιμετωπίζουμε την πραγματικότητα και επιλύνουμε τα πραγματικά προβλήματα;
Μια πιλοτική περίοδος τεσσάρων με οκτώ μηνών περίπου, ανάλογα με τον αριθμό τμημάτων και προσωπικού που θα εμπλακούν, θα μπορέσει να μας δώσει αρκετά δεδομένα για να μπορούμε να πάρουμε τις σωστές αποφάσεις προς τη σωστή κατεύθυνση. Για να έχουμε μια κατεύθυνση όμως, θα πρέπει να τεθεί επί τάπητος και να γίνει γνωστό ευρέως, ένα όραμα, μια αποστολή και κάποιες αξίες όπου οι εργαζόμενοι θα εργάζονται. Θα πρέπει για το κάθε τί που γίνεται, να υπάρχει ένα "γιατι" και να κάνει νόημα προς όλους, αλλιώς δεν πετυχαίνουμε την εξέλιξη των εργαζομένων που θέλουμε να έχουμε. Δεν θέλουμε ένας εργαζόμενος να δουλεύει μηχανικά επειδή απλά έτσι του ζητήθηκε, επιβάλλεται να υπάρχει συνιδιοκτησία στην παραγωγή εργασίας, όμως για να το πετύχουμε αυτό, θα πρέπει να ξέρουμε προς τα που πάμε ως οργανισμός και ποιοι είναι οι στόχοι μας.

Αφού αποφασιστεί η κατεύθυνση της πορείας του οργανισμού, τότε ξεκινάμε και αναλύουμε τα δεδομένα που έχουμε από την πιλοτική περίοδο και με μικρές διορθωτικές αποφάσεις, όπου θα έχουν την δύναμη να τις πάρουν οι άμεσα εμπλεκόμενοι, και όχι κάποιος άλλος που βρίσκεται αρκετά χιλιόμετρα μακρία που δεν έχει την πλήρη εικόνα αλλά ούτε και την γνώση και εμπειρία αλλά ούτε και την τριβή της καθημερινής υφιστάμενης κατάστασης.

Ποια είναι τα πρώτα και κύρια προβλήματα όπου επιλύονται με μια ευέλικτη προσέγγιση (agile approach)
Μεγάλοι οργανισμοί με πολυεπίπεδες βαθμίδες αποφάσεων/διοίκησης αντιμετωπίζουν συνήθως τα ίδια προβλήματα. Κάποια από αυτά είναι η γραφειοκρατία, η επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ των διαφόρων τμημάτων, η μεγάλη καθυστέρηση στη λήψη αποφάσεων, αποποίηση ευθυνών με αποτέλεσματα να μην μπορούμε να αντιμετωπίσουμε ένα πρόβλημα όπως θα έπρεπε να αντιμετωπιστεί και να υπάρξει βελτίωση στη λειτουργία, η έντονη δυσαρέσκεια των πελατών (σσ Πολιτών στην περίπτωση Δημοσίου) αφού δεν υπάρχει διαφάνεια για την κατάσταση ενός αιτήματος, δεν υπάρχει ανατροφοδότηση σε ζητήματα που αφορούν άμεσα τους πολίτες, αποτυχία στην παράδοση είτε κάποιου έργου είτε αιτήματος στην υποσχόμενη ημερομηνία και άλλα πολλά.

Κάθε οργανισμός όμως είναι μοναδικός και δεν μπορούν να έχουν αποτέλεσμα οι όποιες λύσεις είχαν εφαρμοστεί σε άλλους οργανισμούς. Το μόνο που πετυχαίνουμε σε μια τέτοια περίπτωση είναι να δημιουργήσουμε νέα προβλήματα και προκλήσεις. Αυτό που πρέπει να γίνει, είναι η καταγραφή των προβλημάτων του υφιστάμενου τρόπου λειτουργίας, να προτεραιοποιηθούν βάσει της σημαντικότητας και σοβαρότητας του κάθε προβλήματος και πρόκλησης και να σχεδιαστεί η αρχιτεκτονική όπου θα χτιστεί η προσέγγιση επίλυσης τους. Με αυτή την πρόσεγγιση, τα πρώτα προβλήματα που λύνονται είναι αυτά της γραφειοκρατίας, της ταχύτητας λήψης αποφάσεων καθώς επίσης και της επικοινωνίας και συνεργασίας μεταξύ τμημάτων.

Η έλειψη προσωπικού πάντα θα είναι στο προσκήνιο όμως αυτό δεν είναι το πραγματικό πρόβλημα
Στην πλειοψηφία των οργανισμών όπου έχω προχωρήσει σε γενική αναδιοργάνωση, ένα από τα σύνηθες πρώτα ευρήματα είναι πως το πρόβλημα δεν ήταν τελικά η έλλειψη προσωπικού αλλά ο τρόπος λειτουργίας. Αυτό που πρέπει να αντιληφθούμε είναι πως δεν εξελίσσεται μόνο η τεχνολογία αλλά και ο τρόπος λειτουργίας και τα μοντέλα διοίκησης. Και δυστυχώς στο Δημόσιο ακολοθούμε μοντέλα τα οποία δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες της εποχής με αποτέλεσμα να έχουμε όλες αυτές τις δυσλειτουργίες όπου έχουν αρνητικό αντίκτυπο στην κοινωνία των πολιτών.

Αυτό που χρειάζεται για να έχουμε την πραγματική αλλαγή και εξέλιξη του Δημοσίου είναι τόλμη, αποφασιστικότητα και όραμα να εξελιχθεί η κρατική μηχανή σε τέτοια επίπεδα όπου θα συνάδουν με τα σύγχρονα μοντέλα διοίκησης της εποχής. Και αυτό μπορεί να γίνει μόνο αν ασχοληθούμε πραγματικά με τα δικά μας προβλήματα, να τα αναδείξουμε και να βρούμε λύσεις που θα ταιριάζουν στο ανθρώπινο δυναμικό όπου εργοδοτείται στο ίδιο το Δημόσιο.

Κωνσταντίνος Καρεκλάς
Agile Transformation Director
email: kareklask@gmail.com