Outsourcing - Η ανάγκη που γίνεται τάση

Το outsourcing δεν είναι ένα νέο φαινόμενο, αλλά ένα υπάρχον εργαλείο που χρησιμοποιείται από όλο και περισσότερες επιχειρήσεις ανά τον κόσμο. Αυτό που αλλάζει και εκσυγχρονίζεται συνεχώς είναι το προφίλ του, οι μέθοδοι και οι εφαρμογές του. Σε ένα έντονα ανταγωνιστικό επιχειρηματικό περιβάλλον η εξωτερική ανάθεση εργασιών αποτελεί πολλές φορές αναγκαιότητα, καθώς προσφέρει σημαντικά και σύνθετα οφέλη. 
 
Mε απλά λόγια, το οutsourcing είναι η διαδικασία με την οποία μία επιχείρηση αναθέτει ένα έργο σε κάποιο εξωτερικό συνεργάτη για να εξοικονομήσει χρήματα, ενέργεια, προσωπικό και χρόνο, αλλά και για να επιτύχει καλύτερο αποτέλεσμα, ιδιαίτερα αν απαιτείται εξειδίκευση στον συγκεκριμένο τομέα ή εργασία.

Οι ρίζες αυτής της πρακτικής μπορούν να ανιχνευθούν ιστορικά μέσα από διάφορα παραδείγματα. Τον 18ο και τον 19ο αιώνα στην Αγγλία υπεγράφησαν συµβάσεις μεταξύ κρατικού και ιδιωτικού τομέα για την παροχή, τη συντήρηση και τη λειτουργία των φώτων στους δρόµους, τη διαχείριση των φυλακών, τη διατήρηση των δηµόσιων αυτοκινητοδρόµων, την είσπραξη των φόρων και διάφορων άλλων υπηρεσιών. Στις ΗΠΑ και την Αυστραλία η παράδοση αλληλογραφίας ήταν ευθύνη των ιδιωτικών επιχειρήσεων, για το µεγαλύτερο µέρος του 19ου αιώνα, ενώ κατά τη διάρκεια της βιοµηχανικής επανάστασης, οι συµβατικές σχέσεις για την παροχή των συγκεκριµένων υπηρεσιών ήταν ένα θεµελιώδες στοιχείο της οικονοµικής οργάνωσης µεταξύ της κυβέρνησης και των ιδιωτικών επιχειρήσεων.
 
Ενίσχυση εταιρικού προφίλ
Το outsourcing στοχεύει στη βελτίωση του ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος μιας επιχείρησης, μέσα από τα σύνθετα οφέλη που προσφέρει, επιτυγχάνοντας αναβάθμιση του προφίλ της. Βασικοί πυλώνες για τη διασφαλιση μιας ομαλής και επιτυχούς συνεργασίας είναι η κατανόηση των αναγκών και των απαιτήσεων των δύο πλευρών, ο συντονισμός μεταξύ τους, η αμοιβαία και σωστή επικοινωνία. Συγκεκριμένα, το outsourcing μπορεί να προσφέρει µείωση του συνολικού κόστους, μέσω της ανάθεσης µη βασικών δραστηριοτήτων σε ένα τρίτο συνεργάτη. Έτσι, αυξάνεται η κερδοφορία της επιχείρησης, αποταµιεύεται κέρδος, ενώ μπορεί να γίνει καλύτερος έλεγχος κόστους, μετατρέποντας πάγια έξοδα σε μεταβλητά. Επίσης, σημαντικό είναι το γεγονός ότι µε την πρακτική της ανάθεσης εργασιών µια επιχείρηση µπορεί να αποφύγει τον κίνδυνο της έλλειψης εξειδικευµένης γνώσης από το προσωπικό της σε µία συγκεκριµένη επιχειρησιακή της δραστηριότητα.
 
Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα         
Όλα τα προαναφερθέντα ισχύουν και για δραστηριότητες που απαιτούν υψηλή τεχνολογία και τεχνογνωσία. Η επιχείρηση που επιλέγει να δράσει μέσω του outsourcing δεν αναλαμβάνει τον κίνδυνο της επένδυσης και την ευθύνη της τεχνολογικής αναβάθμισης ούτε και την εκπαίδευση του προσωπικού της. Με αυτό τον τρόπο μειώνει το κόστος, τα ρίσκα, αλλά και τα αχρείαστα έξοδα, ειδικά αν προόκειται για μεμονωμένα έργα, για τα οποία δεν συμφέρει η εταιρεία να εισάγει και να συντηρεί εξοπλισμό. Μέσω αυτής της διαδικασίας σημειώνεται αύξηση της αποδοτικότητας και βελτίωση της λειτουργικότητας των επιχειρήσεων. Αυτό συμβαίνει διότι οι εταιρείες μπορούν να  επικεντρώνονται ανενόχλητες και απερίσπαστες πλέον στις βασικές τους δραστηριότητες, αποκτώντας ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Οι παράγοντες και τα κριτήρια που παίζουν ρόλο στην επιλογή ενός εξωτερικού συνεργάτη από μια εταιρεία είναι κρίσιμα για την πορεία και την διεκπεραίωση ενός έργου. Σε αυτά περιλαμβάνονται τα εξής: Η κρισιμότητα της εργασίας, η εμπιστοσύνη στον εξωτερικό συνεργάτη στον οποίο θα ανατεθεί ένα έργο, οι ικανότητές του στον συγκεκριμένο τομέα και η πιθανή μείωση των εξόδων, καθώς όσο μεγαλύτερη είναι τόσο πιο μεγάλος αναμένεται να είναι ο όγκος των δραστηριοτήτων που θα ανατεθούν.
 
Ανάλυση κόστους - οφέλους
Βέβαια, παρά τα πλεονεκτήματα που προσφέρει, το outsourcing δεν παύει να εγκυμονεί ρίσκα ή και μειονεκτήματα, καθώς η εταιρεία που θα εκχωρήσει δραστηριότητες ή υπηρεσίες σε εξωτερικούς συνεργάτες, ουσιαστικά παραχωρεί ένα σημαντικό κομμάτι ελέγχου και δύναμης. Επομένως, επιβάλλεται η συνεχής παρακολούθηση και η επαρκής αξιολόγησή τους, ειδικά εάν οι επιδόσεις τους αδυνατούν να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις και τις προσδοκίες των επιχειρήσεων, αυξάνοντας το λειτουργικό κόστος και εκθέτοντας την επιχείρηση.
 
Ένας άλλος σημαντικός κίνδυνος είναι αυτός του υψηλότερου κόστους
συναλλαγών από εκείνο που αναµενόταν αρχικά. Η απόφαση για την ανάθεση ενός έργου σε εξωτερικούς συνεργάτες πρέπει να γίνεται µετά από ανάλυση κόστους - οφέλους. Μέρος του κόστους και οφέλη του outsourcing µπορούν εύκολα να εντοπιστούν µε τη βοήθεια ειδικών λογιστικών συστηµάτων, άλλες όµως δαπάνες και πλεονεκτήματα, που έχουν σχέση µε τη λήψη αποφάσεων, δεν μπορούν να είναι μετρήσιμα με τον τρόπο αυτό.
 
Όταν, για παράδειγµα, πραγµατοποιείται το outsourcing, μπορεί να προκύψουν σηµαντικά και ενδεχοµένως απρόβλεπτα έξοδα, που αφορούν στην επιλογή του εξωτερικού συνεργάτη και άλλα που σχετίζονται με αυτήν, όπως, σύνθεση προσωπικού, µέτρηση των επιδόσεων, διασφάλιση της ποιότητας ή έλεγχοι ασφαλείας. Σύμφωνα με έρευνες, αυτές οι πρόσθετες δαπάνες µπορούν εύκολα να φτάσουν το 3% με 5% της αρχικής συμφωνημένης τιµής.
 
Εν κατακλείδι, τόσο τα οφέλη όσο και οι κίνδυνοι του outsourcing για οποιαδήποτε δραστηριότητα ή έργο θα πρέπει να εκτιµώνται και να υπολογίζονται ανάλογα, πριν προχωρήσει η οποιαδήποτε εταιρεία στην επιλογή αυτή. Η ανάθεση εργασιών είναι ένα εργαλείο που πρέπει να χρησιμοποιηθεί σωστά, μετά από σοβαρή μελέτη και συμβουλές από ειδήµονες.