Μικρές συνταγές για μεγάλες αποτυχίες έργων

Η επιτυχία ενός έργου δεν βρίσκεται μακριά από την αποτυχία και για την ακρίβεια τις χωρίζει μια λεπτή γραμμή. Πολλές φορές, απλές ενέργειες που θα μπορούσε να κάνει ο διαχειριστής ενός έργου για να διασφαλίσει την επιτυχία, τις αγνοεί ή δεν αφιερώνει τον απαραίτητο χρόνο και ενέργεια για να τις εφαρμόσει με τα συνεπακόλουθα αρνητικά αποτελέσματα. Οι βασικές αρχές διαχείρισης ενός έργου είναι οι ίδιες, είτε αυτό είναι ένα απλό είτε ένα σύνθετο έργο. 

 

Αν τις αγνοήσουμε είναι σχεδόν βέβαιο ότι το έργο θα καταλήξει σε αποτυχία και ένα τεράστιο μέρος της ευθύνης θα το φέρει ασφαλώς ο ίδιος ο διαχειριστής έργου.
Έργα τα οποία έχουν γίνει πολλές φορές, όπως παραδείγματος χάρη ένα σπίτι ή ένα συνέδριο πιθανόν να μην είναι τόσο επιρρεπή στην αποτυχία όσο ένα έργο το οποίο δεν έχει ξαναγίνει προηγουμένως, όπως για παράδειγμα ένα έργο πληροφορικής το οποίο θα εφαρμόσει μια νέα τεχνολογία. Έργα τα οποία δεν έχουν ξαναγίνει στο παρελθόν για να αποκομίσουμε κάποιες εμπειρίες είναι ακόμη πιο επιρρεπή στην αποτυχία αν αγνοήσουμε τις βασικές αρχές διαχείρισης τους. Ο τελικός αποδέκτης/πελάτης αναμένει πάντοτε το καλύτερο αποτέλεσμα χωρίς δικαιολογίες, παρόλο που το συγκεκριμένο έργο πιθανώς να αποτελεί ένα ταξίδι στο άγνωστο.

 

Η απάντηση για την αποφυγή της συνταγής αποτυχίας βρίσκεται μέσα στα πλαίσια και τις μεθοδολογίες διαχείρισης έργων. Είναι αποδεδειγμένο ότι η χρήση τους αυξάνει κατακόρυφα τα ποσοστά επιτυχίας και βοηθά στην αποφυγή των συνηθισμένων λαθών ακόμη και αν πρόκειται για καινοτόμο νέο έργο που δεν έχει υλοποιηθεί παρόμοιο του ποτέ στο παρελθόν. Παρόλα αυτά, πολλοί διαχειριστές έργων συνεχίζουν να αγνοούν τις δυνατότητες των μεθοδολογιών είτε λόγω έλλειψης εκπαίδευσης είτε γιατί αν και γνωρίζουν την ύπαρξη τους, με διάφορες προφάσεις δεν τις χρησιμοποιούν. Το αποτέλεσμα είναι η επανάληψη πολλές φορές μικρών λαθών που οδηγούν στην αύξηση της δυσκολίας στην διαχείριση του έργου ή χειρότερα, στη αποτυχία του έργου.
Ακολουθούν μερικά από αυτά τα μικρά αλλά σημαντικά λάθη προς αποφυγή. Πριν ξεκινήσετε οποιοδήποτε έργο κάνετε τις πιο κάτω ερωτήσεις στο εαυτό σας για να αποφύγετε τα λάθη αυτά:
 

Ερώτηση: Υπάρχει η αιτιολόγηση του έργου;
Το κάθε έργο, μικρό ή μεγάλο πρέπει να συνδέεται με τους στρατηγικούς στόχους της επιχείρησης.
Το λάθος: Πολλοί διαχειριστές έργων θεωρούν αυτονόητο το γεγονός ότι από την στιγμή που τους ζητήθηκε να διαχειριστούν ένα έργο, αυτό έχει διασυνδεθεί με κάποιους στόχους του οργανισμού και δεν ρωτούν γιατί είναι αναγκαία η υλοποίηση του. Αυτό όμως δεν ισχύει πάντοτε, καθώς λίγοι οργανισμοί έχουν πλήρεις δομές διακυβέρνησης έργων με αποτέλεσμα οι οδηγίες να προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή στον οργανισμό. Ο μεγαλύτερος κίνδυνος για τον ίδιο τον ίδιο τον διαχειριστή έργου είναι να χάσει την υποστήριξη που του παρέχει ο οργανισμός κατά την διάρκεια του έργου και να βρεθεί ξαφνικά σε κατάσταση πανικού, λόγω έλλειψης πόρων και χρηματοδότησης.
Η λύση: Αμέσως μετά την λήψη της οδηγίας για την υλοποίηση ενός έργου, ρωτήστε τους λόγους που είναι αναγκαίο το έργο, ποια είναι η διασύνδεση του με την στρατηγική του οργανισμού και διερευνήστε σε βάθος. Αν χρειαστεί, αμφισβητήστε το έργο μέχρι να σας πείσουν ότι αυτό συνδέεται με τους βραχυπρόθεσμους, μεσοπρόθεσμους ή μακροπρόθεσμους στόχους του οργανισμού, καταγράψετε το και ακολούθως σκεφτείτε τους σχετικούς περιορισμούς, τους κινδύνους και τις προϋποθέσεις για την επιτυχία του έργου.
 

Ερώτηση: Ποιος είναι ο ιδιοκτήτης/χορηγός (Project Sponsor) του  Έργου;
Ο ιδιοκτήτης του έργου είναι το άτομο ή η ομάδα ατόμων που θα υποστηρίξει το έργο σε πολιτικό επίπεδο εντός και εκτός του οργανισμού που θα υλοποιήσει το έργο.
Το λάθος: Οι διαχειριστές έργων μπερδεύουν συχνά τον ιδιοκτήτη του έργου με τον πελάτη ο οποίος θα πληρώσει για το έργο ή τον τελικό αποδέκτη που ζήτησε το έργο. Στην πραγματικότητα ο ιδιοκτήτης του έργου είναι συνήθως κάποιος ή κάποιοι εντός του οργανισμού (αν και όχι πάντοτε) που θα υλοποιήσουν το έργο, και αυτό το άτομο ή η ομάδα ατόμων κατέχει σημαντική θέση που τους δίνει την ευχέρεια να επηρεάσουν καταστάσεις και να επιληφθούν ζητημάτων ή προβλημάτων τα οποία ξεπερνούν τις δυνατότητες και εξουσίες του διαχειριστή έργου. Τα έργα από την φύση τους αποτελούν μια αλλαγή και η αλλαγή συναντά σχεδόν πάντοτε αντίσταση. Ένας διαχειριστής έργου δεν έχει σχεδόν ποτέ την επαρκή ή απόλυτη εξουσία έτσι ώστε να μπορεί να λύσει όλα τα ζητήματα και προβλήματα χωρίς την βοήθεια κάποιου εντός του οργανισμού που κατέχει το κατάλληλο επίπεδο εξουσίας.
Η λύση: Κατά την εκκίνηση του έργου, αναγνωρίστε το άτομο ή ομάδα ατόμων που θα θέλουν το έργο να επιτύχει και θα σας υποστηρίξουν στις δύσκολες στιγμές του. Βεβαιωθείτε ότι ο ιδιοκτήτης/χορηγός του έργου έχει την κατάλληλη επιρροή μέσα στον οργανισμό έτσι ώστε να μπορεί να σας εξασφαλίσει αυτό που θα χρειαστείτε ανά πάσα στιγμή στο έργο, είτε αυτό είναι επιπρόσθετη χρηματοδότηση, προσωπικό ή ηθική και άλλη υποστήριξη. Επίσης βεβαιωθείτε ότι καθόλη την διάρκεια ζωής του έργου διατηρείτε  το ενδιαφέρον του για το έργο σε ψηλά επίπεδα και τον ενημερώνετε συχνά. Πρόσφατη έρευνα του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων (PMI) έχει δείξει ότι τα ποσοστό επιτυχίας των έργων στα οποίο ο ιδιοκτήτης/χορηγός είναι δίπλα στον διαχειριστή έργου ξεπερνά το 65% σε αντίθεση με τα έργα στα οποίο ο ιδιοκτήτης/χορηγός χάνει το ενδιαφέρον του και των οποίων το ποσοστό επιτυχίας κατεβαίνει κάτω από το 25%.
 

Ερώτηση: Έχω εμπλέξει στον βαθμό που απαιτείται τον τελικό αποδέκτη/χρήστη του προϊόντος του έργου μου;
Το λάθος: Ένας από τους βασικούς εμπλεκόμενους στα έργα είναι και ο τελικός αποδέκτης ή χρήστης του τελικού προϊόντος του έργου αφού αυτός θα κληθεί στο τέλος της ημέρας να αποδείξει ότι τα πλεονεκτήματα τα οποία προβλέφθηκαν μέσα από την επιχειρησιακή μελέτη σκοπιμότητας του έργου έχουν υλοποιηθεί ή υλοποιούνται με βάση την πρόβλεψη της μελέτης. Πολλές φορές οι διαχειριστές έργων δεν αφιερώνουν τον απαραίτητο χρόνο για να συνομιλήσουν και να διερευνήσουν σε βάθος τις απαιτήσεις του τελικού χρήστη ή αποδέκτη και στις χειρότερες των περιπτώσεων δεν αφιερώνουν χρόνο για να αναγνωρίσουν όλους τους πιθανούς χρήστες ή αποδέκτες. Το αποτέλεσμα είναι η ελλιπής καταγραφή των απαιτήσεων στην οποία οφείλετε το 72% της αποτυχίας των έργων που δεν επιτυγχάνουν τους στόχους για τους οποίους ξεκίνησαν. Η ελλιπής συμμετοχή των τελικών αποδεκτών ή χρηστών αποτελεί συνεπώς την τέλεια συνταγή αποτυχίας ενός έργου.
Η λύση: Η αναγνώριση των εμπλεκομένων σε ένα έργο αποτελεί ίσως μια από τις πιο σημαντικές διεργασίες μέσα στις μεθοδολογίες διαχείρισης έργων. Για τον λόγο αυτό, στις πλείστες των μεθοδολογιών γίνεται στο στάδιο εκκίνησης του έργου. Αφιερώστε χρόνο με τη ομάδας σας και με την χρήση απλών προσεγγίσεων, όπως για παράδειγμα ιδεοθύελλα, ερωτηματολόγια, μελέτη ιστορικού παρόμοιων έργων καθώς και άλλες απλές μεθόδους για να αναγνωρίσετε όσο περισσότερους βασικούς εμπλεκομένους στο έργο. Ακολούθως χρησιμοποιείστε προσωπικές ή ομαδικές συνεντεύξεις, καθοδηγούμενα εργαστήρια και άλλες πάλι απλές προσεγγίσεις για να καταγράψετε τις ανάγκες τους. Επιπλέον, η έγκαιρη αναγνώριση και ανάλυση της θέσης και στάσης των άμεσα και έμμεσα εμπλεκόμενων έναντι στο έργο θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε καλύτερα τις προσδοκίες και απαιτήσεις τους.
 
Ερώτηση: Έχω επιλέξει τους σωστούς μηχανισμούς και μετρήσιμα κριτήρια για την σωστή παρακολούθηση του έργου;
Η ερώτηση αυτή ασφαλώς προϋποθέτει ότι έχετε προγραμματίσει το έργο ακολουθώντας κάποιες βασικές αρχές οι οποίες σας έχουν δώσει τις Γραμμές Βάσης του έργου για σκοπούς παρακολούθησης. Ακολούθως, ο διαχειριστής έργου θα επιλέξει τους κατάλληλους μηχανισμούς παρακολούθησης, όλα τα μετρήσιμα κριτήρια προόδου του έργου αλλά και της επιτυχίας της ίδιας της διαχείρισης έργου.
Το λάθος: Πολλές φορές, οι μηχανισμοί ελέγχου του έργου δεν καθορίζονται εξ αρχής από τον διαχειριστή έργου με αποτέλεσμα αυτοί να γίνονται σποραδικά και να μην έχουν συνοχή. Το αποτέλεσμα είναι η ελλιπής εικόνα της απόδοσης του έργου, η οποία μπορεί πολύ εύκολα να παρασύρει σε λάθος συμπεράσματα. Μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που θα αντιμετωπίσει ένας διαχειριστής έργων σε τέτοιες περιπτώσεις είναι και η αναπόφευκτη διολίσθηση του φυσικού αντικειμένου του έργου που με  όλες τις αρνητικές επιπτώσεις που συνεπάγονται.
Η λύση: Οι μηχανισμοί ελέγχου ενός έργου περιλαμβάνουν τις διαδικασίες συλλογής δεδομένων του έργου, τις διαδικασίες αποθήκευσης, επεξεργασίας, μετατροπής τους σε μορφή πληροφορίας και ακολούθως η διανομή τους σε μορφή εκθέσεων οι οποίες θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένες στις απαιτήσεις των διαφορετικών ομάδων παραληπτών. Το πιο σημαντικό σημείο που θα πρέπει να προσέξει ένας διαχειριστής έργων, είναι η επιλογή και παρουσίαση της κατάλληλης πληροφορίας, η οποία θα βοηθήσει όχι μόνο στην κατανόηση της απόδοσης του έργου και στην εξαγωγή συμπερασμάτων, αλλά κυρίως θα επιτρέπει την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων. Επίσης, θα πρέπει να υπάρχει κάποιο πλάνο που αφορά την διαχείριση της διάρθρωσης της πληροφορίας ή πιο απλά, ο διαχειριστής έργου θα πρέπει εκ των προτέρων να κατανέμει ευθύνες, ως προς το ποιος θα συλλέγει τα δεδομένα για τον κάθε περιορισμό του έργου και για τα αντικείμενα παρακολούθησης του έργου, πότε θα συλλέγει την πληροφορία και πως θα την αποθηκεύει, με ποιο τρόπο θα γίνεται η ενημέρωση των περιορισμών και αντικειμένων παρακολούθησης και ακολούθως πότε και πως θα διανέμονται οι ενημερώσεις.
 
*Ο Ανδρέας Σολωμού είναι διαχειριστής έργων και διδάσκει διαχείριση έργων στα πλαίσια ακαδημαϊκών προγραμμάτων όπως επίσης και σε προγράμματα πιστοποίησης διαχειριστών έργων. Είναι μέλος του Project Management Institute  (PMI)®, όπως επίσης και μέλος του συμβουλίου του τοπικού παραρτήματος του PMI®.