Επ. Κεφαλαιαγοράς: Καμπανάκι για αυστηρές κυρώσεις σε εποπτευόμενους

Αυστηρό μήνυμα στους εποπτευόμενους οργανσιμούς ώστε να προσέξουν κατά την ετοιμασία των Εκθέσεων τους για το έτος 2017, στέλνει η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς. Σε εγκύκλιο της απαριθμεί επαναλαμβανόμενα λάθη, αδυναμίες και ελλείψεις προηγούμενων εκθέσεων και καλεί τους οργανισμούς να συμμορφωθούν κατάλληλα κατά την κατάρτιση της έκθεσης του για το 2017, προκειμένου να μην χρειαστεί να προχωρήσει σε διοικητικές κυρώσεις εναντίον τους, λόγω μη συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις του Νόμου.

Διαβάστε αυτούσια της εγκύκλιο της Επ. Κεφαλαιαγοράς

Η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς Κύπρου (‘η ΕΚΚ’) επιθυμεί, με την παρούσα εγκύκλιο, να ενημερώσει τους εποπτευόμενους οργανισμούς για τα ακόλουθα:

1. Για σκοπούς αξιολόγησης της συμμόρφωσης των εποπτευόμενων οργανισμών με τις υποχρεώσεις τους, όπως αυτές πηγάζουν από τον περί της Παρεμπόδισης και Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Παράνομες δραστηριότητες Νόμο (‘ο Νόμος’) και την Οδηγία της Επιτροπής ΟΔ144-2007-08 για την Παρεμπόδιση Ξεπλύματος Παράνομου Χρήματος και Χρηματοδότησης της Τρομοκρατίας (‘η Οδηγία’), η ΕΚΚ έχει αξιολογήσει, με βάση τον υπολογιζόμενο κίνδυνο (‘risk-based approach’) τις Ετήσιες Εκθέσεις των Λειτουργών Συμμόρφωσης και τις Εκθέσεις Εσωτερικού Ελέγχου σε θέματα παρεμπόδισης ξεπλύματος παράνομου χρήματος και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας (‘οι Εκθέσεις’) για το έτος 2016 καθώς και τα σχετικά πρακτικά των Διοικητικών Συμβουλίων, οι οποίες έχουν υποβληθεί στην ΕΚΚ το 2017. Η υποβολή των Εκθέσεων, αποτελεί ετήσια υποχρέωση, βάσει της οποίας οι εποπτευόμενοι οργανισμοί οφείλουν να υποβάλλουν τις Ετήσιες Εκθέσεις των Λειτουργών Συμμόρφωσης (μέχρι τέλος Μαρτίου) και τις Εκθέσεις Εσωτερικού Ελέγχου (μέχρι τέλος Απριλίου) που αφορούν το προηγούμενο ημερολογιακό έτος.

2. Κατά τη διενέργεια των εν λόγω αξιολογήσεων, έχουν διαπιστωθεί οι ακόλουθες συνήθεις και επαναλαμβανόμενες αδυναμίες και ελλείψεις, για τις οποίες οι εποπτευόμενοι οργανισμοί θα πρέπει να προβούν άμεσα σε διορθωτικές ενέργειες:

A. Ευρήματα αξιολόγησης Ετήσιων Εκθέσεων Λειτουργών Συμμόρφωσης για την παρεμπόδιση ξεπλύματος παράνομου χρήματος και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και των σχετικών πρακτικών των Διοικητικών Συμβουλίων.

3. Αναφορικά με το περιεχόμενο των Ετήσιων Εκθέσεων των Λειτουργών Συμμόρφωσης, έχουν εντοπιστεί οι ακόλουθες συνήθεις και επαναλαμβανόμενες αδυναμίες και ελλείψεις:

i. Μη ικανοποιητική εφαρμογή της Εγκυκλίου Ε186 αναφορικά με το περιεχόμενο της συνοπτικής παρουσίασης (executive summary) των Ετήσιων Εκθέσεων των Λειτουργών Συμμόρφωσης, με σκοπό τη συμμόρφωση των εποπτευόμενων οργανισμών με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τις πρόνοιες των παραγράφων 6 και 10 της Οδηγίας.

ii. Μη ικανοποιητική αναλυτική αναφορά στο περιεχόμενο και στη μέθοδο διεξαγωγής των ελέγχων και επιθεωρήσεων που έχουν πραγματοποιηθεί από τον Λειτουργό Συμμόρφωσης για να διαπιστωθεί ο βαθμός συμμόρφωσης του εποπτευόμενου οργανισμού με την πολιτική, τις πρακτικές, τα μέτρα, τις διαδικασίες και τους ελέγχους που εφαρμόζει για την παρεμπόδιση ξεπλύματος παράνομου χρήματος και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας. Επιπρόσθετα, μη ικανοποιητική αναλυτική αναφορά στις ελλείψεις και αδυναμίες που έχουν εντοπιστεί, στους κινδύνους που συνεπάγονται, στις ενέργειες που έχουν γίνει και στις εισηγήσεις για λήψη διορθωτικών μέτρων έτσι ώστε να βελτιωθεί η κατάσταση, θέτοντας χρονοδιαγράμματα υλοποίησής τους. Σχετική αναφορά γίνεται στην παράγραφο 10(4)(β) της Οδηγίας και στο σημείο 2 του Παραρτήματος 1 της Εγκυκλίου Ε033 αναφορικά με το περιεχόμενο της Ετήσιας Έκθεσης Λειτουργού Συμμόρφωσης για την παρεμπόδιση ξεπλύματος παράνομου χρήματος και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας (‘η Εγκύκλιος’).

iii. Μη ικανοποιητική αναφορά σε συγκεκριμένα αυξημένα μέτρα δέουσας επιμέλειας που εφαρμόζουν οι εποπτευόμενοι οργανισμοί σε σχέση με τους υψηλού κινδύνου πελάτες. Επιπρόσθετα, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν υπήρχε πληροφόρηση για την χώρα προέλευσης και τον τύπο πελάτων υψηλού κινδύνου με τους οποίους διατηρείται επιχειρηματική σχέση ή για τους οποίους διενεργήθηκε μεμονωμένη συναλλαγή καθώς και συγκριτικά στοιχεία του προηγούμενου χρόνου. Σχετική αναφορά γίνεται στην παράγραφο 10(4)(ζ) της Οδηγίας και στο σημείο 6 του Παραρτήματος 1 της Εγκυκλίου.

iv. Μη ικανοποιητική αναφορά πληροφοριών για τα συστήματα και τις διαδικασίες που εφαρμόζουν οι εποπτευόμενοι οργανισμοί για τη διαρκή παρακολούθηση των λογαριασμών και συναλλαγών των πελατών έναντι των στοιχείων που τηρούνται στο οικονομικό τους πορτραίτο. Επιπρόσθετα, μη ικανοποιητική αναφορά στη μέθοδο τεκμηρίωσης της παρακολούθησης των λογαριασμών και συναλλαγών των πελατών καθώς και στα αποτελέσματα της διαρκούς παρακολούθησης των λογαριασμών και συναλλαγών των πελάτων κατά τη διάρκεια του έτους. Σχετική αναφορά γίνεται στην παράγραφο 10(4)(η) της Οδηγίας και στο σημείο 7 του Παραρτήματος 1 της Εγκυκλίου.

v. Μη ικανοποιητική αναφορά στη συγκεκριμένη μέθοδο αξιολόγησης της επάρκειας της επιμόρφωσης και εκπαίδευσης του προσωπικού καθώς και αναφοράς στα αποτελέσματα της. Σχετική αναφορά γίνεται στην παράγραφο 10(4)(ιβ) της Οδηγίας και στο σημείο 9(iii) του Παραρτήματος 1 της Εγκυκλίου.

4. Αναφορικά με το περιεχόμενο των σχετικών πρακτικών του διοικητικού συμβουλίου που συνοδεύουν τις Ετήσιες Εκθέσεις Λειτουργών Συμμόρφωσης, έχει διαπιστωθεί ότι σε ορισμένες περιπτώσεις, τα πρακτικά δεν περιλαμβάνουν χρονοδιάγραμμα υλοποίησης των μέτρων που έχουν αποφασιστεί από το διοικητικό συμβούλιο για διόρθωση των αδυναμιών ή/και παραλείψεων που επισημαίνονται στην Ετήσια Έκθεση, ως ορίζει η παράγραφος 10(3)
της Οδηγίας.

Β. Ευρήματα αξιολόγησης Εκθέσεων Εσωτερικού Ελέγχου για την παρεμπόδιση ξεπλύματος παράνομου χρήματος και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και των σχετικών πρακτικών των Διοικητικών Συμβουλίων.

5. Αναφορικά με το περιεχόμενο των Εκθέσεων Εσωτερικού Ελέγχου, η ΕΚΚ έχει διαπιστώσει ότι δεν ήταν πάντοτε σε πλήρη συμμόρφωση με τις πρόνοιες της παραγράφου 6 της Οδηγίας. Συγκεκριμένα, σε ορισμένες περιπτώσεις, το πεδίο εφαρμογής της επιθεώρησης και αξιολόγησης από τους Εσωτερικούς Ελεγκτές δεν κάλυπτε επαρκώς όλους τις σημαντικούς τομείς που αφορούν την πολιτική, τις πρακτικές, τα μέτρα, τις διαδικασίες και τους μηχανισμούς ελέγχων που εφαρμόζουν οι εποπτευόμενοι οργανισμοί για την παρεμπόδιση ξεπλύματος παράνομου χρήματος και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας.
Επιπρόσθετα, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν γίνεται αναφορά σε ευρήματα/παρατηρήσεις από προηγούμενες χρονιές και κατά πόσο αυτά έχουν διορθωθεί ή όχι, μέσα στην υπό αναφορά χρονιά, καθώς και αναφορά στα κύρια θέματα από προηγούμενες χρονιές που ακόμα εκκρεμούν.

6. Αναφορικά με το περιεχόμενο των σχετικών πρακτικών του διοικητικού συμβουλίου που συνοδεύουν τις Εκθέσεις Εσωτερικού Ελέγχου, έχει διαπιστωθεί ότι σε ορισμένες περιπτώσεις, τα πρακτικά δεν περιλαμβάνουν χρονοδιαγράμματα υλοποίησης των μέτρων που έχουν αποφασιστεί για τη διόρθωση οποιωνδήποτε αδυναμιών ή/και παραλείψεων που έχουν καταγραφεί στις Εκθέσεις Εσωτερικού Ελέγχου.

7. Λαμβάνοντας υπόψη τα ευρήματα της ΕΚΚ, οι εποπτευόμενοι οργανισμοί πρέπει να διασφαλίσουν ότι οι ακόλουθες υποχρεώσεις τηρούνται με βάση τον Νόμο και την Οδηγία:

i. Την ευθύνη του Λειτουργού Συμμόρφωσης για την ορθή ετοιμασία της Ετήσιας Έκθεσης και την επαρκή αξιολόγηση του βαθμού συμμόρφωσης του εποπτευόμενου οργανισμού σε σχέση με την παρεμπόδιση ξεπλύματος παράνομου χρήματος και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας.

ii. Την ευθύνη του Εσωτερικού Ελεγκτή για την ορθή ετοιμασία της Έκθεσης Εσωτερικού Ελέγχου και την επαρκή επιθεώρηση και αξιολόγηση της καταλληλόλητας, αποτελεσματικότητας και επάρκειας της πολιτικής, των πρακτικών, μέτρων, διαδικασιών και μηχανισμών ελέγχων που εφαρμόζει ο εποπτευόμενος οργανισμού για την παρεμπόδιση ξεπλύματος παρανόμου χρήματος και χρηματοδότησης της τρομοκρατίας.

iii. Την ευθύνη του διοικητικού συμβουλίου του εποπτευόμενου οργανισμού για την επαρκή αξιολόγηση και έγκριση της Ετήσιας Έκθεσης και της Έκθεσης Εσωτερικού Ελέγχου και τη λήψη όλων των αναγκαίων μέτρων για διόρθωση οποιωνδήποτε αδυναμιών ή/και παραλείψεων που επισημαίνονται καθώς και χρονοδιάγραμμα υλοποίησής τους.

iv. Την ευθύνη του διοικητικού συμβουλίου του εποπτευόμενου οργανισμού για τη διασφάλιση της γενικής εφαρμογής όλων των απαιτήσεων του Νόμου και της Οδηγίας καθώς και της βεβαίωσης ότι εισήχθησαν κατάλληλα, αποτελεσματικά και επαρκή συστήματα και διαδικασίες για επίτευξη της ανωτέρω συμμόρφωσης.

8. Οι εποπτευόμενοι οργανισμοί θα πρέπει να έχουν υπόψη τους ότι οι συνήθεις και επαναλαμβανόμενες αδυναμίες και ελλείψεις που εντοπίζονται, θα αποτελούν αντικείμενο μεταγενέστερων ελέγχων από την ΕΚΚ.

9. Η ΕΚΚ αναμένει ότι όλοι οι εποπτευόμενοι οργανισμοί θα λάβουν υπόψη τα πιο πάνω ευρήματα κατά την ετοιμασία των Εκθέσεων για το έτος 2017 και μετέπειτα, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η πλήρης συμμόρφωση τους με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το Νόμο και την Οδηγία. Σημειώνεται ότι ο Νόμος προβλέπει αυστηρές διοικητικές κυρώσεις για μη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του Νόμου και της Οδηγίας, τις οποίες η ΕΚΚ δεν θα διστάσεινα επιβάλει.