Η σημασία των ηγετικών ικανοτήτων στην διαχείριση έργων

Από τον Ανδρέα Σολωμού PMP®
PMI Cyprus Chapter

Οι προκλήσεις που αντιμετωπίζουμε καθημερινά ως σύγχρονοι διαχειριστές έργων είναι παρόμοιες με αυτές του μακρινού παρελθόντος, αν αναλογιστούμε τα επιτεύγματα της ανθρωπότητας σε σχέση με τα αντίστοιχα διαθέσιμα μέσα της κάθε εποχής. Ωστόσο οι σύγχρονοι περιορισμοί στην διαθεσιμότητα των πόρων και οι ρυθμοί με τους οποίους ένας οργανισμός πρέπει να ανταποκρίνεται στις αλλαγές, είτε αυτές οφείλονται στην τεχνολογία ή τις μεταβολές του επιχειρηματικού περιβάλλοντος, οδήγησε στην ανάπτυξη προτύπων διαχείρισης έργων, καθώς και χρήσιμων τεχνικών και εργαλείων. Αν και η δομημένη διαχείριση έργων βελτιώνει την αποτελεσματικότητα, έχει αποδειχθεί ότι οι ηγετικές ικανότητες του διαχειριστή ενός έργου αποτελούν κρίσιμο παράγοντα για την επιτυχία ενός έργου.

Οι οργανισμοί θα πρέπει να δώσουν ιδιαίτερη σημασία στην ανάπτυξη των ηγετικών ικανοτήτων και της συναισθηματικής νοημοσύνης των διαχειριστών έργων. Ένας διαχειριστής έργου θα πρέπει να είναι σε θέση να αναγνωρίζει τις διαφορετικές προσωπικότητες, ώστε να οργανώσει μια λειτουργική ομάδα έργου, να ενθαρρύνει τη δημιουργία κατάλληλων δυναμικών εντός της ομάδας και να διαχειριστεί προβλήματα ή κρίσεις που θα προκύψουν. 

Η πρόκληση για τους διαχειριστές έργων είναι μεγάλη, αφού πρέπει να κρατήσουν το βλέμμα τους στο τελικό παραδοτέο του έργου, αλλά ταυτόχρονα να διαχειριστούν τις δυναμικές των ομάδων τους και αυτές που εξασκούνται από τους εμπλεκομένους, παραμένοντας μέσα στους περιορισμούς του έργου και διατηρώντας τις απαραίτητες για την επιτυχία ισορροπίες. Ο ηγετικός ρόλος ενός διαχειριστή έργου μπορεί να ενισχυθεί ακολουθώντας μερικά απλά βήματα.
Χαράξετε από νωρίς την πορεία του έργου και δημοσιοποιήστε σε όλους τους εμπλεκόμενους

Η δημοσιοποίηση της προβλεπόμενης πορείας του έργου, χωρίς απαραίτητα να υπάρχουν όλες οι λεπτομέρειες, βοηθά τους εμπλεκόμενους στο έργο να δουν μακριά και να νιώσουν μεγαλύτερη σιγουριά και ασφάλεια γνωρίζοντας τι θα αντιμετωπίσουν. Σε αντίθετη περίπτωση ενισχύεται η αβεβαιότητα και παράλληλα η απροθυμία για ανάληψη καθηκόντων και ευθυνών. Όπως ένας οργανισμός καθορίζει το μακροπρόθεσμο όραμα του, έτσι κι ο ηγέτης του έργου καθορίζει από νωρίς το όραμα του για το έργο.

Καθορίστε ρόλους και ευθύνες 
Η παράληψη καθορισμού των ρόλων και ευθυνών, θα οδηγήσει σε υποκειμενικές ερμηνείες και αποφυγή ανάληψης ευθυνών. Με την ξεκάθαρη αναφορά στους ρόλους στην αρχή του έργου και ακολούθως την λεπτομερή περιγραφή τους, αποφεύγονται παρεξηγήσεις, μειώνεται σε σημαντικό βαθμό η ανάγκη επικοινωνίας και εξοικονομείται παραγωγικός χρόνος. 

Αποδείξετε έμπρακτα την εμπιστοσύνη σας στην ομάδα αναθέτοντας εργασίες και παρέχοντας υποστήριξη  
Όταν η ομάδα σας βρίσκεται στο στάδιο υψηλής απόδοσης, αναθέστε εργασίες στα άτομα και δώστε τους την ευχέρεια να πάρουν και οι ίδιοι αποφάσεις για να τους αποδείξετε ότι εμπιστεύεστε τις γνώσεις και τις ικανότητες τους. Αυτό θα βοηθήσει την αυτοεκτίμηση τους και θα τους παρακινήσει για να πετύχουν ψηλότερους στόχους. Παράλληλα, ανταποκριθείτε όταν ζητήσουν την βοήθεια σας και προσφέρετε τους ότι χρειάζονται για να πετύχουν τους στόχους τους.

Καθορίστε ουσιαστικές συναντήσεις σε τακτά χρονικά διαστήματα 
Οι συναντήσεις σε προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα βοηθούν στην διατήρηση υψηλών επιδόσεων στις ομάδες έργων. Ειδικά, ομάδες οι οποίες είναι διεσπαρμένες γεωγραφικά, είναι καλό να συναντιούνται κάτω από τη ίδια στέγη κατά την διάρκεια της εξέλιξης του έργου και όχι απαραίτητα για εργασία αλλά και για ποιοτικό χρόνο συναναστροφής, για εκπαίδευση ή για οποιοδήποτε είδος δραστηριότητας, η οποία θα ενισχύσει τους δεσμούς της ομάδας. 
Για τον προγραμματισμό συναντήσεων αξιολόγησης της κατάστασης του έργου θα πρέπει να ακολουθούνται οι  καλύτερες πρακτικές, ώστε να αποφεύγεται η σπατάλη χρόνου, η οποία πιθανόν να έχει επιπτώσεις στο ηθικό της ομάδας. Αρκετές ημέρες πριν την συνάντηση θα πρέπει να σταλθεί στην ομάδα και τους εμπλεκομένους που θα παρευρεθούν στην συνάντηση όλη η πληροφόρηση για την κατάσταση του έργου μαζί με την ατζέντα της συνάντησης η οποία θα πρέπει να τηρείται αυστηρά. Η ίδια η συνάντηση θα πρέπει να γίνεται για να επιλυθούν τυχών προβλήματα. να διευκολυνθεί η προσαρμογή χρονοδιαγραμμάτων ή και άλλων παραμέτρων του έργου και να ανατεθούν νέα καθήκοντα. 

Επιμείνετε στην δημιουργία ενός καλού πλάνου έργου πριν ξεκινήσει η εκτέλεση του έργου.
Όπως πολλοί γκουρού στην διοίκηση έργων έχουν αναφέρει ότι «ένα πλάνο δεν είναι τίποτα αλλά ο προγραμματισμός είναι το παν», έτσι και στα έργα ένας δυναμικός ηγέτη έχει προγραμματίσει στο μέγιστο βαθμό που μπορεί με βάση την διαθέσιμη πληροφορία και είναι έτοιμος να αντιμετωπίσει τα απρόβλεπτα ενός έργου. Ακόμη και αν δεν υπάρχει εκ των προτέρων όλη η απαραίτητη πληροφόρηση για ένα πλήρη προγραμματισμό, ή ακόμη και αν θα χρησιμοποιήσετε ένα ευέλικτο κύκλο ζωής έργου, συστήνεται να δημιουργηθεί ένα πρόγραμμα για το έργο, το οποίο θα ενημερώνεται και θα βελτιώνεται  καθώς θα αυξάνεται η διαθέσιμη πληροφόρηση. Ο προγραμματισμός επιτρέπει στον Διαχειριστή Έργου να ηγηθεί παραδειγματικά και να δώσει αυτοπεποίθηση στην ομάδα του.
Ο συντονισμός των εργασιών και των πόρων του έργου είναι σημαντικός για να αποφύγουμε υπεραναθέσεις ή υποαναθέσεις εργασιών, οι οποίες πιθανόν να οδηγήσουν στην καθήλωση του ηθικού μιας ομάδας και το χειρότερο από όλα στην απώλεια εμπιστοσύνης προς τον διαχειριστή του έργου. 

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για την σημασία των ηγετικών ικανοτήτων στο επερχόμενο Συνέδριο Διαχείρισης Έργων που θα γίνει στην Λευκωσία στις 16 Νοεμβρίου 2018 στο ξενοδοχείο HILTON.