Καινοτόμος υπηρεσία για τα κυπριακά δεδομένα από την ΚΑΝΙΚΛΙΔΗΣ

15:50 - 27 Σεπτεμβρίου 2017

Υπηρεσίες

H ανάπτυξη, εφαρμογή και προσαρμογή σε κάθε οργανισμό ενός Σχεδίου Διαχείρισης Αρχείων, εξασφαλίζει ένα μεγάλο μέρος της συμμόρφωσης στον τομέα Διαχείρισης Αρχείων με το νέο Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 GDPR που θα τεθεί σε ισχύ στις 25 Μαΐου 2018 και ο οποίος φέρει τεράστιες κυρώσεις. Είναι γι’ αυτό που η Διαχείριση Αρχείων είναι επιβαλλόμενη ανάγκη που δεν πρέπει να περιφρονηθεί από κανένα οργανισμό ανεξαρτήτου μεγέθους.
'Related articles' position

Τα εταιρικά δεδομένα συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών του προσωπικού, πελατών, συνεργατών, λογιστικών αρχείων και εμπορικής αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων, απαιτούν ολοκληρωμένες διαδικασίες διαχείρισης που συμπεριλαμβάνουν έντυπα αλλά και ηλεκτρονικά έγγραφα καθώς επίσης και αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

S. Kaniklides: Διευθύντρια Διαχείρισης Αρχείων η Μαίρη Άνιφτου

Ποιες είναι οι απειλές
Τα δεδομένα αυτά πρέπει να προστατεύονται από την απώλεια, την κλοπή, τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση κλπ. Αυτό σημαίνει ότι κατά το σχεδιασμό ενός νέου συστήματος, νέας διαδικασίας, νέας υπηρεσίας κλπ., θα πρέπει:
• να διασφαλιστεί ότι λαμβάνονται υπόψη οι αξιολογήσεις προστασίας δεδομένων αλλά και να μπορούν να το τεκμηριώσουν (Article 30/2016/679(GDPR).
• να περιλαμβάνουν επιλογές που να αφορούν ποια και πόσα προσωπικά δεδομένα επιθυμούν τα φυσικά πρόσωπα να μοιραστούν και το χρονικό διάστημα που αυτά θα παραμείνουν στην κατοχή του οργανισμού ( Recital 65/2016/679(GDPR).

Η απαιτούμενη Διαδικασία
Η Διαδικασία που απαιτείται για τη συμμόρφωση ενός Οργανισμού είναι η ακόλουθη:
• Ο Διαπιστευμένος Εκπρόσωπος Διευθυντής Αρχείων και Επεξεργασίας Δεδομένων της ΚΑΝΙΚΛΙΔΗΣ, αφού προβεί στην προκαταρκτική έρευνα, καταγράψει και αναλύσει τις επιχειρηματικές δραστηριότητες του Οργανισμού, καταγράφει σε συνεργασία με τον Εκπρόσωπο του Οργανισμού τα αρχεία και τα έγγραφα.
• Στη συνέχεια, η ΚΑΝΙΚΛΙΔΗΣ, προβαίνει σε ανάλυση ελλείψεων (GAP analysis) και αξιολόγηση των υφιστάμενων συστημάτων τήρησης αρχείων του Οργανισμού, προβαίνει εάν απαιτείται σε σχεδιασμό νέου συστήματος αρχειοθέτησης και τέλος ενημερώνει τον Οργανισμό για την Εφαρμογή του συστήματος αρχειοθέτησης.

Με την ολοκλήρωση της πιο πάνω διαδικασίας, η ΚΑΝΙΚΛΙΔΗΣ, θα είναι σε θέση να παραδώσει στους οργανισμούς όλα τα απαιτούμενα έγγραφα που απαιτούνται από τον Κανονισμό GDPR για την ορθή φύλαξη και κράτηση των αρχείων τους όπως είναι οι Εταιρικές Πολιτικές, ρόλοι και ευθύνες του προσωπικού, καθώς και το απαιτούμενο χρονοδιάγραμμα κράτησης αρχείων.

Καινοτόμος υπηρεσία για τα κυπριακά δεδομένα από την ΚΑΝΙΚΛΙΔΗΣ

Ροη Ειδησεων

Δειτε Επισης