Σκοπός και Σημασία της Διαχείρισης των Ταμειακών Ροών (Cash Flow Management) σε μια κυπριακή ΜΜΕ

Yπάρχει ένα παλιό ρητό στον επιχειρηματικό χώρο που αναφέρει πώς «cash is the king». Στην περίπτωση αυτή, η Διαχείριση των Ταμειακών Ροών (Cash Flow Management) αποτελεί το αίμα που επιτρέπει στην καρδιά του βασιλιά να κτυπά και κατ’ επέκταση να τον διατηρεί ζωντανό και ακμαίο! Η δημιουργία και διατήρηση ενός ελάχιστου επιπέδου ταμειακών ροών θα πρέπει να είναι πρωταρχικής σημασίας για κάθε επιχείρηση, όπως για παράδειγμα η επίτευξη των πωλησιακών στόχων που έχουν τεθεί. Χωρίς ταμειακά διαθέσιμα, τα λογιστικά κέρδη που δείχνει μια επιχείρηση είναι άχρηστα. Στατιστικώς, τα προβλήματα  ρευστότητας είναι από τους σημαντικότερους λόγους που οδηγούν στο κλείσιμο επιχειρήσεων. Επιχειρήσεις, των οποίων η λειτουργία δεν δημιουργεί υψηλά ταμειακά διαθέσιμα, όχι μόνο δυσκολεύονται να εξυπηρετήσουν τις «συνήθεις» μηνιαίες υποχρεώσεις τους αλλά δεν μπορούν να προβούν σε εκσυγχρονισμό των μηχανημάτων, λογισμικών και λοιπών πάγιων στοιχείων τους με αποτέλεσμα να χάνουν σταδιακά την ανταγωνιστικότητα τους. Επίσης, οι χρηματοδοτικές τους ανάγκες καλύπτονται με ολοένα και υψηλότερο επιτόκιο από τις συνεργαζόμενες τράπεζες. Οι παραπάνω αναφορές εστιάζουν σε μόνο δύο από τις πολλές συνέπειες που επιφέρει σε μια επιχείρηση ο μη έλεγχος της ταμειακής της λειτουργίας και κατά συνέπεια αναδεικνύει τη σημασία της Διαχείρισης των Ταμειακών Ροών. Προκειμένου να γίνει κατανοητή η Ταμειακή Διαχείριση, θα πρέπει αρχικώς να γίνει επεξήγηση της έννοιας της Ταμειακής Ροής.

Ταμειακή Ροή είναι η κίνηση του χρήματος από και προς την εταιρεία. Αυτός ο κύκλος των μετρητών (εισροές/εισπράξεις και εκροές/πληρωμές) είναι που καθορίζει και την οικονομική ευρωστία κάθε επιχείρησης. Εκ του αποτελέσματος, οι ταμειακές ροές είναι δύο ειδών: θετικές ροές, όταν οι εισπράξεις ξεπερνούν τις πληρωμές των προμηθευτών και των λειτουργικών εξόδων και αρνητικές ροές όταν οι διάφορες πληρωμές υπερβαίνουν τα ποσά που εισπράχθηκαν σε μια δεδομένη περίοδο. Στην περίπτωση αυτή δημιουργείται μια δύσκολη συγκυρία, γνωστή ως πρόβλημα ρευστότητας. Η εμφάνιση θετικών ροών μπορεί να επιτευχθεί και συγκυριακά, όμως στο επιχειρείν τίποτα δεν θα πρέπει να αφήνεται στην τύχη. Προκύπτει, επομένως, η σημασία της Ανάλυσης των Εισροών / Εκροών που σχετίζεται με την μελέτη των ταμειακών εισροών και εκροών μιας επιχείρησης με απώτερο σκοπό τη διατήρηση επαρκούς ρευστότητας για τη λειτουργία της. Η επιχείρηση μπορεί να αποφύγει προβλήματα ρευστότητας και να βελτιώσει της ταμειακή της κατάσταση πραγματοποιώντας ανάλυση σε συγκεκριμένους λογαριασμούς συμπεριλαμβανομένων των εμπορικών απαιτήσεων και υποχρεώσεων, τα αποθέματα, τα τραπεζικά υπόλοιπα κ.α.

Διαχείριση Ταμειακής Ροής είναι η διαδικασία κατά την οποία προβλέπονται, ελέγχονται, αναλύονται και προσαρμόζονται οι ταμειακές ροές. Η διαδικασία αυτή προϋποθέτει κατανόηση της πλήρους λειτουργίας της επιχείρησης καθώς και του συναλλακτικού της κυκλώματος η οποία επιτυγχάνεται μέσω της βελτίωσης διαδικασιών. Η πιο σημαντική παράμετρος της Διαχείρισης Ταμειακής Ροής στις ΜΜΕ είναι η ελαχιστοποίηση των προβλημάτων ρευστότητας που προκαλούνται εξαιτίας του χρονικού κενού μεταξύ της είσπραξης των εμπορικών απαιτήσεων και της πληρωμής των διάφορων υποχρεώσεων. Οι διάφορες εργασίες της επιχείρησης θα πρέπει να τιμολογούνται άμεσα (μετά την ολοκλήρωση τους) και να εισπράττονται εγκαίρως, ενώ στον αντίποδα θα πρέπει να εξαντλούνται τα περιθώρια πίστωσης που χορηγούν οι πιστωτές. Είναι εξίσου σημαντικό να αναλυθούν όχι μόνο οι τρέχουσες ταμειακές ροές, αλλά και οι ροές που θα προκύψουν από μελλοντικά έσοδα και έξοδα. Εφόσον καταγραφούν τα προβλεπόμενα μεγέθη, μπορούν να πραγματοποιηθούν συγκρίσεις μεταξύ προβλεπόμενων και πραγματικών ταμειακών ροών ώστε να προκύψουν τυχόν ασυμφωνίες.

Μέσω της δημιουργίας Προϋπολογισμού Ταμειακών Ροών μπορεί:
•    Να προβλεφθεί η πηγή και η χρήση των μετρητών μιας επιχείρησης για μελλοντικές περιόδους.
•    Να διαπιστωθεί τυχόν μελλοντικό πρόβλημα ρευστότητας έτσι ώστε η επιχείρηση να προβεί έγκαιρα σε διορθωτικές κινήσεις.
•    Να προγραμματιστεί χρονική μετατόπιση συγκεκριμένων συναλλαγών. Οι κινήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν αναβολή πληρωμών ή ταχύτερη είσπραξη απαιτήσεων.
•    Έχοντας δημιουργήσει προϋπολογισμό μετρητών μπορεί μια επιχείρηση να διαπιστώσει το αν θα χρειαστεί μελλοντικά δανεισμό καθώς και το απαιτούμενο ύψος του ώστε να αποταθεί έγκαιρα στο συνεργαζόμενο πιστωτικό ίδρυμα. Είναι κανόνας πώς οι τραπεζίτες εξετάζουν με ευνοϊκότερη προσέγγιση αιτήματα έκτακτης χρηματοδότησης τα οποία στηρίζονται σε οικονομικές προβλέψεις και αφορούν μελλοντικές καταστάσεις, σε σύγκριση με αιτήματα που αφορούν υφιστάμενη ταμειακή δυσχέρεια και χρήζουν άμεσης εκταμίευσης.
•    Να προγραμματιστεί και να υλοποιηθεί απρόσκοπτα το επενδυτικό πλάνο της επιχείρησης. Πέραν των τρέχουσων υποχρεώσεων ο επιχειρηματίας θα πρέπει να λάβει υπόψη και μελλοντικές επενδύσεις σε νέο εξοπλισμό και μηχανήματα ή σε σημαντικού ύψους αγορές αποθεμάτων. Ο εκ των προτέρων προγραμματισμός για την απόκτηση των παραπάνω θα επιτρέψει στην επιχείρηση να προβεί στις αναγκαίες κινήσεις για την εξασφάλιση της απαραίτητης ρευστότητας.

Τα παραπάνω αποδεικνύουν το πόσο σημαντικό είναι για μία ΜΜΕ να δημιουργήσει και να διατηρήσει ένα επίπεδο ταμειακών διαθεσίμων το οποίο θα επιτρέπει την ομαλή διευθέτηση των υποχρεώσεων της και θα απομακρύνει την πιθανότητα εμφάνισης προβλημάτων ρευστότητας. Όμως, στις πλείστες περιπτώσεις οι φορείς των κυπριακών ΜΜΕ (ιδιοκτήτες και στελέχη) δεν έχουν τον χρόνο ή/και την απαιτούμενη εξειδίκευση να ασχοληθούν σε βάθος με την ανάλυση των ρευστοτικών παραμέτρων που αναφέρθηκαν πιο πάνω. Η υπηρεσία ‘Διαχείριση και Έλεγχος Ταμειακών Ροών’ της Universal Business Analytics Ltd αποτελεί μία αποτελεσματική προσέγγιση του εν λόγω προβλήματος δίνοντας εγκαίρως και με ορθό τρόπο μία δομημένη εικόνα των εισπράξεων και των πωλήσεων, τόσο σε προϋπολογιστικό, όσο και απολογιστικό επίπεδο.