Ο πολυδιάστατος ρόλος του CFO σε μια εταιρεία

Ένας ικανός Προϊστάμενος Λογιστηρίου είναι  απαραίτητος σε κάθε εταιρεία. Το εν λόγω στέλεχος διασφαλίζει όπως τα οικονομικά δεδομένα συγκεντρώνονται και καταγράφονται με ακρίβεια ακολουθώντας τα ενδεδειγμένα λογιστικά πρότυπα. Παρακολουθεί και αναφέρει στη διοίκηση τις επιδόσεις της εταιρείας, διαχειρίζεται με αποτελεσματικό τρόπο τη ρευστότητας της εταιρείας, εγκαθιδρύει και διατηρεί σύστημα εσωτερικού ελέγχου, διατηρεί στενή επαφή με τους ελεγκτές και διασφαλίζει ότι η εταιρεία συμμορφώνεται με το φορολογικό καθεστώς. Το οποιοδήποτε Οικονομικό Τμήμα μιας μέτριας ή μεγάλης εταιρείας δεν θα μπορούσε να λειτουργήσει χωρίς ένα τέτοιο άτομο.

Ωστόσο, η θέση Ανώτερου Οικονομικού Διευθυντή (CFO) περιλαμβάνει πολύ διαφορετικά καθήκοντα. Ο CFO είναι σημαντικό μέλος της ηγετικής ομάδας και άτομο το οποίο μπορεί να προσδώσει περαιτέρω αξία σε μια επιχείρηση. Δεν ηγείται μόνο της οικονομικής λειτουργίας της επιχείρησης αλλά με τις γνώσεις και απόψεις του παραθέτει προτάσεις προς την ηγετική ομάδα από μια οπτική γωνία που διαφέρει από αυτή των άλλων ανώτερων στελεχών. 

Ας εξετάσουμε σε περισσότερη λεπτομέρεια το ρόλο και τη συμβολή του CFO σε ένα οργανισμό:

Τήρηση βιβλίων και υποβολή εκθέσεων
Την ευθύνη για την ακριβή καταγραφή των οικονομικών δεδομένων φέρει ο Προϊστάμενος Λογιστηρίου της εταιρείας, ενώ ο CFO διασφαλίζει όπως οι εν λόγω πληροφορίες καταγράφονται σε τακτή χρονική βάση και με συγκεκριμένη μεθοδολογία. Διαμέσου της καθοδήγησης του και σε συνδυασμό με την επένδυση σε συστήματα και διαδικασίες, τα δεδομένα του μήνα είναι έτοιμα σε λίγες μόνο ημέρες από το τέλος του και μπορούν να τεθούν άμεσα ενώπιον της διοίκησης της εταιρείας. Ανεξάρτητα με το πόσο ακριβή είναι τα δεδομένα και οι πληροφορίες, εάν δεν είναι διαθέσιμα τη στιγμή που πρέπει, τότε παύουν να είναι χρήσιμο εργαλείο και χάνουν κατά πολύ από την αξία τους.

Σημαντικό αποτελεί το γεγονός ότι ο CFO είναι ο καθ’ ύλην αρμόδιος για να αναλύσει και να επεξηγήσει τα στοιχεία που θα τεθούν ενώπιον της διοίκησης της εταιρείας. Για παράδειγμα: δεν είναι αρκετό να ενημερώσει την ανώτατη διοίκηση και το Διοικητικό Συμβούλιο ότι το κόστος του προσωπικού υπερβαίνει τον προϋπολογισμό ή τα αντίστοιχα στοιχεία του προηγούμενου έτους. Ο CFO πρέπει να είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει τα διαθέσιμα στοιχεία από τα λογιστικά συστήματα και να αναλύσει την συγκεκριμένη αρνητική διακύμανση. Η αύξηση του κόστους προσωπικού μπορεί να είναι αποτέλεσμα μισθολογικών αυξήσεων, ή της αυξημένης δραστηριότητας, ή της μειωμένης παραγωγικότητας. Αναλόγως της ανάλυσης, ο CFO θα πρέπει να είναι σε θέση να προτείνει προς συζήτηση, διορθωτικά μέτρα. Επιπλέον θα πρέπει να αναπτύξει χρήσιμα KPIs (π.χ. αναλογία Υπερωριών, αναλογία Απουσιών) και να συντάσσει σχετικές εκθέσεις σε μηνιαία βάση για να διευρύνει την πληροφόρηση και ενημέρωση της διοίκησης για τις τάσεις και στοιχεία που προκύπτουν.

Τέλος, ο CFO έχει το ρόλο ενός μάντη! Πρέπει να κοιτάζει μέσα από την κρυστάλλινη του σφαίρα και να προβλέπει το μέλλον. Προϋπολογισμοί, προβλέψεις ροής ρευστού, υπολογισμοί για επενδύσεις σε νέα έργα: όλα αυτά αποτελούν τις εκθέσεις που η διοίκηση της εταιρείας χρειάζεται για να καταλήξει στις σωστές αποφάσεις που θα επηρεάσουν θετικά σε μακροχρόνια βάση την εταιρεία. Ο CFO πρέπει να χρησιμοποιήσει τα ιστορικά δεδομένα και τα συστήματα που έχει στη διάθεση, καθώς και την εμπειρία, γνώση και διαίσθησή του για να βελτιώσει την ακρίβεια των εν λόγω προβλέψεων.

Στρατηγική 360⁰
Δεν είναι πια αρκετό για τον CFO να επικεντρώνεται μόνο στο Οικονομικό Τμήμα και τα οικονομικά στοιχεία της εταιρείας. Θα πρέπει να διαθέτει συνολική εικόνα ολόκληρης της εταιρείας και να κατανοεί την στρατηγική της κατεύθυνση και τις επιλογές της.

Κατ 'αρχάς θα πρέπει να είναι σε θέση να κατανοεί, να αξιολογεί και να αναλύει πληροφορίες που προέρχονται από άλλα τμήματα. Αν πάρουμε το παράδειγμα της προηγούμενης ενότητας με το υψηλό κόστος προσωπικού, ο CFO πρέπει να έχει πρόσβαση σε πληροφορίες συστημάτων ανθρώπινου δυναμικού και μισθοδοσίας και να αντιλαμβάνεται πως αυτά τα στοιχεία επηρεάζουν τα οικονομικά δεδομένα. Αν, για παράδειγμα, το πρόβλημα είναι προϊόν χαμηλής παραγωγικότητας, τότε αυτό μπορεί να στοιχειοθετηθεί με τον υψηλό αριθμό προσωπικού πλήρης απασχόλησης.

Αυτά τα δεδομένα προέρχονται από το σύστημα ανθρώπινου δυναμικού.

Επιπλέον, ο CFO πρέπει να είναι ενήμερος πληροφοριών και εξελίξεων  εκτός εταιρείας, ώστε να είναι σε πλεονεκτικότερη θέση στο να συμβουλεύει τόσο το ΔΣ όσο και τους συναδέλφους του. Μια εταιρεία δεν λειτουργεί σε ένα στατικό περιβάλλον. Τουναντίον λειτουργεί σε ένα διαρκώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον όπου οι ενέργειες των πελατών, των προμηθευτών, των ανταγωνιστών ή φορέων του κράτους ενδέχεται να είναι πιο σημαντικές από τις ενέργειες της ίδιας της εταιρείας. Έχοντας πρόσβαση σε αυτό το είδος των πληροφοριών ο CFO είναι σε θέση (α) να εξηγήσει με μεγαλύτερη ακρίβεια την απόδοση της εταιρείας του και (β) να συμμετέχει ενεργά στη χάραξη της στρατηγική της εταιρείας.

Εν κατακλείδι ο CFO πρέπει να έχει πρόσβαση σε ένα ευρύ φάσμα πληροφοριών, προκειμένου να αντιλαμβάνεται πλήρως τους παράγοντες που επηρεάζουν την οικονομική απόδοση της εταιρείας.
 
Εμπλοκή σε διάφορα τμήματα
Πέραν από την αξιοποίηση των πληροφοριών που παράγονται από τα διάφορα τμήματα, ένας καλός CFO συμμετέχει σε έργα και δραστηριότητες που δεν περιορίζονται στο Οικονομικό Τμήμα. Ως εκ τούτου, η παρουσία και η επιρροή του θα πρέπει να επεκτείνεται σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Η άσκηση μείωσης των κόστων αποτελεί ένα καλό παράδειγμα. Τα περισσότερα έξοδα προέρχονται από άλλα τμήματα και την ευθύνη φέρουν οι διευθυντές των τμημάτων αυτών. Ωστόσο, ο CFO βρίσκεται στην  προνομιακή θέση να γνωρίζει τους αριθμούς και είναι συνήθως, εκ φύσεως, ο διευθυντής σε μια εταιρεία με την νοοτροπία εξοικονόμησης και την γνώση για τις επιπτώσεις από την έλλειψη μιας τέτοιας νοοτροπίας. Η προσπάθεια μείωσης του κόστους ήταν τα τελευταία χρόνια ιδιαίτερα σημαντική για τις Κυπριακές εταιρείες λόγω της οικονομικής κρίσης.

Παραμένει, όμως, διαχρονικά πολύ σημαντική γιατί μια εταιρεία ποτέ δεν θα μπορέσει να ανταγωνιστεί αποτελεσματικά στην αγορά της εάν τα κόστη της είναι υψηλότερα από τους ανταγωνιστές της. Ως εκ τούτου, ο CFO πρέπει να ηγηθεί των προσπαθειών για εξοικονομήσεις αλλά για να στεφθεί με επιτυχία ο στόχος αυτός, επιβάλλεται η συμβολή και η συνεργασία των διευθυντών των άλλων τμημάτων.

Πέραν των πιο πάνω ο CFO ενδεχομένως να διαδραματίσει ρόλο σε ότι αφορά την διαδικασία αγορών της εταιρείας (αξιολόγηση των προσφορών, διαπραγματεύσεις) και μπορεί να εμπλακεί με τις πωλήσεις (ανάλυση κερδοφορίας πελατών, τιμολόγηση), με θέματα ανθρώπινου δυναμικού, νομικά θέματα, θέματα πληροφορικής και διάφορα άλλα.

Διοίκηση προσωπικού 
Ως ανώτερος διευθυντής, ο CFO πρέπει να είναι σε θέση να διοικήσει και να επηρεάσει ανθρώπους. Η θέση του υπαγορεύει ότι οι περισσότερες λειτουργίες του Οικονομικού Τμήματος όπως η υποβολή χρηματοοικονομικών εκθέσεων και ο πιστωτικός έλεγχος θα διεκπεραιώνονται από τους υφισταμένους του. Ο CFO πρέπει να ηγείται αυτών των ατόμων. Είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη των κατάλληλων επαγγελματιών, την αναγνώριση αυτών με προοπτικές και την επαγγελματική τους ανάπτυξη.

Τεχνικά θα πρέπει να βρίσκεται σε ένα επίπεδο πάνω από την ομάδα του αλλά ο CFO δεν θα πρέπει να εμπλέκεται στις επαναλαμβανόμενες ή απλές δραστηριότητες του Οικονομικού Τμήματος. Θα πρέπει να επιβλέπει την ομάδα του και να επενδύει χρόνο σε δραστηριότητες με μεγαλύτερη προστιθέμενη αξία. Ανά πάσα στιγμή θα πρέπει να είναι διαθέσιμος για να στηρίξει την ομάδα του, να παρέχει συμβουλές τεχνικής φύσεως,  να αναθέτει αρμοδιότητες και να αξιολογεί την πρόοδο ανθρώπων και έργων. Θα πρέπει να εκφυήσει ισχυρό ομαδικό πνεύμα, να διαχειριστεί τις προσδοκίες των εργαζομένων, να τους εμπνεύσει να εργαστούν περισσότερο και εξυπνότερα και με μια λέξη, να ηγηθεί.

Η διαχείριση ανθρώπων και η σωστή επαφή και συμπεριφορά προς αυτούς από τον CFO δεν περιορίζεται στους υπαλλήλους του Οικονομικού Τμήματος. Ως Ανώτερος Οικονομικός Διευθυντής της εταιρείας θα έρχεται συχνά σε επαφή με εσωτερικούς και εξωτερικούς συνεργάτες. Εσωτερικά ο CFO θα εμπλακεί σε έργα με εμπλοκή αρκετών τμημάτων της εταιρείας, θα παρουσιάζει δεδομένα και πληροφορίες σε άλλους διευθυντές και τμήματα, θα συμμετέχει στη διαδικασία λήψης αποφάσεων της εταιρείας, θα εποπτεύσει το εσωτερικό σύστημα ελέγχου και θα είναι ο κύριος σύνδεσμος μεταξύ του τμήματος του και των άλλων τμημάτων. Εξωτερικά ο CFO θα διαχειρίζεται σημαντικές σχέσεις με ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των μετόχων και των τραπεζών, θα εμπλακεί σε σκληρές διαπραγματεύσεις με τους προμηθευτές της εταιρείας, ενώ ακόμη μπορεί να παρευρεθεί σε συναντήσεις με πελάτες. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις οι δεξιότητες του CFO στη διαχείριση ανθρώπων, είναι ζωτικής σημασίας για τη διαχείριση όλων αυτών των σχέσεων, την προώθηση των οικονομικών συμφερόντων της εταιρείας και την επίτευξη των στόχων της.

Ηγετικές ικανότητες
Πάνω απ 'όλα ο CFO οδηγεί, δεν ακολουθεί. Η κύρια ευθύνη του είναι η παροχή σαφής και χωρίς συναισθηματισμούς άποψης για σωρεία θεμάτων που συζητούνται σε ανώτερο επίπεδο. Οπλισμένος με δεδομένα και αριθμούς θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι αποφάσεις που λαμβάνονται δεν αγνοούν τα οικονομικά και επιχειρησιακά δεδομένα. Δυστυχώς πολλές αποφάσεις σε οργανισμούς λαμβάνονται για τους λάθος λόγους, π.χ. λόγω πίεσης συνδικαλιστικών οργανώσεων, για συναισθηματικούς λόγους, για να ικανοποιηθούν άνθρωποι κλπ. Ανεξαρτήτως πιέσεων, ο CFO θα πρέπει να έχει την προσωπικότητα ώστε να προβάλει την ένσταση του, αν η διαδικασία λήψης αποφάσεων δεν υποστηρίζεται από μια αντικειμενική ανάλυση των δεδομένων.

Συμπερασματικά:
Ο CFO είναι μέρος της ηγετικής πυραμίδας της εταιρείας. Ο ρόλος του στις μέρες μας είναι πολυδιάστατος. Ηγείται του Οικονομικού Τμήματος, μπορεί να βοηθήσει την ομάδα πωλήσεων για να κλείσει μια συμφωνία, το τμήμα Operations να μειώσει το κόστος και το τμήμα προμηθειών στις διαπραγματεύσεις με προμηθευτές. Θα πρέπει να οικοδομήσει μια κουλτούρα κόστους συνείδησης και εστίασης στο κέρδος, και να παρέχει στον CEO και το ΔΣ της εταιρείας συμβουλές που θα βασίζονται σε αντικειμενική ανάλυση δεδομένων και που θα διασφαλίζουν ότι οι αποφάσεις που θα παρθούν θα οδηγήσουν τον οργανισμό στην επιτυχία.