Ο παράγοντας επιτυχίας που οι επιχειρήσεις παραβλέπουν

Ξεκινώντας από τα βασικά, θα μπορούσαμε να πούμε ότι μια επιχείρηση δημιουργείται με σκοπό και στόχο το κέρδος. Και με το κέρδος εννοούμε φυσικά την διαφορά μεταξύ εσόδων και εξόδων. Έσοδα είναι όλες οι πωλήσεις και έξοδα είναι ότι ξοδεύει η επιχείρηση για να μπορέσει να προσφέρει στην αγορά τα προϊόντα ή υπηρεσίες της.

Τώρα, οι περισσότερες επιχειρήσεις, ανάλογα και με τη φάση στο κύκλο ζωής τους αλλά και με την οικονομία που δραστηριοποιούνται, δίνουν περισσότερη ή λιγότερη βαρύτητα στα έσοδα και ανάλογα περισσότερη ή λιγότερη σημασία στα έξοδα. Έτσι σε περιόδους ανάπτυξης μια επιχείρηση συνήθως δίνει περισσότερη βαρύτητα στο πως θα αυξήσει τα έσοδα/πωλήσεις της και λιγότερη σημασία στη δομή των εξόδων της. Δεδομένου αυτού έχουμε αυξημένη διαφήμιση, περισσότερο προσωπικό ή επένδυση σε πάγια στοιχεία του ενεργητικού όπως μηχανήματα. Βλέπουμε εδώ ότι η επιχείρηση αγωνιά περισσότερο να αυξήσει  την πλευρά της εξίσωσης που είναι τα έσοδα δίνοντας λιγότερη σημασία στο πόσο θα τις κοστίσει αυτό.

Σε άλλη εποχή, για παράδειγμα σε περιόδους κρίσης ή συρρίκνωσης της αγοράς, η επιχείρηση δίνει περισσότερη βαρύτητα στα έξοδα της. Έτσι έχουμε περιορισμό ή τερματισμό της διαφήμισης, απολύσεις προσωπικού ή/και πώληση/παροπλισμό μηχανημάτων.

Μέχρι εδώ όλα καλά και άγια. Ο καθένας ξέρει πώς να απολύσει κάποιον και πώς να περιορίσει τα έξοδα όταν έχει πρόβλημα και ακόμα πιο εύκολα μπορεί κάποιος να αυξήσει την διαφήμιση, προσλάβει άτομα και να αγοράσει μηχανήματα όταν όλα πάνε καλά. Φυσικά εδω προκύπτει το αιώνιο πρόβλημα του πως ξέρουμε πόσο να μειώσουμε ή αυξήσουμε την διαφήμιση, ποιον να προσλάβουμε ή απολύσουμε, τι να αγοράσουμε ή πουλήσουμε αλλά αυτό είναι άλλου παπά ευαγγέλιο.

Το θέμα μας εδώ δεν είναι τα έσοδα ή τα έξοδα αλλά οι διαδικασίες μιας επιχείρησης, ένας τομέας όπου πολύ λίγοι επιχειρηματίες δίνουν την απαραίτητη σημασία αλλά που επηρεάζει την ίδια την επιχείρηση, το προσωπικό της, τους πελάτες, τις πωλήσεις, όσο δεν φαντάζεστε.

Για να έχουμε πωλήσεις έχουμε διαδικασίες που ακολουθεί το προσωπικό πωλήσεων, διαδικασίες για την εξυπηρέτηση των πελατών, διαδικασίες για την προώθηση της επιχείρησης, διαδικασίες για τις παραγγελίες. Για την πλευρά των εξόδων έχουμε διαδικασίες πρόσληψης και απόλυσης προσωπικού, διαδικασίες παραγωγής, διαδικασίες υποστηρικτικού προσωπικού όπως π.χ. το λογιστήριο, διαδικασίες γενικής λειτουργίας της επιχείρησης και των γραφείων, εργοστασίων, καταστημάτων.

Αυτές όλες οι διαδικασίες μπορούν να έχουν μεγάλο αντίκτυπο στην όλη λειτουργία της επιχείρησης, στη προσέλκυση ή αποτροπή πελατών και προσωπικού, στην αύξηση ή μείωση των εξόδων, στην αύξηση ή μείωση χρόνου διεκπεραίωσης μιας παραγγελίας ή παραγωγής προϊόντος. Οι διαδικασίες αυτές είναι τόσο σημαντικές αλλά τόσο εύκολα μειώνετε ή παραβλέπετε η σημασία τους που καταντούν να είναι ένας μεγάλος πονοκέφαλος για τον κάθε επιχειρηματία και το πιο πιθανό είναι ότι ο αγαπητός επιχειρηματίας καταντά να αναπτύσσει δομές γραφειοκρατίας για να τις ελέγξει και ποσοτικοποιήσει, μπαίνοντας σε ένα φαύλο κύκλο χαμένων ευκαιριών, χαμένου χρόνου, χαμένων πωλήσεων, χαμένων πελατών, χαμένης κερδοφορίας.

Για το κομμάτι των εξόδων οι διαδικασίες πρέπει να μελετώνται, αναλύονται, αναπτύσσονται και εφαρμόζονται ώστε να βελτιώνετε ο χρόνος πραγματικής παραγωγής του προσωπικού, η μείωση του προσωπικού στα απαραίτητα νούμερα, η μείωση του χρόνου παραγωγής, η μείωση των απωλειών και λαθών, η ενθάρρυνση και επιβράβευση της πρωτοβουλίας. Για την πλευρά των πωλήσεων οι διαδικασίες πρέπει επίσης να βοηθούν στην γρήγορη πώληση, στο σωστό καταμερισμό του προσωπικού πωλήσεων, στην επιλογή και εφαρμογή του σωστού πλαισίου διαφήμισης από τους συνεργάτες μας, στην εκπαίδευση του προσωπικού, στη μείωση προσπάθειας και χρόνου από πλευράς πελατών.
Σε μια χώρα όπου οι υπηρεσίες έχουν τον πρώτο ρόλο στην οικονομία με τους κλάδους των δικηγόρων, λογιστών, τραπεζών, λιανικού εμπορίου, offshore εταιριών, ναυτιλιακές, εισαγωγικού εμπορίου και λοιπά, όπου η παραγωγή δεν μπορεί να αποθηκευτεί αλλά πρέπει να διατεθεί άμεσα, οι σωστές διαδικασίες που λειτουργούν αυτές οι επιχειρήσεις έχουν περισσότερη σημασία από έναν ακόμα πελάτη ή τη μείωση κάποιου εξόδου. 

Σκοπός των σωστών διαδικασιών είναι να βελτιώσουν την όλη εμπειρία του πελάτη ώστε να μείνει ευχαριστημένος και να μας προτείνει σε κάποιον άλλο πελάτη, να μειώσει το χρόνο που χρειάζεται κάποιος από το προσωπικό μας ώστε να μπορεί να διεκπεραιώσει στον ίδιο χρόνο περισσότερες εργασίες με καλύτερα αποτελέσματα, να μειώσει τον αχρείαστο έλεγχο από τον ιδιοκτήτη/επιχειρηματία ώστε να μπορεί να αφιερώσει χρήσιμο χρόνο σε νέες δραστηριότητες, να μειώσει τα λάθη και τα παράπονα, να αυξήσει την παραγωγικότητα, με απώτερο σκοπό, στο τέλος, να μειώσει τα έξοδα και αυξήσει τα έσοδα. Αν δεν έχουμε δηλαδή αύξηση της κερδοφορίας Όλα τα άλλα είναι περιττά, γραφειοκρατικά, αχρείαστα και λάθος.

Για περισσότερες πληροφορίες: www.Rockstar-Business.com