Kaniklides: Αρχεία σε… θησαυροφυλάκια

Κάποτε η λέξη αποθήκη έφερνε στο μυαλό την έννοια της ακαταστασίας, δύο λέξεις που όμως δεν πάνε μαζί όταν μιλάμε πια για αποθήκευση υψίστης ασφαλείας, διαχείριση, φύλαξη και ψηφιοποίηση αρχείων με σύγχρονες προδιαγραφές. Η εταιρεία Kaniklides - Storage Archiving and Scanning Services έχει επενδύσει €5 εκατ. για να έχει τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα, επισημαίνει ο γενικός της διευθυντής, Ανδρέας Α. Γεωργίου.

Περάσαμε από τα μέτρα ασφαλείας στις εγκαταστάσεις της εταιρείας, για να συναντήσουμε τον κ. Γεωργίου και το θέαμα ήταν εντυπωσιακό. Τέσσερις χιλιάδες τετραγωνικά μέτρα γεμάτα με 450 εκατ. αναντικατάστατα έγγραφα σε επιβλητικά αποθηκευτικά ράφια ύψους 14 μέτρων από κιβώτια προστατευμένα με αδιάβροχο νάιλον!          

«Υπάρχουν αυστηροί ευρωπαϊκοί κανονισμοί για την ασφαλή διαχείριση και φύλαξη των αρχείων, κυρίως όταν αυτά είναι ευαίσθητα», είπε ο κ. Γεωργίου αντιλαμβανόμενος την έκπληξή μας, προσθέτοντας ότι η εταιρεία του, με πολυετή εμπειρία στον τομέα διαχείρισης αρχειακού υλικού, συγκαταλέγεται ανάμεσα στους πιο αξιόπιστους συνεργάτες επιχειρήσεων στην Κύπρο, προσφέροντας υπηρεσίες υψηλής ποιότητας.

Πώς έγινε η αρχή και πώς πορεύτηκε η εταιρεία στη συνέχεια;
Η εταιρεία ιδρύθηκε το 1959 από τον Κώστα Ν. Κανικλίδη και δραστηριοποιείται στον τομέα διαχείρισης και πώλησης χαρτιού για τις μεγαλύτερες εταιρείες παραγωγής χαρτιού στον κόσμο, ενώ παράλληλα ειδικεύεται σε προϊόντα γραφικής ύλης, οργάνωσης και εξοπλισμού γραφείου. Η πολύχρονη δυναμική της στην κυπριακή αγορά, καθώς και το όραμά της, την οδήγησαν το 2009 σε μία επένδυση πέραν των €5 εκατ. για τη δημιουργία ενός υπερσύγχρονου κέντρου υψίστης ασφαλείας, που έχει σχεδιαστεί στην Ισπανία, με έγκριση της Πυροσβεστικής Υπηρεσίας και το Τμήμα Επιθεώρησης Εργασίας το οποίο παρέχει υπηρεσίες αποθήκευσης σε εταιρείες και οργανισμούς που διαχειρίζονται ευαίσθητα δεδομένα.

Τι υπηρεσίες προσφέρει σήμερα; 
Η εταιρεία μας προσφέρει εξειδικευμένες υπηρεσίες υψηλών προδιαγραφών για διαχείριση, ψηφιοποίηση, φύλαξη και ασφαλή καταστροφή αρχείου. Συγκεκριμένα, η διαδικασία διαχείρισης, ψηφιοποίησης και φύλαξης αρχείων γίνεται από το έμπειρο προσωπικό της εταιρείας με απόλυτη ασφάλεια και εχεμύθεια. Αφού γίνει η παραλαβή του αρχείου από τον πελάτη, τα έγγραφα μεταφέρονται στις εγκαταστάσεις της εταιρείας όπου εάν επιθυμεί ο πελάτης ψηφιοποιούνται και μετατρέπονται σε αρχεία τύπου pdf ή tiff. Ακολούθως γίνεται ψηφιακή αποθήκευση του κιβωτίου μέσω του συστήματος “Warehouse Document Management” και ακολουθεί αρχειοθέτηση στις εγκαταστάσεις μας. Από εκεί και πέρα ο εντοπισμός οποιωνδήποτε αρχείων γίνεται ηλεκτρονικά με barcode. 

Από ποιους κλάδους προέρχονται οι πελάτες σας; 
Οι πελάτες μας προέρχονται, κυρίως, από τον χρηματοπιστωτικό αλλά και τον ασφαλιστικό τομέα, τις νομικές υπηρεσίες, τις αερομεταφορές και όχι μόνο. Ενδεικτικά, μερικοί από αυτούς είναι οι Τράπεζα Κύπρου, Δικηγορικά Γραφεία Πελάγιας, Χριστοδούλου και Βράχας, CNP Asfalistiki, CNP Cyprialife, Eurolife, British Airways, Deloitte, Info Credit Group κα.

Ποιες προδιαγραφές πρέπει να τηρούν οι εταιρείες του κλάδου σας; 
Μια σωστή επιχείρηση, που σέβεται τους πελάτες της αλλά και τα προσωπικά δεδομένα χιλιάδων πολιτών, μεταξύ άλλων πρέπει να διαθέτει: Κλειστό σύστημα παρακολούθησης σε 24ωρη βάση, Access Control για ελεγχόμενη πρόσβαση στον χώρο αρχείου από φυσικά πρόσωπα, ειδικό αντικλεπτικό σύστημα για πυρανίχνευση και εντοπισμό καπνού, το οποίο σε περίπτωση πυρκαγιάς εντοπίζει την εστία και ενεργοποιεί το σύστημα κατάσβεσης στον συγκεκριμένο χώρο χωρίς να θέτει σε κίνδυνο το υπόλοιπο αρχείο. Το σύστημα πυροπροστασίας πρέπει να λειτουργεί με διοξείδιο του άνθρακα (CO2), ενώ οι εγκαταστάσεις επιβάλλεται να διαθέτουν ειδική τεχνολογία κατάσβεσης πυρκαγιάς με αυτονομία δεκάδων τόνων νερού, ανάλογα με το μέγεθος του κτιρίου.

Το έργο σας είναι εξαιρετικά σημαντικό, καθώς αναλαμβάνετε την αποθήκευση απόρρητων και αναντικατάστατων πληροφοριών. Ποιος ελέγχει ότι τηρείτε τις προδιαγραφές; 
Βάσει νομοθεσίας οι έλεγχοι πρέπει να γίνονται από την Πυροσβεστική Υπηρεσία, το Τμήμα Επιθεώρησης Εργασίας και άλλες δημόσιες Αρχές καθώς και τα αρμόδια δίκτυα πιστοποίησης για ISO. Σε ότι αφορά την πυροπροστασία, είναι σημαντικό ο ίδιος ο πελάτης που πληρώνει για την ασφαλή φύλαξη των αρχείων του να ζήτα τα πιστοποιητικά που να είναι σε ισχύ και αυτά θα πρέπει να έχουν εκδοθεί από τις αρμόδιες Αρχές της Κυπριακής Δημοκρατίας κι όχι από ιδιωτικές εταιρείες.

Στο παρελθόν γίναμε μάρτυρες καταστροφής σημαντικών εγγράφων του κράτους, επιχειρήσεων, αλλά και τραπεζών, από αμέλεια ή λανθασμένους χειρισμούς. Τι γίνεται σήμερα, ώστε να μην επαναλαμβάνονται τέτοια περιστατικά; 
Τέτοια περιστατικά είχαμε αρκετά, θα αναφερθώ, για παράδειγμα στην καταστροφή τραπεζικού αρχείου σε εγκαταστάσεις στη Λευκωσία μετά από πυρκαγιά, κατά την οποία, μάλιστα, κινδύνεψαν και ανθρώπινες ζωές. Η Κεντρική Τράπεζα της Κύπρου, που είναι υπεύθυνη για τον έλεγχο των κυπριακών τραπεζών, συνεχίζει να μην γνωρίζει το πού αποθηκεύονται και το πώς γίνεται η διαχείριση των αρχείων τους, με αποτέλεσμα να υπάρχει πιθανότητα να ζήσουμε ακόμη και μια νέα υπόθεση καταστροφής. Κι όμως, υπάρχουν σε ισχύ κανονισμοί και αυστηρές ευρωπαϊκές οδηγίες που αφορούν στις προδιαγραφές ασφαλείας των εγκαταστάσεων φύλαξης και διαχείρισης ευαίσθητων αρχείων.

Υπάρχουν περιστατικά παρατυπιών; 
Βεβαίως υπάρχουν. Όπως και σε όλες τις επιχειρήσεις, έτσι και στον κλάδο που αφορά στη διαχείριση και φύλαξη αρχείων, υπάρχουν κάποιοι που δεν σέβονται τις νομοθεσίες ούτε τους κανονισμούς, αφού πάρα πολλά αρχεία - τραπεζικά απόρρητα και όχι μόνο - στην πραγματικότητα βρίσκονται εκτεθειμένα. 
Η αναρχία που επικρατεί στον κλάδο διαχείρισης και φύλαξης αρχείου διαιωνίζεται, αφού ο Περί Πυροπροστασίας Νόμος του 2003,δεν έχει ψηφιστεί. Οι κανονισμοί όμως είναι σε ισχύ. Πρόκειται για εναρμονιστική νομοθεσία που θα έπρεπε να είχε τεθεί σε εφαρμογή πριν από την ένταξη της Κύπρου στην ΕΕ. 
Δυστυχώς κάποιοι καταφέρνουν ακόμη να παραπλανούν κάποιες εταιρείες παρουσιάζοντας απλά πιστοποιήσεις ISO, αυτό όμως δεν έχει να κάνει με θέματα πυροπροστασίας για σκοπούς κατάσβεσης πυρκαγιάς.

Ποια τα μελλοντικά σας σχέδια για την ανάπτυξη της εταιρείας; 
Ως εταιρεία επενδύουμε σε νέες καινοτόμες λύσεις και τεχνολογίες που αφορούν στη διαχείριση αρχείου. Παρακολουθούμε τις εξελίξεις και τα νέα του κλάδου και είμαστε έτοιμοι για όλες τις προκλήσεις, με στόχο να παραμείνουμε σύγχρονοι και ανταγωνιστικοί προς όφελος των πελατών μας. Έχουμε ήδη λάβει την πιστοποίηση ISO 9001και σύντομα αναμένουμε και την ISO 27001, που αφορά στην ασφάλεια της πληροφορίας. Επίσης, σύντομα θα αρχίσει και η διαδικασία για πιστοποίησηOHSAS 18001:2007 για την προαγωγή της υγείας και της ασφάλειας στους χώρους εργασίας.

Facts & Figures
4.000 τ.μ. αποθήκη
26 άτομα προσωπικό  
150.000 κιβώτια φυλάσσονται 
1.5 εκατ. έγγραφα ψηφιοποιούνται μηνιαίως