Συμβουλές από τη Fileminders για διαχείριση πληροφοριών

09:41 - 16 Οκτωβρίου 2015

ICT

Στις 10 Οκτωβρίου καθιερώθηκε ο εορτασμός για την «Ημέρα Ηλεκτρονικού Αρχείου» που υποστηρίζεται από το Council of State Archivists. H Fileminders υποστηρίζει την «Ημέρα Ηλεκτρονικού Αρχείου» και τονίζει ότι: «H διαχείριση των ηλεκτρονικών αρχείων είναι ιδιαίτερα σημαντική και χρειάζεται τόσο η γνώση, όσο και η εμπειρία για να διατηρείται η πληροφορία ασφαλής και διαθέσιμη για επεξεργασία. Παράλληλα, η ψηφιοποίηση έντυπων αρχείων δεν είναι το τέλος της διαδικασίας για τη διαφύλαξή τους, αλλά η αρχή».

Αναγνωρίζοντας την «Ημέρα Ηλεκτρονικού Αρχείου», η οποία στοχεύει στην ευαισθητοποίηση και ενημέρωση του κοινού για την πολύτιμη σημασία που έχει η διαχείριση της πληροφορίας, η Fileminders μοιράζεται κάποιες μικρές συμβουλές:

•   Εγκατάσταση συστήματος EΙM: Γίνεται πολύ πιο εύκολο με τη συμβουλή εξειδικευμένου προσωπικού.
•   Εφαρμογή κανόνων και η πιστή εφαρμογή τους: Σωστή ονομασία, οργάνωση και διάθεση των αρχείων.
•   Παρακολούθηση πρoτύπων (ISO 27001) Aσφάλεια της Πληροφορίας: Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα ασφαλές σύστημα και ότι τα αρχεία σας είναι αυθεντικά.
•   H οργάνωση είναι το κλειδί. Το προσωπικό δεν θα πρέπει να χρησιμοποιεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως αρχειοφυλάκιο, αλλά ως ένα εργαλείο επικοινωνίας.
•   Backup. Παρόλο που μπορεί να υπάρχει backup, εντούτοις μπορεί να μην εξασφαλίζεται η πλήρης ασφάλεια των εγγράφων. Είναι πιο σίγουρο να υπάρχει και εκτός χώρου η αποθήκευσή τους.
•   Κατανόηση της έννοιας “metadata”.
•   Το περιεχόμενο, το πλαίσιο και η δομή γίνονται μέσω “metadata”.

Συμβουλές από τη Fileminders για διαχείριση πληροφοριών

Ροη Ειδησεων

Δειτε Επισης