Εργάζομαι αποδοτικά στο σπίτι

Οι αλλαγές που επέφερε με ταχύτατους ρυθμούς η εξάπλωση της πανδημίας του κορωνοϊού είναι αδιαμφισβήτητα τεράστιες, με τις συνέπειες στον επιχειρηματικό τομέα να παραμένουν ανυπολόγιστες. Πολλές κυπριακές επιχειρήσεις έχουν κληθεί να αναστείλουν τις εργασίες τους και άλλες να αναδιαμορφώσουν σε μικρό ή μεγάλο βαθμό το μοντέλο λειτουργίας και εργασίας τους, υιοθετώντας μη παραδοσιακές πρακτικές, όπως η εργασία από το σπίτι είτε για όλο είτε για μεγάλο αριθμό του προσωπικού τους.

Υπό συνθήκες ομαλής λειτουργίας η εργασία από το σπίτι αποτελεί ιδιαίτερα καλή πρακτική για τις επιχειρήσεις, καθότι, πέρα από τη μείωση των λειτουργικών δαπανών, έρευνες δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι τείνουν να είναι πιο παραγωγικοί και πιο ικανοποιημένοι.

Εντούτοις, η επιθυμητή ευελιξία και αλλαγή στο παραδοσιακό μοντέλο εργασίας επιβλήθηκε σε διάστημα ημερών, θέτοντας τις κυπριακές επιχειρήσεις αντιμέτωπες με πολλές προκλήσεις, συμπεριλαμβανομένης της έλλειψης της κατάλληλης τεχνολογικής υποδομής και των σχετικών εσωτερικών διαδικασιών.

Με την υιοθέτηση της πρακτικής της εργασίας από το σπίτι, οι επικεφαλής ομάδων βρίσκονται αντιμέτωποι με σημαντικές προκλήσεις, με κυριότερη ενδεχομένως τη διατήρηση υψηλών επιπέδων απόδοσης της ομάδας. Με δεδομένη την έλλειψη χρόνου για προετοιμασία καλούνται να προσαρμόσουν γρήγορα και αποτελεσματικά τον τρόπο διαχείρισης της ομάδας, υιοθετώντας καλές πρακτικές.

Η ξεκάθαρη επικοινωνία των προσδοκιών από την ομάδα και κάθε μέλος της είναι βασικό συστατικό για την εξ αποστάσεως διαχείρισή της. Αυτό συνεπάγεται την ξεκάθαρη επικοινωνία των προσδοκιών σε σχέση με πρακτικά θέματα, όπως οι τρόποι συνεργασίας, αλλά και οι προσδοκίες σε σχέση με τους πιθανόν αναδιαμορφωμένους στόχους και τις τρέχουσες εργασίες.

Η χρήση πολλαπλών καναλιών επικοινωνίας και συνεργασίας δύναται να έχει καλύτερα αποτελέσματα από εκείνη των μεμονωμένων καναλιών. Συνεπώς, είναι σημαντικό αφενός, να εντοπιστούν τα διαθέσιμα κανάλια και αφετέρου να εφαρμοστεί ομοιόμορφα η χρήση του κατάλληλου για τη διεκπεραίωση κάθε δραστηριότητας. Ιδιαίτερα χρήσιμα αποδεικνύονται τα ψηφιακά εργαλεία συνεργασίας, καθότι συμβάλλουν στην εξοικονόμηση χρόνου και προσπάθειας από πλευράς της ομάδας, ενισχύουν την ανταλλαγή πληροφόρησης και ιδεών.

Σημαντικός παράγοντας για την αποδοτική εργασία αποτελεί και ο τρόπος επικοινωνίας μεταξύ της ομάδας. Για πιο αποτελεσματική εξ αποστάσεως επαφή, οι επικεφαλής ομάδων καλούνται να επαναπροσδιορίσουν τον τρόπο με τον οποίο εξωτερικεύουν τις σκέψεις, τις εισηγήσεις και τις αποφάσεις τους, στοχεύοντας σε πιο ξεκάθαρη μετάδοση μηνυμάτων.

Λόγω της απουσίας της κατά πρόσωπο επαφής, η ομάδα καλείται να επανακαθορίσει τους μεταξύ της άγραφους κανόνες επικοινωνίας, όπως είναι ο αποδεκτός τρόπος γραφής, η χρήση επίσημης και ανεπίσημης γλώσσας και οι κοινά κατανοητές συντομογραφίες.
Η παρακολούθηση της απόδοσης και των στόχων της ομάδας αποτελεί κρίσιμο παράγοντα για την επιτυχία της, ιδιαίτερα εν μέσω της παρούσας κρίσης.

Το στοίχημα για τους επικεφαλής ομάδων είναι να επιτύχουν ικανοποιητικό βαθμό παρακολούθησης της εργασίας της ομάδας, χωρίς να βομβαρδίζουν τα μέλη της με αχρείαστα μηνύματα ή ψηφιακές συναντήσεις. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί αφενός με τον σαφή καθορισμό της συχνότητας επικοινωνίας για σκοπούς παρακολούθησης της απόδοσης και αφετέρου την εξεύρεση των κατάλληλων εργαλείων που θα υποστηρίξουν την προσπάθεια αυτή.
Επιπλέον, η διοργάνωση δραστηριοτήτων για εξ αποστάσεως ψυχαγωγία της ομάδας και επιβράβευση των προσπαθειών της, όπως ομαδικών παιχνιδιών ή γευμάτων, δύναται να συμβάλει σημαντικά στην ενίσχυση της ομαδικότητας και να διατηρήσει ανεπηρέαστες τις διαπροσωπικές σχέσεις, τη δέσμευση και το ηθικό της ομάδας. Τέλος, η επίδειξη ενσυναίσθησης και η κατανόηση της προσωπικής κατάστασης του κάθε μέλους της ομάδας και των προκλήσεων που αντιμετωπίζει, αποτελούν τον ακρογωνιαίο λίθο για την ομαλή λειτουργία της. Σίγουρα δεν υπάρχει μία συνταγή επιτυχίας για την επίτευξη αποδοτικής εργασίας της ομάδας από το σπίτι. Ο κάθε επικεφαλής, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της ομάδας του, καλείται να υιοθετήσει τη δική του προσέγγιση για να πετύχει την εξισορρόπηση μεταξύ του απαραίτητου βαθμού ευελιξίας και προσαρμοστικότητας και της επίτευξης των στόχων και επιπέδων απόδοσης της ομάδας.

Έλενα Φιλιππίδου Manager KPMG - Αντώνης Παρτζίλης Διοικητικός Σύμβουλος, People & Change, KPMG