IRON MOUNTAIN: Adapt or Perish

Aυτή τη στιγμή, η υφήλιος βρίσκεται αντιμέτωπη με μία από τις χειρότερες κρίσεις στη δημόσια υγεία, που προκαλεί αποδιοργάνωση σε όλες τις εκφάνσεις του βίου μας. Ποιες επιπτώσεις, λοιπόν, θα προκύψουν για τον επιχειρηματικό κόσμο; Ποιες εμπειρίες και, ενδεχομένως, ποια διδάγματα θα πάρουμε από αυτή την πανδημία;  Αδιαμφισβήτητα, το επαγγελματικό σκηνικό θα αλλάξει άρδην.

Η υφιστάμενη κατάσταση έχει ήδη αναγκάσει πολλές επιχειρήσεις, αλλά και οργανισμούς, να υιοθετήσουν νέες εργασιακές πρακτικές και να λειτουργούν σήμερα μέσω της εξ αποστάσεως εργασίας. Έννοιες, όπως αυτές της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας, που ανέκαθεν αποτελούσαν προτεραιότητα για τους επιχειρηματίες, επανήλθαν στο προσκήνιο, γεγονός, που θα διαφοροποιήσει πολλές πτυχές της λειτουργίας των επιχειρήσεων, ενισχύοντας ιδιαίτερα την ανάγκη για ηλεκτρονική μεταρρύθμιση.
 
Εξ αποστάσεως εργασία
Αναπάντεχα, λοιπόν, οι εταιρείες βρέθηκαν αντιμέτωπες με την πρόκληση να εξεύρουν τρόπους ώστε να βοηθήσουν το εργατικό τους δυναμικό να εργάζεται από το σπίτι, εξασφαλίζοντάς τους την ίδια ώρα πρόσβαση σε έγγραφα ανεξαρτήτως του χώρου στον οποίο αυτά είναι αποθηκευμένα. Και μπορεί η πρακτική της εξ αποστάσεως εργασίας να ήταν γνωστή εδώ και καιρό, όμως, οι πρωτόγνωρες συνθήκες που βιώνουμε, έχουν επιταχύνει την ανάγκη είτε εφαρμογής είτε περαιτέρω ανάπτυξής της. Πώς όμως διασφαλίζεται, εν μέσω ενός lock down ή ενός απροσδόκητου προσωρινού κλεισίματος της επιχείρησής ότι οι εργαζόμενοι θα παραμείνουν παραγωγικοί;

Πλέον για τις επιχειρήσεις αποκτά όλο και μεγαλύτερη σημασία η ανάγκη να βάλουν σε τάξη τον ανεξέλεγκτο όγκο από τα φυσικά έγγραφα που συσσωρεύονται καθημερινά, να τον καθοδηγήσουν στα σωστά συστήματα διαχείρισης και αποθήκευσης για να μπορέσουν να αντλήσουν γρήγορα από αυτά την πληροφορία όταν και εφόσον τη χρειάζονται.
 
Ηλεκτρονική οργάνωση εγγράφων
Χάρη στις έξυπνες τεχνολογίες Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων [Intelligent Information Management] καθώς και Ψηφιοποίησης, μιας διαδικασίας που βελτιστοποιεί τις καθημερινές ροές εργασίας, αρκετές εταιρείες μπορούν ήδη να διαχειριστούν, να οργανώσουν και να αποθηκεύσουν με ασφάλεια τον μεγάλο όγκο ηλεκτρονικών και φυσικών εγγραφών. Η γρηγορότερη αναζήτηση και εύρεση εγγράφων μέσα από τα ΙΙΜ συστήματα, η αποτελεσματικότερη αξιοποίηση του χρόνου των εργαζομένων λόγω λιγότερης διαχείρισης του χαρτιού και περισσότερης ψηφιοποίησης, μπορούν να επιδράσουν θετικά στο λειτουργικό κόστος και στην επιχειρηματική συνέχεια μιας εταιρείας.

Ταυτόχρονα, τα συστήματα  ΙΙΜ [Intelligent Information Management] έχουν τη δυνατότητα να ενισχύσουν την επιχειρησιακή συνέχεια της εταιρείας (Business Continuity) και να βοηθήσουν την επαναφορά στην επαγγελματική κανονικότητα όσο το δυνατό γρηγορότερα.

Παράλληλα, με την ψηφιοποίηση των εγγράφων, η οποία είναι πολύ σημαντική, είναι ιδιαίτερα καθοριστική και η σωστή ανάλυση των αναγκών που πρόκειται να καλυφθούν.
 
Ψηφιοποίηση εταιρικών διαδικασιών
Συγκεκριμένα, ψηφιοποιώντας τις επιχειρηματικές διαδικασίες, εξασφαλίζουμε την αναβάθμιση και την αυτοματοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών αλλά και τον σχεδιασμό άλλων.

Οι υπηρεσίες ψηφιοποίησης φυσικών εγγράφων προσφέρονται από την Iron Mountain είτε σε επίπεδο μαζικής αποτύπωσης [Backlog Project] είτε ακόμη και σαν συνεχή ροή [Ongoing Project], συνδυαστικά με την υπηρεσία ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, σαν μια ολοκληρωμένη υπηρεσία. Ο καλύτερος τρόπος διαχείρισης μιας χειρόγραφης διαδικασίας ίσως να μην είναι απλά μια «μετάφραση» σε αυτοματοποιημένη ροή εργασίας (digital workflows) μέσα σε ένα σύγχρονο πληροφοριακό σύστημα. Ίσως ο καλύτερος τρόπος διαχείρισης να είναι πρωτίστως η επαναξιολόγηση των πρακτικών και του σκοπού διαχείρισής τους, καθώς και ο επανασχεδιασμός τους, κάτι που σίγουρα θα βελτιστοποιήσει την παραγωγή και θα αξιοποιήσει καλύτερα τους ανθρώπινους πόρους.
 
Υιοθέτηση ολοκληρωμένων λύσεων
Η υιοθέτηση εφαρμογής μιας ολοκληρωμένης ηλεκτρονικής λύσης διαχείρισης εγγράφων προσφέρει επίσης τα ακόλουθα:
 

• την ελαχιστοποίηση της διακίνησης έντυπου υλικού μεταξύ των υπαλλήλων 
• την αυτοματοποίηση της διακίνησης εγγράφων (εισερχόμενα - εξερχόμενα)
• τη βελτίωση της ταχύτητας αναζήτησης, αποστολής και λήψης εγγράφων καθώς και την ελαχιστοποίηση των τυχόν καθυστερήσεων, λαμβάνοντας υπόψη τον όγκο των εγγράφων
• την ασφαλέστερη αποθήκευση και διασφάλιση του περιεχομένου σημαντικών εγγράφων
• τη μείωση των απαιτούμενων χώρων αποθήκευσης
• την αποδοτικότερη και ευέλικτη πρόσβαση σε αρχειοθετημένα έγγραφα
• την αυτοματοποίηση της ανάθεσης και παρακολούθησης της υλοποίησης εργασιών.

 
Απαραίτητος ο μετασχηματισμός
Η δεκαετής εμπειρία στην Iron Mountain, αυτό το οποίο έχει διδάξει είναι πως ο μετασχηματισμός των επιχειρήσεων δεν ήταν στις βασικές προτεραιότητες υλοποίησης, αν και μελετούσαν διαχρονικά λύσεις προς αυτή την κατεύθυνση. Ωστόσο, οι συνθήκες της αγοράς, λόγω της πανδημίας, έχουν αναθεωρήσει αυτές τις προτεραιότητες και έχει γίνει επιτακτική ανάγκη ο μετασχηματισμός τους. Πολλές επιχειρήσεις δεν έχουν δράσει προληπτικά, με αποτέλεσμα να αποδειχθούν όχι μόνο ανέτοιμες στο να εφαρμόσουν την εξ αποστάσεως εργασία αλλά και να έρθουν αντιμέτωπες με τεράστιες προκλήσεις. Προκλήσεις όπως τη δυσχέρεια των υπαλλήλων να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα και να διαχειριστούν τον όγκο εγγράφων, την αδυναμία να διατηρήσουν την ασφάλεια των αρχείων τους και μοιραία την ανικανότητα να παρέχουν επαρκείς υπηρεσίες και στήριξη στους πελάτες τους.
 
Ώρα για ηλεκτρονική μεταρρύθμιση
Οι επιχειρηματικές δυνατότητες που ανοίγει η ηλεκτρονική μεταρρύθμιση είναι ποικίλες. Χαρακτηριστικό, είναι το παράδειγμα των εγγράφων και δεδομένων Λογιστηρίου. Τα τιμολόγια μπορούν να στέλνονται ηλεκτρονικά στους πελάτες, ενώ τα λοιπά έγγραφα, όπως λογαριασμοί, τα οποία παραλαμβάνονται σε έντυπη μορφή, μπορούν να ψηφιοποιούνται και να τυχάνουν επεξεργασίας πλέον ηλεκτρονικά.

Έτσι, ένα τμήμα Λογιστηρίου θα μπορεί να επεξεργάζεται και να αξιολογεί πιο εύκολα τα οικονομικά της εταιρείας, επιταχύνοντας και διευκολύνοντας τις διαδικασίες. Με την ίδια λογική, θα μπορούσαν να ενσωματωθούν η διαχείριση της αλληλογραφίας, τα ηλεκτρονικά αρχεία των πελατών, του προσωπικού, των προμηθευτών, οι συμβάσεις, η διαδικασία έγκρισης των τιμολογίων, η διαχείριση ποιότητας και πιστοποιήσεων, η διαχείριση έργων (Project Management), ανάθεση εργασιών (Task Management) και τα συναφή.

Η εφαρμογή του συστήματος M-Files, σε συνάρτηση με την Ψηφιοποίηση, εξασφαλίζει όχι μόνο την επιχειρησιακή συνέχεια πολλών εταιρειών αλλά και τη διατήρηση ενός παραγωγικού και αποδοτικού περιβάλλοντος, ακόμα και εξ αποστάσεως. Είναι, λοιπόν, επιτακτική ανάγκη να συνειδητοποιήσουν οι επιχειρήσεις πως το διακύβευμα δεν έγκειται στο ΑΝ θα χρησιμοποιήσουν την τεχνολογία για να μετασχηματιστούν, αλλά πώς, με ποιο τρόπο και πόσο γρήγορα θα το πράξουν αυτό. Οργανισμοί και επιχειρήσεις που επιμένουν να επενδύουν στον ψηφιακό εκσυγχρονισμό, ενώ την ίδια στιγμή αντισταθμίζουν τις βραχυπρόθεσμες στρατηγικές με μακροχρόνια μέτρα, έχουν όλα τα φόντα να πετύχουν και να εξέλθουν από αυτή την κρίση με σημαντικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα. Εν κατακλείδι, ίσως αυτό που, περισσότερο, έχουμε αποκομίσει στην τρέχουσα περίοδο είναι πόσο καθοριστικής σημασίας στοιχεία αποτελούν η προσαρμοστικότητα και η ευελιξία σε σχέση με την επιβίωση μιας επιχείρησης.  Όπως και σε όλες τις εκφάνσεις του βίου μας, έτσι και στην επιχειρηματική του πτυχή, όσοι επιδείξουν γρήγορα αντανακλαστικά, προσαρμοστούν, καινοτομήσουν και μετασχηματιστούν, όχι μόνο θα επιβιώσουν αλλά και θα αποκτήσουν πλεονέκτημα έναντι των υπολοίπων.  Τώρα περισσότερο από ποτέ άλλοτε είναι αναγκαίο να γίνουμε καινοτόμοι και δημιουργικοί! Όπως πολύ χαρακτηριστικά είπε και ο Άγγλος συγγραφέας H. G. Wells, «Adapt or Perish».
 
H Άντρη Νεοκλέους, Business Development Executive στην Iron Mountain, έχει εκτεταμένη γνώση τα τελευταία 10 χρόνια στον σχεδιασμό και την υλοποίηση λύσεων στον τομέα Records & Information Management και Ψηφιακού Μετασχηματισμού Iron Mountain
 
 

M-Files: Εύχρηστο, Αποτελεσματικό και Ευφυές Σύστημα Διαχείρισης Πληροφοριών
 
Απόδοση κειμένου Ανδρέας Χατζηγιακουμής, Business Development Manager
Iron Mountain Cyprus
 
H M-Files είναι μια δυναμική και κορυφαία εταιρεία παροχής έξυπνων λύσεων διαχείρισης πληροφοριών που πρωτοπορεί και εξελίσσεται συνεχώς, αναβαθμίζοντας παράλληλα τη διεθνή αγορά των συστημάτων Enterprise Content Management. Είναι μια εταιρεία που έχει αναπτυχθεί με στόχο την επίλυση ενός διαδεδομένου επιχειρηματικού προβλήματος, που δεν είναι άλλο από την αποτελεσματική διαχείριση των πληροφοριών της κάθε επιχείρησης.

Η Iron Mountain Κύπρου, ως εταίρος της M-Files στην παροχή των έξυπνων λύσεων της στην κυπριακή αγορά, έχει δώσει τη δική της προσέγγιση και φιλοσοφία στην εφαρμογή αυτού του συστήματος. Η προσέγγιση αυτή βασίζεται στις βασικές αρχές της διαχείρισης εγγράφων, η οποία διασφαλίζει την άμεση πρόσβαση στις σωστές πληροφορίες του κάθε οργανισμού ανά πάσα στιγμή, συνδυάζοντας παράλληλα τη φυσική και την ηλεκτρονική ύπαρξη της πληροφορίας σε ένα ολοκληρωμένο και αποτελεσματικό υβριδικό περιβάλλον.

Οι λύσεις σχεδιάζονται από μια ομάδα επαγγελματιών της Iron Mountain Κύπρου, εμβολιάζοντάς αυτές τις εφαρμογές με τη φιλοσοφία που πηγάζει από την πολυετή εμπειρία της εταιρείας στη διαχείριση πληροφοριών και τη διαχείριση εγγράφων. Τα τελευταία πέντε χρόνια έχουν υλοποιηθεί περισσότερες από 150 λύσεις, βοηθώντας τους οργανισμούς να επιτύχουν την ψηφιακή μετάβασή τους. Οργανισμούς που προέρχονται από όλους τους τομείς, όπως χρηματοοικονομικούς, κατασκευαστικές εταιρείες, ξενοδοχειακούς ομίλους, λιανικό εμπόριο, δημόσιες υπηρεσίες, τηλεπικοινωνίες και ναυτιλιακές εταιρείες.

Το τρέχον επιχειρηματικό περιβάλλον και οι συνθήκες που δημιούργησε η πανδημία έχει οδηγήσει πολλές εταιρείες να δραστηριοποιούνται έχοντας το προσωπικό να εργάζεται από το σπίτι. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες πρέπει να ανακαλύψουν μια αποτελεσματική πλατφόρμα που να βελτιώνει την απόδοσή τους, βοηθώντας το προσωπικό τους να εντοπίζει και να χρησιμοποιεί πιο αποτελεσματικά τις πληροφορίες που χρειάζεται. Τα οφέλη και οι δυνατότητες που προσφέρει το M-Files ως προς την αντιμετώπιση αυτής της πρόκλησης παρουσιάζονται παρακάτω.
 
Οι δυνατότητες του M-Files
Άμεση πρόσβαση σε έγγραφα από οπουδήποτε και με οποιαδήποτε συσκευή.

Η ανάγκη πρόσβασης και διαχείρισης εγγράφων δεν είναι πάντα εύκολη κατά τις ώρες γραφείου. Το M-Files λειτουργεί σε οποιαδήποτε συσκευή, από όπου κι αν είσαστε, επιτρέποντας άμεση πρόσβαση και δυνατότητα εργασίας σε έγγραφα ή δεδομένα, προσφέροντας έτσι ευελιξία σε όλες τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες, ακόμα και αν είστε εκτός σύνδεσης (offline).
 
Εντοπισμός του σωστού εγγράφου όταν το αναζητήσετε
Η αρχειοθέτηση των εγγράφων στους πλείστους οργανισμούς από τους υπαλλήλους, με στόχο οι συνάδελφοί τους να μπορούν να τα εντοπίζουν, αλλά και η διαδικασία εντοπισμού γίνεται αρκετά πολύπλοκη, καθώς είναι αδύνατο να ξέρει ο κάθε εργαζόμενος πού αποθηκεύτηκε το κάθε έγγραφο και με ποια λογική το ταξινόμησε ο συνάδελφός του.

Στο M-Files, αντιθέτως, τα έγγραφα αποθηκεύονται και περιγράφονται πάντοτε με χαρακτηριστικά μετα-δεδομένα (metadata). Δηλαδή, αντί να χρειάζεται να επιλέξετε το φάκελο αποθήκευσης, απλά πρέπει να γνωρίζετε τον τύπο του εγγράφου που αποθηκεύετε και να το προσθέσετε με ετικέτα στον σωστό πελάτη ή έργο ή με οποιοδήποτε άλλο κριτήριο το χαρακτηρίζει.

Μπορείτε έτσι να οργανώσετε το περιεχόμενο, δημιουργώντας δυναμικές προβολές που παραθέτουν τα έγγραφα και άλλες πληροφορίες με βάση οποιαδήποτε κριτήρια: ανά πελάτη, κατά έργο, κατά ημερομηνία λήξης, κατά τύπο εγγράφου ή κατά συντάκτη, για παράδειγμα. Η συντόμευση για τα «πιο πρόσφατα έγγραφα» σας επιτρέπει να βρείτε πολύ γρήγορα τα έγγραφα με τα οποία εργάζεστε το τελευταίο διάστημα. Επιπλέον, όλο το περιεχόμενο έχει ευρετήριο για αναζήτηση πλήρους κειμένου.

Αποτελεσματική συνεργασία στην επεξεργασία εγγράφων
Με το M-Files η συνεργασία και η ανταλλαγή πληροφοριών με συναδέλφους, συνεργάτες και πελάτες είναι εύκολη κι αποτελεσματική. Δίνεται η δυνατότητα κοινής χρήσης μιας σύνδεσης προς το αρχείο στο M-Files, χωρίς να αποστέλλεται το πραγματικό αντίγραφο του αρχείου, το οποίο εγγυάται ότι όλοι έχουν πρόσβαση σε μία, κοινή έκδοση. Αυτή η δυνατότητα παροχής συνδέσμου του αρχείου μπορεί να γίνει και με άτομα που δεν έχουν πρόσβαση στο M-Files. Τα ενσωματωμένα εργαλεία συνεργασίας, όπως ο σχολιασμός, μετατρέπουν την από κοινού σύνταξη ενός εγγράφου εύκολη και αποτελεσματική. Επίσης, η επεξεργασία των εγγράφων μπορεί να γίνει από οποιαδήποτε συσκευή, ακόμα και από το κινητό.
 
Εντοπισμός πάντα της τρέχουσας, πιο πρόσφατης έκδοσης
Στην παραδοσιακή φύλαξη εγγράφων σε φακέλους ένα από τα προβλήματα που παρουσιάζονται είναι ο καθορισμός του πιο πρόσφατου και ανανεωμένου εγγράφου. Ένας από τους κύριους λόγους είναι ότι ο κάθε υπάλληλος το αποθηκεύει σε διαφορετικό φάκελο βάσει της ανάγκης του και οι αλλαγές που πιθανόν να κάνει σε αυτό να μην κοινοποιούνται στους υπόλοιπους. Με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων M-Files έχετε πάντα μία μόνο τρέχουσα έκδοση οποιουδήποτε εγγράφου. Όλοι εργάζονται με την ίδια έκδοση και το ιστορικό εκδόσεων αποθηκεύεται αυτόματα. Έτσι, μόλις βρείτε το έγγραφο που χρειάζεστε, ξέρετε πάντα ότι είναι η πιο πρόσφατη έκδοση.
 
Προστασία των εγγράφων και διασφάλιση της προσβασιμότητας σε αυτά
Κάθε εταιρεία πρέπει να βεβαιώνεται ότι πρόσβαση σε κάθε έγγραφο έχουν τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα και έχουν δικαίωμα να το διαχειρίζονται. Η διαχείριση δικαιωμάτων χρήστη και πρόσβασης σε μια παραδοσιακή δομή, που βασίζεται σε φακέλους, απαιτεί πόρους και μη αυτόματη εργασία, ιδιαίτερα όταν υπάρχουν αλλαγές στον οργανισμό. Τα δικαιώματα πρόσβασης στο M-Files είναι δυναμικά και βασίζονται σε μετα-δεδομένα. Τα δικαιώματα πρόσβασης θέτονται με διάφορα κριτήρια, όπως ο τύπος του εγγράφου, το έργο ή η υπόθεση με την οποία σχετίζεται ή η κατάσταση των ροών εργασίας. Όταν πραγματοποιούνται αλλαγές μέσα στον οργανισμό ή στις ομάδες εργασίας, τα δικαιώματα, επίσης, αλλάζουν αυτόματα. Με αυτό τον τρόπο διασφαλίζεται ότι τα έγγραφα είναι πάντα διαθέσιμα στα σωστά άτομα.
 
Αυτοματοποίηση ροών διαχείρισης εγγράφων
Η διαχείριση εγγράφων είναι ένας εταιρικός ενεργοποιητής διαδικασιών, επομένως είναι σημαντικό να αυτοματοποιηθεί όσο το δυνατό περισσότερο, επιτρέποντας στους εργαζόμενους να ασχοληθούν με άλλες πιο κερδοφόρες διαδικασίες. Το M-Files δίνει τη δυνατότητα καθορισμού αυτόματων ροών εργασίας, υποστηρίζοντας τις εσωτερικές εταιρικές διαδικασίες και ακολουθώντας ολόκληρο τον κύκλο ζωής διαχείρισης εγγράφων. Μέσω του συστήματος μπορεί να ολοκληρωθούν διαδικασίες έγκρισης, να δημιουργηθούν εντολές εργασίες ανατεθειμένες στα κατάλληλα άτομα, καθώς και να εξαχθούν αναφορές συνδεδεμένες με τις πληροφορίες που διαχειρίζονται.
 
Το μέλλον της διαχείρισης πληροφοριών προβλέπεται λαμπρό
Το μέλλον της διαχείρισης πληροφοριών εξελίσσεται με την ενσωμάτωση του Intelligent Metadata Layer. Η συγκεκριμένη εφαρμογή αλλάζει δραματικά το περιβάλλον των εταιρικών πληροφοριών από ένα περιβάλλον που είναι περίπλοκο, χαοτικό και στατικό, σε ένα περιβάλλον που είναι διαισθητικό, οργανωμένο και δυναμικό. Οι δυνατότητες που παρέχονται με αυτό το εργαλείο προσφέρει στους οργανισμούς την ευκαιρία να ξεκλειδώσουν την αξία των υφιστάμενων πληροφοριών και να μεγιστοποιήσουν τις επενδύσεις σε υπάρχοντα συστήματα, προωθώντας την καινοτόμα βελτιωμένη επιχειρηματική αποδοτικότητα. Η M-Files πρωτοστατεί σε αυτή την εξέλιξη και είναι έτοιμη να διερευνήσει τις ανάγκες της κάθε εταιρείας άμεσα.
 
Για περισσότερες πληροφορίες επικοινωνήστε μαζί μας.
Iron Mountain Cyprus Ltd
info.cy@ironmountain.com
www.ironmountain.com.cy