Iron Mountain: Η ψηφιακή μετάβαση είναι μονόδρομος για όλες τις επιχειρήσεις

O Αλέξης Ευαγγέλου, Digital Solution Manager της Iron Mountain, μιλά για τη μετάβαση των κυπριακών επιχειρήσεων στην ψηφιακή εποχή αλλά και για τη χρησιμότητα του εργαλείου Μ-files σε διάφορους οργανισμούς. 

Η πιο σημαντική αλλαγή που πρέπει να διαχειριστούν όλες οι επιχειρήσεις στην Κύπρο σήμερα, ανεξαρτήτως μεγέθους, είναι η ομαλή μετάβαση στην ψηφιακή εποχή, κάτι για το οποίο πολλοί οργανισμοί έχουν ήδη δημιουργήσει πλάνο που προσπαθούν να υλοποιήσουν. 
Σημαντικό παράγοντα στην ψηφιακή μετάβαση αποτελεί η διαχείριση των πληροφοριών.

Ποια εικόνα παρουσιάζουν οι κυπριακές επιχειρήσεις στον τομέα της διαχείρισης πληροφοριών; 
Στις καλύτερες περιπτώσεις, η διαχείριση των πληροφοριών στις επιχειρήσεις της Κύπρου γίνεται μέσω ολοκληρωμένων διαδικασιών τόσο για αρχεία σε φυσική όσο και σε ηλεκτρονική μορφή μέσω κλασικών συστημάτων αρχειοθέτησης. Η πραγματικότητα όμως είναι ότι για τις πλείστες κυπριακές εταιρείες, ειδικά μικρού και μεσαίου μεγέθους, η διαχείριση της πληροφορίας αποτελεί ένα θέμα το οποίο δεν τυγχάνει σωστής διαχείρισης και προκαλεί άγχος στη διεύθυνση, γεγονός που συντηρεί ένα σημαντικό κίνδυνος τόσο όσον αφορά την αποδοτικότητα και την ορθή διαχείριση όσο και τη συμμόρφωση σε θέματα ασφάλειας πληροφορίας, αλλά και νομοθεσίες, όπως το GDPR. Η ψηφιακή μετάβαση είναι μονόδρομος για όλες τις επιχειρήσεις, αν θέλουν να παραμείνουν «σχετικές» σε ό,τι αφορά τη σχέση με τον πελάτη και τον υπάλληλο, μέσω της προσήλωσης σε παραγωγικές (value adding) διεργασίες και της μείωσης των χρονοβόρων διαδικασιών.

Νέες δυνατότητες με το M-Files

Τι είναι το M-Files;
Το λογισμικό διαχείρισης πληροφορίας Enterprise Content Management (M-Files) είναι ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία στην υλοποίηση ενός πλάνου μετάβασης στην ψηφιακή εποχή. Μέσω αυτού κάθε χρήστης έχει τη δυνατότητα διαχείρισης της ψηφιοποιημένης πληροφορίας που τον αφορά ή στην οποία έχει πρόσβαση, μέσω μιας δυναμικής εφαρμογής διαμορφωμένης με σκοπό τη βέλτιστη εμπειρία του χρήστη. Τα ψηφιοποιημένα αρχεία πλέον μπορεί να είναι άμεσα προσβάσιμα και καλύτερα ελεγχόμενα σε σύγκριση με πριν, μέσω μιας απλής εφαρμογής όπου ο χρήστης, με ελάχιστη εκπαίδευση, μπορεί εύκολα να βρει την πληροφορία που χρειάζεται. Το M-Files είναι ένα πολύ δυνατό εργαλείο μετάφρασης υφιστάμενων ροών εργασίας από τη φυσική τους μορφή σε μία ηλεκτρονική ροή εργασίας. Για παράδειγμα, μία αναφορά η οποία προηγουμένως έπρεπε να περάσει από σχόλια ή έγκριση ως εσωτερική αλληλογραφία σε φυσική μορφή, με την εφαρμογή του M-Files γίνεται πλέον ηλεκτρονικά. Έτσι, δίνει τη δυνατότητα παρακολούθησης και καταγραφής της ροής, ενεργοποίησης ειδοποιήσεων και υπενθυμίσεων αλλά και τη δημιουργία δεικτών απόδοσης με βάση δεδομένα που προκύπτουν από τη ροή εργασίας.

Τι εννοούμε όταν μιλάμε για Intelligent Information Management;
Για να μπορέσει ένας οργανισμός να πάρει τη μέγιστη αξία από το M-Files υπάρχει η δυνατότητα επέκτασης της χρήσης του μέσω της διασύνδεσης με άλλα βασικά συστήματα της επιχείρησης όπως ERP, CRM, HR κτλ. Η δυνατότητα του M-Files στο να συγκεντρώνει τις πληροφορίες από αυτά τα legacy συστήματα σε μία «οθόνη» με ελεγχόμενη θέαση ή δυνατότητα διαχείρισης, δημιουργεί τις κατάλληλες προϋποθέσεις για καλύτερη επικοινωνία μεταξύ Business Units και καλύτερη αντίληψη των διαφόρων δεδομένων ανά τμήμα, αφού πλέον τα στοιχεία μπορούν να παρουσιαστούν ως αναφορές (dashboard reporting) χωρίς να χρειάζεται πρόσβαση στα legacy συστήματα και δίχως να επηρεάζονται οι χρήστες. Για παράδειγμα, δεν χρειάζεται πλέον το λογιστήριο να παράγει και να διαθέτει αναφορές τιμολόγησης στο τμήμα πωλήσεων, εφόσον αυτά τα στοιχεία είναι άμεσα διαθέσιμα για θέαση.

Έξυπνες λύσεις ψηφιακής μετάβασης

Τι είδους λύσεις έχετε υλοποιήσει με την ομάδα σας μέχρι σήμερα;
Η δική μας προσέγγιση βασίζεται στις βασικές αρχές διαχείρισης εγγράφων, μέσα από τις οποίες διασφαλίζεται η άμεση πρόσβαση στη σωστή πληροφορία την κατάλληλη στιγμή. Οι λύσεις σχεδιάζονται από μια ομάδα ατόμων που προέρχονται από όλα τα τμήματα της Iron Mountain, εφαρμόζοντας έτσι την εμπειρία 16 χρόνων στη διαχείριση πληροφορίας και διακίνησης εγγράφων. Τα τελευταία 5 χρόνια υλοποιήσαμε περισσότερες από 130 λύσεις, βοηθώντας τους πελάτες μας να πετύχουν την ψηφιακή μετάβαση. Πελάτες οι οποίοι προέρχονται από όλους τους τομείς, όπως χρηματοοικονομικοί οργανισμοί, κατασκευαστικές εταιρείες, ξενοδοχειακοί όμιλοι, λιανικό εμπόριο, δημόσιες υπηρεσίες, τηλεπικοινωνίες και ναυτιλιακές εταιρείες. 

Ποιο βασικό κριτήριο θα μπορούσε να ορίσει ως επιτυχημένη μια ψηφιακή μετάβαση;
Ένα πολύ σημαντικό συστατικό μιας επιτυχημένης ψηφιακής μετάβασης είναι η προσθήκη της αδόμητης πληροφορίας, η οποία βρίσκεται αποθηκευμένη σε χαρτί αλλά και ηλεκτρονικά. Με αυτό τον τρόπο παραδίνεται ένα νέο ψηφιακό και δομημένο μοντέλο, με περιεχόμενο την όλη υπάρχουσα επιχειρησιακή πληροφορία. 

Για παράδειγμα, βοηθήσαμε ένα τραπεζικό οργανισμό να πάρει τον έλεγχο της διαδικασίας μεταφοράς χρημάτων. Το M-Files επέτρεψε στην τράπεζα να ενσωματώσει τους κανόνες συμμόρφωσης στο σύστημα βελτιώνοντας τη διεργασία και πετυχαίνοντας έτσι 30% ταχύτερη διεκπεραίωση. Επιπλέον, μέσω του M-files μια ασφαλιστική εταιρεία πλέον διαχειρίζεται τις απαιτήσεις ηλεκτρονικά, πετυχαίνοντας την εξάλειψη της κυκλοφορίας του χαρτιού.  

Γενικά, όταν μια εταιρεία επεκτείνει τη λύση σε άλλα τμήματα ή διεργασίες, αποδεικνύεται τo άμεσο όφελος που προσφέρει το M-Files, κάτι που θεωρώ ότι καθορίζει την επιτυχία του.

Η Iron Mountain είναι η κορυφαία εταιρεία παροχής συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών στους τομείς του τραπεζικού, ασφαλιστικού, κατασκευαστικού, ξενοδοχειακού και ναυτιλιακού τομέα.